Chciałem pochwalić się sukcesami, które nasz ATS osiągnął w ubiegłym roku, ale stwierdziłem, że zacznę najpierw od porażek. Wszak to właśnie niepowodzenia rozwijają nas i wzmacniają. Informacja o sukcesie, rekordowych wynikach czy wyróżnieniach, niesie niewiele wartości poza marketingiem.

Jedną z moich porażek 2021 r. było niewątpliwie nieodpowiednie zarządzanie czasem i niewłaściwe planowanie dnia pracy. Właśnie o zarządzaniu czasem i priorytetami oraz o planowaniu dnia, opowiem w tym artykule. Przedstawię, jaki był mój konkretny problem, z czego wynikał i jak postanowiłem go rozwiązać.

Prowadząc startup, jakim jest Element, zarządzanie czasem jest dużym wyzwaniem. Zwłaszcza, jeśli prowadzący – tak jak ja – jest stosunkowo świeżo upieczonym rodzicem. Jest to duże wyzwanie, nie tylko dlatego, że ilość pracy jest w praktyce nieskończona, ale również z powodu mocno ograniczonych zasobów na wykonanie tej pracy. Dodatkowo całe przedsięwzięcie obarczone jest ryzykiem utraty majątku własnego lub cudzego (najczęściej obu, ponieważ w startupy inwestują nie tylko założyciele). Jest to sytuacja naturalna dla startupów.

Klucz, do zarządzania czasem, to oczywiście ustalenie priorytetów, a zatem kilka słów o moich priorytetach.

Głównym moim zadaniem jest sprzedaż i za wyniki sprzedażowe Elementu jestem w pełni odpowiedzialny. Ze sprzedażą związany jest ściśle marketing, którym również zajmuję się osobiście (w zasadzie nie korzystamy z pomocy zewnętrznych dostawców usług sprzedażowych i marketingowych). Do moich obowiązków należy również bieżące wsparcie użytkowników naszego systemu ATS, współpraca z zespołem developerów oraz ustalanie kierunku rozwoju Elementu. 

Wiemy zatem już za co jestem odpowiedzialny, a zatem jakie mam priorytety. Na jaki problem natrafiłem?

Problemem jest moja natura. Z jednej strony jestem ciekawy świata i technologii. Chcę znać wszystkie trendy, narzędzia, sposoby rozwiązywania problemów. Chcę być na bieżąco ze wszystkimi nowinkami, aplikacjami i komentarzami ekspertów. Z drugiej strony posiadam pewną dozę kreatywności i biegłości technologicznej, która pozwala mi samodzielnie tworzyć bloga, newsletter, webinary, dbać o SEO i ogólnie zajmować się dość skutecznie marketingiem. Marketing jest jednak czasochłonny i wymaga systematyczności. 

Gdy do tego wszystkiego dołożymy codzienne zadania związane ze sprzedażą i prowadzeniem firmy, zarządzanie czasem okazuje się trudne. Na tyle trudne, że w ubiegłym roku moje zarządzanie czasem było dalekie od optymalnego.

Co robiłem źle? Przede wszystkim zarządzałem czasem i planowałem dzień w zasadzie pod dyktando sprzedaży, a zatem klientów. Prezentacje Elementu (jedna z najbardziej czasochłonnych i energochłonnych czynności sprzedażowych) zazwyczaj ustalane były na środek dnia, tak abym miał z rana i popołudniami czas na maile, telefony i inne sprawy. Niemniej jednak, na życzenie klienta prezentacja mogła odbyć się równie dobrze w poniedziałek o 7:00 rano albo w piątek o 17:00. Klientom nie odmawiałem. Wszystkie inne sprawy, niezwiązane ze sprzedażą, miały niższy priorytet, a zatem mogły w każdym momencie wypaść z danego dnia na rzecz spotkania z klientem.

Mój plan dnia był zatem w dużej mierze ruchomy i każdy dzień mógł być inny.

Uciekały mi przez to terminy przeróżnych rzeczy. Cierpiały zazwyczaj rzeczy małe, tych przecież jest najwięcej, ale zdarzały się również opóźnienia spraw większych. Jedna z dużych firm, której obiecałem jakiś czas temu materiał na temat Elementu, wciąż tego materiału nie otrzymała. Nie otrzymała, ponieważ jest to wyjątkowo rozpoznawalna firma, dla której chciałem przygotować wyjątkowy materiał marketingowy. Taki wyjątkowy materiał wymaga jednak wyjątkowej ilości czasu na przygotowanie. Czasu zabrakło do dziś, ponieważ bieżące “priorytety” zawsze spychały inne zadania na dalszy plan.

Jasne, skupienie się na sprzedaży ma swoje zalety, ale zaniedbanie działań marketingowych podcina skrzydła tejże sprzedaży właśnie. To przecież marketing generuje leady, które w lejku sprzedażowym mogę później codziennie procesować. Reasumując przesadne priorytetyzowanie klientów i ruchomość planu dnia prowadziło do bałaganu i niższej efektywności mojej pracy.

Tak wyglądał mój kalendarz w grudniu: