Wszystko co musisz wiedzieć o systemach ATS (systemach rekrutacyjnych)

Po prawej stronie ekranu znajdziesz szczegółowy spis treści, poniżej listę odnośników do najważniejszych części poradnika:


Najlepszy system ATS dla Twojej firmy?

Poznaj system ATS Element

Co oznacza skrót ATS?

Systemy rekrutacyjne często nazywane są systemami ATS. ATS to skrót od Applicant Tracking System, czyli w wolnym tłumaczeniu system śledzenia aplikacji. Słowo aplikacja rozumiane jest tu jako zgłoszenie kandydata do udziału w procesie rekrutacyjnym.


Co to jest system ATS? Czym jest system ATS?

System ATS to program komputerowy (aplikacja), która służy do prowadzenia procesów rekrutacji pracowników. System ATS jest narzędziem, dzięki któremu proces rekrutacji pracowników przebiega w sposób bardziej efektywny. Wyższa efektywność procesów rekrutacyjnych realizowanych przy zastosowaniu systemów ATS wynika z faktu, że najlepsze systemy ATS automatyzują wiele czynności, które bez tych systemów muszą być wykonywane ręcznie.


Jak działa system ATS?

Najlepsze systemy ATS wspierają proces rekrutacji ułatwiając i częściowo automatyzując takie zadania jak:

  • pozyskiwanie kandydatów na stanowiska pracy ze źródeł zewnętrznych i wewnętrznych
  • przegląd kandydatów oraz dodawanie notatek, uwag i dokumentów do profili kandydatów
  • wybór najlepiej dopasowanych kandydatów w procesie rekrutacji
  • zarządzanie i komunikacja z kandydatami w procesie rekrutacyjnym
  • komunikacja pomiędzy rekruterami a innymi pracownikami firmy, dla których poszukiwani są kandydaci do pracy (np. dyrektorzy, kierownicy, liderzy)
  • tworzenie bazy kandydatów umożliwiającej szybkie wyszukiwanie kandydatów
  • zarządzanie i ochrona danych osobowych zgodnie z przepisami RODO
  • raportowanie wskaźników rekrutacyjnych


Czym się różni system ATS od systemu CRM?

System ATS zbliżony jest do systemu CRM. CRM służy zarządzaniu klientami, czyli przede wszystkim sprzedażą usług lub towarów. W przypadku systemów CRM mamy zatem do czynienia z klientami. W przypadku systemu ATS “klientem” jest kandydat, którego pracodawca poszukuje i następnie włącza w proces rekrutacyjny. Zamiast procesu sprzedaży, system ATS automatyzuje proces rekrutacyjny. Warto podkreślić, że istnieją systemy ATS wyposażone w funkcje CRM. System ATS wyposażony w moduł CRM jest doskonałym rozwiązaniem w szczególności dla firm rekrutacyjnych, które realizują proces rekrutacyjny nie dla siebie, lecz dla swoich klientów. System ATS wyposażony w CRM automatyzuje zatem zarówno sprzedaż usług rekrutacyjnych, jak i proces rekrutacji.


System ATS - najważniejsze korzyści pracy na systemie rekrutacyjnym

Najlepsze systemy ATS oferują dziś wiele funkcjonalności i korzyści. Z punktu widzenia pracodawcy najważniejszą korzyścią, jaką oferują systemy ATS, są oszczędności finansowe.

W jaki sposób najlepsze systemy ATS generują oszczędności finansowe?

  • Systemy ATS pozwalają szybko i skutecznie prowadzić proces rekrutacji. Skuteczny i szybki proces rekrutacji to konkretne oszczędności finansowe pracodawcy. Skąd bierze się szybkość i skuteczność rekrutacji realizowanej przy wsparciu systemów rekrutacyjnych? Najlepsze systemy ATS automatyzują większość czasochłonnych zadań składających się na proces rekrutacji. Skrócenie czasu pracy dzięki automatyzacji to sposób, dzięki któremu systemy ATS generują wspomniane oszczędności finansowe pracodawców. Dodatkowo, systemy rekrutacyjne zwiększają szansę na zatrudnienie najlepszych kandydatów, co również wpływa na ograniczenie kosztów pracodawcy. Warto pamiętać, że zatrudnienie niewłaściwego kandydata rodzi wiele problemów, w tym właśnie problemów kosztowych. Jeśli chcesz zgłębić temat kosztów nieudanej rekrutacji, to zapoznaj się z artykułem Koszt nieudanej rekrutacji - cena zatrudnienia nieodpowiedniego kandydata.

  • Jak wspomnieliśmy, najlepsze systemy ATS skracają czas pracy rekruterów i innych osób zaangażowanych w proces rekrutacji. Użytkownik systemu ATS wykona w tym samym czasie więcej czynności, a zatem pracodawca zapłaci mniej za wykonaną pracę. Wynika to z faktu, że systemy ATS pozwolą:
    • szybciej wyszukać dopasowanych kandydatów we własnej bazie pracodawcy
    • skrócić czas potrzebny na publikacje ogłoszeń rekrutacyjnych
    • przyspieszyć pozyskiwanie kandydatów metodami bezpośrednimi (direct i executive search)
    • utworzyć i uzupełnić profil kandydata gotowy do przedstawienia osobom decydującym o zatrudnieniu
    • łatwiej skontaktować się z kandydatami, członkami zespołów i osobami decyzyjnymi
    • mniej czasu poświęcić na wstępną selekcję kandydatów
    • sprawniej zarządzić etapami procesów rekrutacyjnych
    • automatyzować raportowanie w procesach rekrutacyjnych

  • Najlepsze systemy ATS, automatyzują zarządzanie danymi kandydatów, które gromadzone są w procesach rekrutacyjnych. Wyszukiwanie danych kandydatów, utrzymywanie tych danych w zorganizowanej, uporządkowanej formie, oraz przekazywanie danych pomiędzy osobami, które są zaangażowane w proces rekrutacji, to czas, który systemy ATS ograniczają do absolutnego minimum. Każdy proces rekrutacji to kolejne dane kandydatów, których przechowywanie rodzi odpowiedzialność związaną z prawem ochrony danych osobowych. Najnowsze systemy ATS w pełni automatyzują obszar RODO.

  • System ATS automatyzuje raportowanie procesów rekrutacyjnych. Każdy proces rekrutacji ma swój czas rozpoczęcia i zakończenia, liczbę etapów, liczbę kandydatów, czas przebywania kandydata na poszczególnych etapach, powody odrzucenia kandydatów. To tylko kilka przykładowych wskaźników związanych z procesem rekrutacji. Analiza tych wskaźników rekrutacyjnych pozwala pracodawcom podejmować lepsze decyzje w zakresie bieżących i przyszłych rekrutacji. Przykład: raport skuteczności źródeł kandydatów pozwala pracodawcy oszczędzić koszt zakupu ogłoszeń rekrutacyjnych lub wyborze agencji pracy. Zobacz też artykuł Raport skuteczności źródeł kandydatów.

  • System ATS zapewnia wyższy poziom candidate experience, czyli zadowolenia kandydata z procesu rekrutacyjnego, nawet jeśli proces rekrutacji nie zakończył się zatrudnieniem tego kandydata. Zadowolenie kandydata przekłada się na lepszą opinię o pracodawcy, co z kolei skraca czas niezbędny do zatrudnienia odpowiednich kandydatów. Jeśli temat opinii o pracodawcach jest dla Ciebie ważny, to zachęcamy do lektury artykułu Gowork - jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach

  • Najlepsze systemy ATS umożliwiają bezpłatne wyszukiwanie dopasowanych kandydatów na portalu Linkedin i w innych sieciach społecznościowych, dzięki czemu pracodawca może oszczędzić koszt zakupu płatnych narzędzi do działań typu direct i executive search. Jeśli temat direct i executive search jest dla Ciebie interesujący, to zachęcamy do lektury artykułu Czy executive search jest zarezerwowany dla firm rekrutacyjnych?

  • Systemy ATS zwiększają szansę na zatrudnienie najlepszych kandydatów. Wynika to przede wszystkim z faktu, że oszczędność czasu oferowana przez system rekrutacyjny, oraz narzędzia dostarczane przez najlepsze systemy ATS, umożliwiają znacznie szersze i szybsze pozyskiwanie dopasowanych kandydatów oraz dokładniejszą ich selekcję w toku procesu rekrutacji.


Reasumując, najlepsze systemy ATS dostarczają wiele narzędzi, które wielokrotnie zwiększają efektywność procesów rekrutacyjnych. Zwiększenie efektywności procesu rekrutacji to wymierne oszczędności finansowe pracodawcy i szybszy rozwój firmy


Jak przekonać zarząd do inwestycji w system ATS?

Jeśli próbujesz przekonać zarząd firmy do inwestycji w system ATS, oto kilka argumentów, które warto przedstawić.

System ATS zwiększa efektywność procesu rekrutacji

System ATS poprawia efektywność procesu rekrutacji poprzez automatyzację wielu czasochłonnych zadań, takich jak:

  • Automatyzacja zamieszczania ogłoszeń o pracę — system ATS automatycznie publikuje ogłoszenia o pracę na wielu portalach ogłoszeniowych, oszczędzając rekruterom czas poświęcany na ręczną publikację.
  • Śledzenie aplikacji kandydatów — system ATS automatycznie śledzi i organizuje aplikacje kandydatów w procesie rekrutacyjnym. Zarządzanie aplikacjami kandydatów jest dzięki systemom ATS szybkie i wydajne, w szczególności przy dużej liczbie kandydatów.
  • Planowanie rozmów rekrutacyjnych — najlepsze systemy ATS pomagają rekruterom i menedżerom szybko zaplanować rozmowy z kandydatami, zmniejszając czas i wysiłek poświęcony na koordynowanie etapów procesu rekrutacji.
  • Zapewnienie dostępu do danych i analityki — system ATS zbiera i przechowuje szczegółowe dane o kandydatach do pracy, takie jak ich umiejętności i kwalifikacje. Dzięki temu pracodawca wyciąga przydatne wnioski i podejmuje bardziej świadome decyzje oraz poprawia ogólną skuteczności procesu rekrutacji.

Podsumowując, najlepsze systemy ATS poprawiają wydajność procesu zatrudniania poprzez automatyzację wielu czasochłonnych zadań, zapewnienie dostępu do danych i analiz oraz usprawnienie innych aspektów procesu rekrutacji. Dzięki temu rekruterzy oraz osoby zaangażowane w proces rekrutacji mogą zaoszczędzić czas i zasoby, co pozwala im skupić się na innych ważnych zadaniach

Lepszy candidate experience czyli poprawa wizerunku pracodawcy

System ATS poprawia doświadczenia kandydatów, ułatwiając im ubieganie się o pracę i śledzenie statusu swojej aplikacji. Może to poprawić wizerunek firmy i uczynić ją bardziej atrakcyjną dla najlepszych talentów. W jaki sposób dobre systemy ATS poprawiają candidate experience?

  • Zapewnienie przyjaznego dla kandydata procesu aplikowania na stanowisko pracy. Dobrze zaprojektowany system ATS ułatwia kandydatom ubieganie się o pracę dzięki przejrzystemu formularzowi aplikacyjnemu. Intuicyjny sposób aplikowania zmniejsza frustrację i liczbę kandydatów, którzy rezygnują z dokończenia procesu aplikowania.
  • Umożliwienie kandydatom śledzenia statusu ich aplikacji. Jak już wskazaliśmy na początku poradnika, skrót ATS odnosi się do procesu śledzenia aplikacji. Najlepsze systemy ATS pomagają śledzić aplikację kandydatów nie tylko użytkownikom systemu, ale także kandydatom. Każda zmiana statusu lub etapu kandydata w procesie rekrutacji może powodować automatyczne wysłanie komunikatu do kandydata, aby poinformować go o statusie jego aplikacji. Pozwala to kandydatom pozostać na bieżąco z procesem rekrutacji i zmniejszyć niepewność dotyczącą ich aplikacji, jednocześnie minimalizując zaangażowanie czasu rekruterów w proces komunikacji z kandydatami.
  • Zapewnienie spersonalizowanej komunikacji. Komunikacja, o której wspomnieliśmy w poprzednim punkcie, może być automatycznie wysyłana i automatycznie spersonalizowana za pomocą systemu ATS. Imię i nazwisko kandydata, nazwa stanowiska, na którą aplikował, czy data aplikacji, to elementy, które system ATS potrafi samodzielnie uzupełnić w szablonie wiadomości. Spersonalizowane wiadomości poprawiają ich odbiór przez kandydatów i pozytywnie wpływają na candidate experience.

Podsumowując, dobre systemy ATS poprawiają candidate experience poprzez zapewnienie łatwego procesu aplikowania i umożliwienie kandydatom śledzenia statusu ich aplikacji, a także zapewniając spersonalizowaną komunikację. Poprawia to wizerunek pracodawcy, a przez to przyciąga bardziej wartościowych — a zatem często bardziej wymagających — kandydatów.

Systemy ATS dostarczają lepsze dane i wartościowe wnioski

Systemy rekrutacyjne dostarczają lepsze dane i analizy poprzez gromadzenie i przechowywanie szczegółowych danych o kandydatach, takich jak ich umiejętności i kwalifikacje. Ponadto systemy ATS raportują wskaźniki dotyczące całych procesów rekrutacyjnych, co pozwala wyciągać wartościowe wnioski dla lepszego planowania kolejnych procesów rekrutacji i podejmowania świadomych decyzji, np. w zakresie doboru źródeł kandydatów. Niektóre sposoby, w jakie systemy ATS dostarczają wartościowe raporty:

  • Zbieranie i przechowywanie danych o kandydatach do pracy — dobre systemy ATS automatycznie zbierają i przechowują dane o kandydatach do pracy, takie jak ich życiorysy, listy motywacyjne i odpowiedzi na pytania z aplikacji o pracę. Może to dostarczyć wielu informacji o każdym kandydacie, umożliwiając rekruterom łatwe przeglądanie i wybieranie dopasowanych kandydatów.
  • Dostarczanie danych i narzędzi analitycznych — najlepsze systemy ATS zapewniają wartościowe dane i narzędzia analityczne, takie jak dashboardy z raportami, które pozwalają łatwo analizować i interpretować dane zebrane o kandydatach do pracy i całych procesach rekrutacji. Zapewnia to pracodawcom cenne spostrzeżenia, takie jak identyfikacja skutecznych i nieskutecznych źródeł kandydatów, co pozwala podejmować prawidłowe decyzje w zakresie zakupu ogłoszeń rekrutacyjnych, inwestycji w narzędzia pozyskiwania kandydatów, czy ponoszenia kosztów usług świadczonych przez agencje pracy.
  • Poprawa trafności decyzji dotyczących zatrudniania. Zapewniając dostęp do szczegółowych danych i analiz, dobry system ATS pomaga specjalistom HR i menedżerom zatrudniającym podejmować lepsze decyzje o zatrudnieniu. Na przykład, mogą oni szybciej zidentyfikować najbardziej wykwalifikowanych i dopasowanych kandydatów na podstawie odpowiedzi udzielonych przez kandydatów na pytania rekrutacyjne dodane przez system ATS do formularza aplikacyjnego. Dodanie pytań do formularza aplikacyjnego oszczędza czas weryfikacji kandydatów oraz minimalizuje ryzyko, że przez proces rekrutacji przejdzie kandydat, który nie otrzymał istotnego pytania.

Zapewnienie zgodności z przepisami, w tym z przepisami RODO

Nowoczesny system śledzenia kandydatów (ATS) pomaga zagwarantować zgodność procesu rekrutacji z obowiązującymi przepisami prawa poprzez zapewnienie, że firma przestrzega wszystkich istotnych procedur. Może to pomóc chronić pracodawcę przed potencjalną odpowiedzialnością prawną, w szczególności związaną z niedochowaniem obowiązków przewidzianych przez przepisy RODO. Kilka przykładów na to, w jaki sposób system ATS poprawia zgodność z przepisami:

  • Automatyzacja procesu aplikacji i zatrudniania — system ATS pomaga w zapewnieniu, że firma przestrzega wszystkich istotnych praw i przepisów związanych z zatrudnianiem, takich jak przepisy dotyczące równych szans, czy też związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Poprzez automatyzację procesu aplikacji i zatrudniania, system ATS pomaga zapewnić, że te prawne wymagania są konsekwentnie przestrzegane.
  • Zapewnienie dostępu do danych i analiz — system ATS zapewnia rekruterom i menedżerom zatrudniającym dostęp do danych kandydatów do pracy, takich jak ich umiejętności i kwalifikacje. Może to pomóc w upewnieniu się, że pracodawca nie dyskryminuje żadnych kandydatów ze względu na cechy chronione, takie jak rasa, płeć czy wiek.
  • Przechowywanie zapisów i dokumentów — najlepsze systemy ATS zapewniają kompletny i dokładny zapis wszystkich działań związanych z procesem rekrutacji, w tym ogłoszeń o pracę, aplikacji kandydatów i rozmów kwalifikacyjnych zapisanych w formie notatek. Zapewnia to pracodawcom spełnienie wymogów prawnych związanych z prowadzeniem dokumentacji oraz dostarcza dowody zgodności na wypadek ewentualnej kontroli lub postępowania sądowego.

Podsumowując, system śledzenia kandydatów (ATS) może poprawić zgodność w procesie rekrutacji poprzez automatyzację procesu aplikacji i zatrudniania, zapewniając dostęp do danych i analiz oraz przechowywanie notatek i dokumentów. Pomaga to chronić firmę przed potencjalnymi zobowiązaniami prawnymi i poprawić zgodność jej procesów rekrutacyjnych z prawem.

System ATS oszczędza koszty

System rekrutacyjny generuje oszczędności poprzez zmniejszenie czasu i zasobów poświęconych na proces zatrudniania. Może to być szczególnie cenne dla firm, które szybko się rozwijają i muszą zatrudnić dużą liczbę pracowników w krótkim czasie. Kilka przykładów na to, w jaki sposób system ATS oszczędza koszty pracodawców:

  • Automatyzacja czasochłonnych zadań — system ATS automatyzuje wiele czasochłonnych zadań w procesie rekrutacyjnym. Przykłady takich zadań omówiliśmy powyżej, natomiast dla przypomnienia kilka przykładów: publikowanie ogłoszeń, przeglądanie aplikacji kandydatów, komunikacja z kandydatami, zarządzanie dokumentami kandydatów, planowanie rozmów rekrutacyjnych. Automatyzacja tych zadań oznacza, że rekruterzy i menedżerowie mogą poświęcić czas na inne czynności, a tym samym w jednostce czasu realizowana jest większa zadań, a to jest konkretną oszczędnością pracodawcy.
  • Zmniejszenie zapotrzebowania na zewnętrzne usługi rekrutacyjne i eliminacja nieefektywnych źródeł kandydatów. System ATS ułatwia korzystanie z większej liczby źródeł kandydatów, w tym pozwala na efektywne wykorzystanie własnej bazy kandydatów pracodawcy. Ponadto raportowanie zapewniane przez nowoczesne systemy rekrutacyjne ułatwia analizę skuteczności źródeł kandydatów. Dzięki powyższym korzyściom pracodawca eliminuje nieefektywne, ale kosztowne źródła kandydatów, wśród których mogą być nieskuteczne portale i agencje pracy.
  • Poprawa efektywności procesu zatrudniania. Poprzez usprawnienie procesu rekrutacji i uczynienie go bardziej wydajnym, system ATS pomaga firmie zatrudnić pracowników szybciej i po niższych kosztach. Może to być szczególnie cenne dla firm, które szybko się rozwijają i muszą zatrudnić dużą liczbę pracowników w krótkim czasie.

Podsumowując, system śledzenia kandydatów może zaoszczędzić firmie pieniądze poprzez automatyzację czasochłonnych zadań, lepszy dobór źródeł kandydatów i poprawę efektywności procesu zatrudniania.


Jak wybrać najlepszy system ATS?

Jaki jest najlepszy system ATS dla Twojej firmy? To zależy od indywidualnych potrzeb Twojej organizacji. Zanim wybierzesz system ATS, zastanów się, czego potrzebujesz, jakie są konkretne problemy, które chcesz rozwiązać dzięki systemowi rekrutacyjnemu. Czy problemem jest ilość czasu poświęcanego na rekrutacje? Czy chodzi o wysokie koszty procesu rekrutacji lub ogłoszeń rekrutacyjnych? Być może problemem jest brak kandydatów lub brak kandydatów dopasowanych do oczekiwań pracodawcy? Może wreszcie potrzebujesz systemu ATS, który zabezpieczy dane osobowe kandydatów na wypadek kontroli RODO? Moglibyśmy wymieniać dłużej, ale chcemy podkreślić, że kluczowe jest precyzyjne określenie potrzeb organizacji, które ma zabezpieczyć system ATS

Jeśli zależy Ci przede wszystkim na zwiększeniu efektywności rekrutacji, czyli szybszym pozyskiwaniu lepszych kandydatów i zmniejszeniu ilości czasu poświęcanego na proces rekrutacji, to wybierz system ATS, który:

Bez względu na to, jakiego systemu ATS szukasz, upewnij się, że wybrany system rekrutacyjny:

  • całkowicie automatyzuje zarządzanie RODO, czyli zbiera zgody kandydatów, samodzielnie usuwa dane osobowe po wskazanym przez Ciebie czasie, automatycznie prosi kandydatów o przedłużenie zgody RODO
  • pozwala szybko znaleźć kandydatów w Twojej własnej bazie kandydatów poprzez wyszukiwanie po treści CV i treści notatek. Dzięki temu Twoja własna baza kandydatów stanie się realnym wsparciem Twoich rekrutacji i obniżysz wydatki na ogłoszenia i agencje pracy
  • pozwala szybko skontaktować się z wieloma kandydatami, np. poprzez masową wysyłkę wiadomości sms lub email do wybranej grupy kandydatów. Dzięki temu nie tylko zasilisz proces rekrutacji kandydatami z własnej bazy kandydatów, ale szybko i łatwo wyślesz do nich wiadomość
  • zapewnia synchronizację z pocztą i kalendarzami, dzięki czemu oszczędzisz czas - a zatem pieniądze - na szukaniu informacji w skrzynce pocztowej lub kalendarzu. Wszystkie niezbędne informacje do prowadzenia procesu rekrutacji znajdziesz w profilu kandydata w systemie ATS

Przydatne funkcje, które oferują najlepsze systemay ATS, w tym Element:

  • darmowe wyszukiwanie kandydatów na portalu Linkedin i innych portalach społecznościowych
  • wyszukiwanie kandydatów po treści CV kandydata, nawet gdy CV jest w pliku graficznym, a nie tekstowym
  • wyszukiwanie kandydatów po treści notatek dodawanych do profili kandydatów
  • automatyczne, spersonalizowane wiadomości wysyłane do kandydatów natychmiast po zmianie etapu lub statusu kandydata
  • tworzenie dowolnych pytań aplikacyjnych i możliwość zmiany pytań także w trakcie prowadzenia procesu rekrutacyjnego
  • wyszukiwanie kandydatów po odpowiedziach, które udzielili na pytania aplikacyjne
  • automatyczna punktacja odpowiedzi udzielanych przez kandydatów na formularzu aplikacyjnym
  • dowolność tworzenia i zmiany nazw oraz liczby etapów rekrutacji, także w trakcie trwania procesu rekrutacyjnego
  • tworzenie nieograniczonej liczby talent pools, czyli schowków na dowolne grupy kandydatów
  • obsługa takich procesów jak onboarding, exit interview itp

Jak wygląda system ATS?

Każdy system ATS wygląda inaczej, choć zasadniczo służą do obsługi takich samych procesów rekrutacyjnych. Podstawowym widokiem systemu ATS jest widok procesu rekrutacyjnego oraz widok bazy kandydatów. By zaprezentować wygląd systemu ATS, posłużymy się systemem rekrutacyjnym Element. W systemie ATS Element widok projektu zaprojektowany został przez rekruterów z myślą o maksymalnej przejrzystości i wygodzie pracy. Proces rekrutacji zaprezentowany jest na tablicy, na której widać wszystkie etapy procesu rekrutacyjnego i wszystkich kandydatów, zarówno aktywnych, jak i odrzuconych. Kandydaci, którzy aplikują do procesu rekrutacyjnego z dowolnych źródeł (ogłoszenia, działania direct search) pojawiają się na tablicy automatycznie. Widok projektu w systemie rekrutacyjnym Element:

Wygląd systemu ATS Element - system rekrutacyjny

Jak system ATS wspiera proces rekrutacji?

Najlepsze systemy ATS kompleksowo wspierają wszystkie etapy procesu rekrutacyjnego:

  • ustalenie opisu stanowiska
  • zaplanowanie etapów rekrutacji
  • pozyskiwanie kandydatów ogłoszeniami, agencjami pracy oraz metodami bezpośrednimi (direct / executive search)
  • aplikowanie kandydatów
  • ewaluacja i selekcja dopasowanych kandydatów
  • zarządzanie etapami rekrutacji
  • komunikacja pomiędzy uczestnikami procesu rekrutacyjnego
  • tworzenie bazy kandydatów
  • raportowanie
  • zarządzanie danymi osobowymi zgodnie z przepisami RODO

Najlepszy system ATS ułatwia i częściowo automatyzuje wszystkie powyższe zadania, dzięki czemu zwiększa efektywność pracy poświęcanej na rekrutację pracowników, a zatem obniża koszt procesów rekrutacyjnych.

Nowoczesne systemy ATS wspierają nie tylko sam proces rekrutacyjny. Zdarza się, że system rekrutacyjny pozwoli zarządzić na przykład procesem onboardingu, bądź teź exit interview. Takie możliwości daje m.in. Element.


Wdrożenie systemu rekrutacyjnego

Wdrożenie systemu ATS nie musi być długie i skomplikowane. Proces ten jest szczególnie prosty, jeśli dochodzi do wdrożenia systemu ATS w nowej firmie, która nigdy wcześniej takiego systemu nie posiadała i nie prowadziła wcześniej rekrutacji. W takim wypadku wdrożenie sprowadza się do konfiguracji systemu (utworzenie konto użytkowników, wgranie logo firmy, przygotowanie szablonów zgód RODO, szablonów wiadomości do kandydatów, szablonów ogłoszeń) oraz przeszkolenia użytkowników.

Wdrożenie systemu rekrutacyjnego w firmie, która prowadziła wcześniej procesy rekrutacyjne bez systemu lub z wykorzystaniem innego systemu ATS, wygląda podobnie z tą jednak różnicą, że warto zaplanować migrację danych zgromadzonych w dotychczasowym systemie rekrutacyjnym do nowego systemu. Jeśli planujesz migrację danych pomiędzy systemami rekrutacyjnymi, to zajrzyj do poradnika migracji danych systemu ATS.

Systemy rekrutacyjne oferowane są obecnie głównie jako aplikacje internetowe, dostępne przez przeglądarkę internetową. Najnowocześniejsze systemy ATS przechowują dane w tak zwanej chmurze obliczeniowej. Oznacza to, że użytkownik systemu rekrutacyjnego nie musi instalować oprogramowania na własnej infrastrukturze sprzętowej. Do pracy na takim systemie wystarczy jedynie przeglądarka internetowa.

Nie zawsze system ATS musi być jednak aplikacją internetową. Najprostszy systemem rekrutacyjny, jaki możemy sobie samodzielnie stworzyć, to tabelka w excel, w której kolumny są etapami procesu rekrutacyjnego, a wiersze są poszczególnymi kandydatami.

Oczywiście taki "system ATS" ma bardzo ograniczone możliwości, a zarządzanie procesem rekrutacyjnym w takiej formie jest uciążliwe, nieefektywne i ryzykowne z punktu widzenia przepisów Rodo.


Jak pracuje się na systemie ATS?

Najlepsze systemy ATS wspierają i częściowo automatyzują wiele czynności związanych z procesami rekrutacyjnymi. Wśród najważniejszych czynności rekrutacyjnych, które automatyzuje system ATS, należy wymienić:

  • tworzenie procesów rekrutacyjnych
  • pozyskiwanie kandydatów
  • ewaluację i selekcję dopasowanych kandydatów
  • zarządzanie kandydatami na poszczególnych etapach procesu
  • komunikację pomiędzy kandydatami i pozostałymi uczestnikami procesu
  • zarządzanie źródłami aplikacji
  • raportowanie
  • zarządzania bazą kandydatów,
  • ochronę danych osobowych
  • zarządzanie użytkownikami systemu ATS i ich uprawnieniami

Tworzenie procesu rekrutacyjnego w systemie ATS

Systemy ATS służą do zarządzania procesami rekrutacyjnymi, a zatem muszą umożliwiać tworzenie tych procesów. Tworzenie procesu rekrutacyjnego jest podstawową i jedną z najważniejszych czynności, którą wykonuje użytkownik systemu ATS przed rozpoczęciem rekrutacji. Dobrze utworzony, a zatem jednocześnie dobrze zaplanowany proces, to podstawa skutecznej i efektywnej rekrutacji.

Opis stanowiska

Bez względu na to, czy korzystamy z systemu ATS czy też nie, rekrutacja zawsze powinna być poprzedzona stworzeniem opisu stanowiska pracy. W pewnym uproszczeniu opis stanowiska składa się z nazwy stanowiska, lokalizacji miejsca pracy, zakresu obowiązków, wymagań oraz warunków zatrudnienia. Kompleksowe systemy ATS pozwalają wprowadzić opis stanowiska do systemu.

Po co wprowadzamy opis stanowiska do systemu ATS?

Nowoczesny system ATS wykorzystuje wprowadzony opis stanowiska do:

  • Automatycznego dopasowywania kandydatów do opisu stanowiska na podstawie porównania treści profilu kandydata (w tym treści CV) do treści opisu stanowiska. Ta funkcja skraca czas przeznaczany na ręczne wyszukiwanie kandydatów dostępnych w wewnętrznej bazie kandydatów pracodawcy, a w konsekwencji generuje oszczędności finansowe. Pozyskiwanie kandydatów z własnych zasobów pracodawcy pozwala zmniejszyć wydatki na poszukiwania kandydatów za pomocą ogłoszeń rekrutacyjnych lub działań typu direct / executive search.
  • Szybkiego wyszukiwania projektów w systemie ATS (np. po nazwie stanowiska lub lokalizacji miejsca pracy). Czym więcej projektów rekrutacyjnych realizuje pracodawca, tym istotniejsze jest sprawne wyszukiwanie tych projektów. Wyszukiwanie projektów jest podstawową funkcją, którą powinien umożliwiać każdy nowoczesny system ATS.
  • Generowania raportów dotyczących projektów. Podobnie jak wyszukiwanie projektów, raportowanie jest jedną z kluczowych funkcji dobrego systemu ATS. Przykładowo, jeśli chcemy wygenerować raport dotyczący wszystkich projektów rekrutacyjnych realizowanych na stanowisko X w okresie ostatnich 12 miesięcy, to w systemie ATS musimy przechowywać informację o stanowisku pracy, którego dotyczy każdy projekt rekrutacyjny. Stanowisko pracy jest częścią opisu stanowiska.
  • Automatycznego tworzenia ogłoszeń rekrutacyjnych na podstawie wprowadzonego opisu stanowiska i publikacji tych ogłoszeń na portalach rekrutacyjnych (tak zwany multiposting). Nowoczesny system ATS odczyta treść opisu stanowiska, utworzy projekt ogłoszenia i umożliwi za pomocą kilku kliknięć opublikowanie ogłoszenia na wybranych portalach rekrutacyjnych. Ta funkcja oszczędza znaczną ilość czasu, którą należałoby poświęcić na ręczne tworzenie i publikowanie ogłoszeń na portalach rekrutacyjnych i zakładce "kariera" pracodawcy.
Opis stanowiska w Element ATS

W Element wprowadzenie opisu stanowiska jest szybkie i wygodne a wszystkie opisane powyżej korzyści dostępne są dla użytkowników naszego ATS

Etapy rekrutacji w systemach ATS

Proces rekrutacyjny składa się z etapów, a zatem dobry system ATS powinien umożliwić tworzenie i zarządzanie etapami rekrutacyjnymi. Wybierając najlepszy system ATS dla Twojej firmy, warto zwrócić uwagę swobodę tworzenia i zmiany etapów rekrutacyjnych. Jest to istotne, ponieważ nie ma jednego wzoru etapów, który będzie pasował każemu pracodawcy. Procesy rekrutacyjne różnią się rodzajem i liczbą etapów, uczestnikami tych etapów, sposobami ewaluacji kandydatów. Każda organizacja ma własną specyfikę i system ATS powinien umożliwiać dostosowanie etapów rekrutacji do indywidualnych potrzeb pracodawcy i konkretnego stanowiska pracy. Nowoczesne systemy ATS są otwarte na tę różnorodność i nie ograniczają kreatywności rekruterów.

Tworzenie etapów rekrutacyjnych w systemie ATS

Nowoczesny system ATS powinien umożliwiać tworzenie dowolnych etapów rekrutacyjnych, które będą wykorzystane w procesie rekrutacyjnym. By zapewnić pełną swobodę tworzenia etapów, system ATS powinien przewidywać:

  • dowolna liczba etapów
  • dowolne nazewnictwo etapów
  • dowolna kolejność etapów
  • różne role etapów (np. etap, na którym pojawiają się nowe CV, lub etap "Zatrudnienie", który kończy proces rekrutacji
  • szablony etapów rekrutacyjnych, dzięki którym łatwiej jest utrzymać ustalony standard procesów rekrutacyjnych (bardzo ważne przy raportowaniu), a tworzenie etapów rekrutacyjnych jest automatyczne
Etapy rekrutacji w Element

Tworzenie etapów rekrutacji w naszym ATS jest szybkie i intuicyjne. Możemy skorzystać z gotowych szablonów etapów lub stworzyć zupełnie nowe. W Elemencie każdy etap można dowolnie nazwać, ustalać który etap jest etapem aplikacji, a który zatrudnienia. Nasz ATS oferuje również dowolność ułożenia kolejności etapów. Nie narzucamy żadnych ograniczeń rekruterom.

Uczestnicy procesu rekrutacyjnego i udostępnianie projektów

Każdy proces rekrutacyjny posiada swoich uczestników. Uczestnikami są nie tylko kandydaci, ale także rekruterzy, hiring managerowie, czy np. osoby przeprowadzające ewaluacje określonych kompetencji lub kwalifikacji. ATS powinien pozwalać zarządzać uczestnikami procesu rekrutacyjnego i ułatwiąć uczestnikom realizację swoich zadań.

Uczestnicy procesów rekrutacyjnych posiadają różne role, czyli różne zadania i zakres dostępu do informacji związanych z procesem rekrutacyjnym. Rekruter ma zwyczajowo dostęp do całego procesu, w tym wszystkich jego etapów. Hiring manager zainteresowany jest zazwyczaj tylko wyselekcjonowanymi przez rekrutera kandydatami. Osoba weryfikująca określone kompetencje lub kwalifikacje może mieć dostęp wyłącznie do jednego etapu, na którym weryfikacja ma być dokonana.

Czym bardziej złożony proces rekrutacyjny i czym więcej jego uczestników, tym bardziej ATS może pomóc w zarządzaniu uczestnikami, ich zadaniami i zakresem dostępnych informacji.

Wybierając skuteczny ATS upewnij się, że pozwoli:

  • wybrać uczestników procesu rekrutacyjnego
  • określić rolę poszczególnych uczestników w procesie
  • zadecydować które dane są dostępne dla których uczestników
  • monitorować i raportować aktywność uczestników
  • ułatwiać komunikację pomiędzy uczestnikami procesu
Uczestnicy procesów rekrutacyjnych w ATS

Zarządzanie uczestnikami procesu w naszym systemie rekrutacyjnym jest przejrzyste, wygodne i - zgodnie z naszą filozofią otwartości systemu - pozbawione sztucznych ograniczeń. Do każdego procesu rekrutacyjnego możemy zatem dodać dowolnych uczestników. Mogą to być zarówno osoby z naszej organizacji (np. rekruterzy i hiring managerowie) jak też osoby spoza niej (np. rekruter zewnętrzny lub osoba dokonująca ewaluacji określonych kompetencji). Dodatkowo każdą z osób możemy przypisać do całego projektu lub tylko do wybranych etapów.

Uczestnik dodany wyłącznie do jednego etapu, będzie widział wyłącznie ten etap i kandydatów przebywających obecnie na tym etapie. Tym samym nie rozpraszamy uwagi tego uczestnika na inne etapy, w których nie ma żadnych zadań do wykonania, lub których przebieg w ogóle go nie interesuje lub nie dotyczy.

Dodawanie kandydatów do procesu rekrutacyjnego

Dodawanie kandydatów do procesu rekrutacyjnego w ATS może być realizowane na dwa zasadnicze sposoby:

  • aplikowanie kandydatów przez formularz aplikacyjny
  • ręczne dodawanie kandydatów do procesu

Aplikowanie kandydatów przez formularz aplikacyjny stosujemy zarówno w przypadku publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych, jak też w przypadku bezpośredniego pozyskiwania kandydatów metodami direct i executive search. W kolejnych punktach przedstawimy w jaki sposób nowoczesne systemy ATS wspierają dodawanie kandydatów do procesów rekrutacyjnych na oba sposoby.

Jak ATS pomaga w tworzeniu i publikacji (multipostingu) ogłoszeń rekrutacyjnych

Ogłoszenia rekrutacyjne to jeden z podstawowych sposobów pozyskiwania kandydatów. W niektórych procesach, w szczególności na stanowiska niższego szczebla, jest to sposób najważniejszy i nierzadko jedyny. Niektóre systemy ATS pomagają w tworzeniu i publikowaniu ogłoszeń rekrutacyjnych w ramach tak zwanego multipostingu. Jak to działa?

Tworzenie i publikowanie ogłoszeń rekrutacyjnych w ATS

Nowoczesne systemy ATS automatyzują tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych. W tym celu ATS może użyć opisu stanowiska, który został uprzednio wprowadzony do systemu podczas tworzenia projektu rekrutacyjnego. Opis stanowiska zostaje użyty do zaproponowania treści ogłoszenia rekrutacyjnego, która często pokrywa się z treścią opisu stanowiska w zakresie wymagań i zakresu obowiązków. Rekruter może w każdym momencie zmodyfikować treść tak zaproponowanej przez ATS treści ogłoszenia. Po akceptacji ogłoszenie jest gotowe do opublikowania. Mechanizm ten oszczędza czas rekrutera na ręcznym kopiowaniu fragmentów opisu stanowiska do treści ogłoszenia.

Jak ATS pomaga w publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych

Publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych to kolejne zadanie, które nowoczesny ATS może znacząco ułatwić i przyspieszyć. Systemy ATS zazwyczaj posiadają możliwość publikacji ogłoszeń na portalach rekrutacyjnych i stronach kariery. Funkcję określa się jako multiposting. Multiposting pozwala rekruterowi stworzyć ogłoszenie w systemie ATS i od razu opublikować to ogłoszenie na wszystkich wybranych portalach ogłoszeniowych.


Multiposting ogłoszeń jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, które oszczędza czas rekrutera. Wystarczy wybrać ogłoszenie, które system utworzył automatycznie, następnie wskazać, które portale rekrutacyjne nas interesują, wybrać odpowiednie opcje publikacji ogłoszenia, a resztą zajmie się ATS.

Jak ATS mierzy skuteczność portali ogłoszeniowych i zakładek kariera

Publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych za pomocą ATS ma jeszcze jedną ważną korzyść. Nowoczesny ATS automatycznie monitoruje skuteczność ogłoszeń, oraz portali na których są publikowane. Dzięki linkom aplikacyjnym, ATS dokładnie wie, którzy kandydaci aplikowali za pośrednictwem których ogłoszeń rekrutacyjnych i portali. To niezwykle cenna informacja, która pozwala monitorować skuteczność poszczególnych źródeł kandydatów. Jest to nieoceniona pomoc przy podejmowaniu decyzji związanych z zakupem ogłoszeń lub dostępu do innych źródeł kandydatów.

Tworzenie i publikowanie ogłoszeń rekrutacyjnych - multiposting - w ATS Element

Element automatyzuje zarówno tworzenie ogłoszenia, wykorzystując w tym celu opis stanowiska, jak i publikacje za pomocą multipostingu. Za pomocą naszego ATS rekruter może opublikować ogłoszenie na wybranych portalach rekrutacyjnych oraz na własnej zakładce “kariera”. Każdy portal rekrutacyjny, z którym współpracuje Element, posiada indywidualny zakres opcji (np. kategorie, lokalizacje, wyróżnienia, odświeżenia), które rekruter może wybrać przed publikacją. Po przygotowaniu Element samodzielnie zajmie się wysyłką ogłoszenia do wybranych portali.

Jak ATS pomaga pozyskać pasywnych kandydatów

Drugą metodą pozyskiwania kandydatów, jest metoda bezpośredniego wyszukiwania i kontaktowania się z kandydatami pasywnymi. Kandydaci pasywni, to osoby, które nie odpowiadają na ogłoszenia rekrutacyjne i najczęściej nie są świadome tych ogłoszeń.

Nowoczesne systemy ATS pomagają rekruterom w podejmowaniu działań bezpośrednich w celu pozyskania kandydatów pasywnych. Najważniejsze rozwiązania oferowane w tym zakresie to:

  • wyszukiwarki kandydatów dostępnych w internecie
  • wtyczki do przeglądarki, które pozwalają szybko i wygodnie dodawać kandydatów do systemu
Jak ATS pomaga wyszukać kandydatów pasywnych (X-Ray)

Bezpośrednie pozyskiwanie kandydatów zdominowane jest przez portal Linkedin. Nic w tym dziwnego, biorąc pod uwagę fakt, iż jest to największa na świecie sieć społecznościowa dedykowana pracy, biznesowi i rekrutacji. Linkedin stworzył szereg narzędzi do wyszukiwania i nawiązywania kontaktów, jednakże pełen potencjał tych narzędzi dostępny jest wyłącznie w przypadku korzystania z płatnych kont.

Istnieje jednak wiele aplikacji, które pozwalają przeszukiwać zasoby Linkedin (i innych sieci) bez konieczności opłacania dostępu do tej platformy. Narzędzia te najczęściej opierają się o tzw. Google Custom Search, czyli po prostu o wyszukiwarkę Google. Systemy ATS wykorzystują m.in. Google Custom Search do wyszukiwania profili w internecie, w tym m.in. na portalu Linkedin. Tego rodzaju wyszukiwarki zwane są potocznie jako X-ray, albowiem pozwalają “prześwietlić” zasoby sieci społecznościowych, których przeglądanie jest utrudnione bez posiadania w nich odpowiednich kont.

ATS wyposażony w X-ray ułatwia rekruterowi bezpośrednie pozyskiwanie kandydatów. Rekruter ma pod ręką wygodne narzędzie, które zazwyczaj zintegrowane jest z pozostałymi modułami systemu, jest to więc oszczędność czasu. Dodatkowo organizacja ma mniej powodów do zakupu osobnego narzędzia, np. w postaci płatnego konta w sieci społecznościowej, co z kolei jest oszczędnością finansową.

Jak Element pomaga wyszukać kandydatów pasywnych

Element wyposażony jest wyszukiwarkę kandydatów na portalach Linkedin, Github i StackOverflow. Dla osób spoza branży IT dodamy, że Github i StackOverflow to dwa największe na świecie portale dedykowane programowaniu. Warto brać je pod uwagę w przypadku rekrutacji programistów.

X-ray zaimplementowany w Elemencie pozwala wyszukiwać kandydatów na wspomnianych portalach. Samo wyszukiwanie nie wymaga posiadania kont na portalach. Jeśli jednak chcemy zobaczyć konkretny profil, wówczas konieczne będzie posiadanie podstawowego, darmowego konta.

Zobacz jak w naszym w Elemencie działa wyszukiwanie kandydatów w wewnętrznej bazie i sieciach społecznościowych Linkedin, Github i Stack Overflow:


Dodawanie kandydatów pasywnych do ATS

Kolejnym krokiem po wyszukaniu odpowiedniego kandydata jest dodanie go do listy osób, z którymi rekruter będzie kontaktował się w celu weryfikacji przydatności kandydata do procesu rekrutacyjnego. Skuteczny ATS pomoże:

  • tworzyć listy pasywnych kandydatów
  • rejestrowanie postępu pozyskiwania kandydatów pasywnych

Można zapytać w czym lepsze jest prowadzenie procesu bezpośredniego wyszukiwania kandydatów w ATS w porównaniu do excela lub do projektów zakładanych na portalu Linkedin (opcja dla posiadaczy płatnych kont). Nowoczesny ATS daje kilka ważnych korzyści w tym obszarze:

  • pozyskiwanie kandydatów metodami bezpośrednimi jest zasadniczo pierwszym etapem procesu rekrutacyjnego; efektywnie jest prowadzić wszystkie etapy w jednym narzędziu
  • zarządzanie sourcingiem i procesem rekrutacji w ATS ułatwia generowanie ujednoliconych i spójnych raportów uwzględniających wszystkie metody i źródła kandydatów
  • niektóre systemy ATS (w tym Element) oferują automatyczną weryfikację czy pozyskiwany kandydat istnieje już w systemie
  • historia relacji z kandydatem, która zapisana jest w profilu kandydata, zaczyna się już na etapie pierwszego kontaktu w internecie, zanim kandydat formalnie zaaplikował.
Dodawanie do Elementu kandydatów pozyskanych metodami bezpośrednimi

Element umożliwia szybkie dodawanie kandydatów wyszukanych na portalach Linkedin, Facebook czy Goldenline za pomocą wtyczki do przeglądarki. Dzięki wtyczce wystarczy kliknąć na profilu kandydata, by kolejnym kliknięciem dodać go do wybranego projektu.

Po dodaniu kandydata Element sam zweryfikuje, czy kandydat istnieje już w naszym ATS i poinformuje o ewentualnych duplikatach, jednocześnie pozwalając połączyć zdublowane profile.

Przydatną funkcją naszej wtyczki jest automatyczne rozpoznanie źródła kandydata. Wtyczka wie, na którym portalu rekruter się znajduje i automatycznie odnotowuje źródło kandydata po jego dodaniu. To ważna informacja z punktu widzenia raportowania źródeł kandydatów.

Wtyczka umożliwia również pobieranie linków aplikacyjnych. Linki aplikacyjne zostaną omówione w osobnym punkcie, dlatego w tym miejscu jedynie podkreślimy, że dzięki rozpoznawaniu portalu, na którym znajduej się rekruter, wtyczka zawsze udostępni link odpowiedni dla danego portalu.

Formularz aplikacyjny w ATS

Kandydat, który jest zainteresowany udziałem w procesie rekrutacyjnym powinien być - o ile jest to możliwe - skierowany na formularz aplikacyjny

Formularz aplikacyjny jest stroną internetową, za pomocą której kandydat zgłasza swoją osobę do procesu rekrutacyjnego. Za pomocą formularza kandydat przesyła informacje wymagane przez pracodawcę, w tym przede wszystkim dane osobowe i dokumenty aplikacyjne

Korzyści stosowania formularzy aplikacyjnych

Korzystanie z formularzy aplikacyjnych przynosi tę bardzo ważną korzyść, że pozwala automatycznie zapisać w ATS:

  • dane osobowe kandydata
  • dokumenty aplikacyjne, w tym CV kandydata
  • zgody na przetwarzanie danych osobowych (RODO)
  • odpowiedzi na pytania aplikacyjne, jeśli ATS umożliwia dodawanie pytań do formularza aplikacyjnego

Ponadto aplikowanie za pomocą formularza aplikacyjnego w systemach ATS pozwala:

  • automatycznie dodać kandydata nie tylko do bazy kandydatów, ale także do konkretnego projektu rekrutacyjnego utworzonego w ATS, na który kandydat aplikował
  • odczytać treść CV kandydata, dzięki czemu rekruter może natychmiast znaleźć kandydata po dowolnym słowie znajdującym się w CV (ATS musi posiadać funkcję odczytywania treści CV)
  • automatycznie uzupełnić profil kandydata utworzony w systemie rekrutacyjnym (tylko systemy korzystające ze sztucznej inteligencji); to z kolei pozwala szybko przedstawiać gotowe profile hiring managerom lub wyszukiwać kandydatów np. obecnym stanowisku pracy
  • automatyzować raportowanie i notyfikowanie o nowych aplikacjach
Formularz aplikacyjny w Elemencie

Wszystkie z powyżej wskazanych korzyści i funkcjonalności zostały zaimplementowane w Elemencie. W szczególności nasza autorska sztuczna inteligencja doskonale sobie radzi z interpretacją treści życiorysów w języku polskim i angielskim. Dzięki sztucznej inteligencji nasz ATS oszczędza ogromną ilość czasu, która jest niezbędna do ręcznego uzupełnienia profili kandydatów.

Dodawanie pytań aplikacyjnych do formularza

ATS powinien wspierać rekruterów także we wstępnej selekcji kandydatów. Pomoc ta realizowana jest przede wszystkim poprzez tworzenie pytań aplikacyjnych, na które kandydat odpowiada za pomocą formularza aplikacyjnego. Do formularzy można dodawać zarówno pytania podstawowe, np. o oczekiwania finansowe, jak też zaawansowane, np. weryfikujące posiadanie określonych kompetencji czy kwalifikacji.

Uzyskanie od kandydata odpowiedzi na pytanie już na etapie aplikowania, oszczędza czas zarówno rekrutera jak i kandydata. Nie trzeba bowiem ponownie kontaktować się z kandydatem, by uzyskać informacje niezbędne do przeprowadzenia wstępnej selekcji.

Wybierając dobry ATS warto upewnić się, że system będzie posiadał możliwość tworzenia pytań aplikacyjnych i szybkiej weryfikacji odpowiedzi.

Kreator pytań aplikacyjnych w ATS Element

W Elemencie dajemy rekruterom do dyspozycji kreator pytań aplikacyjnych, które można umieścić na dowolnym formularzu dla dowolnego projektu rekrutacyjnego. Rekruter ma do dyspozycji pytania:

  • otwarte
  • zamknięte
  • jednokrotnego wyboru
  • wielokrotnego wyboru
  • ocenne
  • dni kalendarzowe
  • dni tygodnia
  • pliki

Do pytań można przygotować listę odpowiedzi, które będą do dyspozycji kandydatów.

Punktacja odpowiedzi na pytania aplikacyjne i automatyczna preselekcja

Innowacyjną funkcjonalnością kreatora pytań aplikacyjnych w naszym ATS jest możliwość automatycznego oceniania odpowiedzi kandydata. Przygotowując formularz rekruter ustala punktację dla poszczególnych odpowiedzi na pytania aplikacyjne. Można również zaznaczyć odpowiedź dyskwalifikującą. Gdy kandydat wybiera odpowiedzi podczas aplikowania, system automatycznie zlicza punktację.

Dzięki pytaniom, zestawom odpowiedzi i punktacji, rekruter zawsze widzi, którzy kandydaci wypadli najlepiej podczas procesu aplikowania. Tym samym rekruter może od razu rozpocząć pracę z aplikacjami w kolejności ustalonej przez punktację zdobytą przez kandydatów.

Co ważne, nasz kreator formularza aplikacyjnego umożliwia dokonywania zmian pytań i odpowiedzi w każdym momencie trwania projektu rekrutacyjnego, a rekruter zawsze widzi, na jaką wersję formularza odpowiedział kandydat.

Zobacz krótki film prezentujący kreator pytań aplikacyjnych w naszym ATS:


Linki aplikacyjne w systemach ATS

Jednym z podstawowych zadań systemów ATS jest gromadzenie kandydatów. Gromadzenie kandydatów odbywa się - jak wspomnieliśmy powyżej - przede wszystkim poprzez formularze aplikacyjne, za pomocą których kandydat aplikuje. Formularz aplikacyjny jest stroną internetową, która ma swój własny adres internetowy.

Link aplikacyjny to adres strony internetowej zawierającej formularz aplikacyjny. Link aplikacyjny podłączony jest zazwyczaj do przycisku “aplikuj” w ogłoszeniu rekrutacyjnym. Linki aplikacyjne mogą być wykorzystywane także samodzielnie, bez ogłoszeń rekrutacyjnych, np. podczas bezpośredniego pozyskiwania kandydatów na portalu Linkedin. W takim wypadku wystarczy wysłać zainteresowanemu kandydatowi link aplikacyjny w wiadomości. Po użyciu linku kandydat od razu zobaczy formularz aplikacyjny.

Linki aplikacyjne tworzone są przez ATS automatycznie w momencie utworzenia projektu rekrutacyjnego. Każdy projekt rekrutacyjny powinien posiadać indywidualny zestaw linków aplikacyjnych, które kierują kandydatów na formularz aplikacyjny przygotowany dla tego konkretnego projektu.

Korzyści ze stosowania linków aplikacyjnych
Automatyczne przydzielanie kandydatów do projektów

Jedną z najważniejszych korzyści ze stosowania linków aplikacyjnych jest automatyczne przydzielanie kandydatów do projektów rekrutacyjnych. Dzięki linkom aplikacyjnym rekruter zawsze widzi w ATS wszystkich swoich kandydatów uporządkowanych w odpowiednich projektach rekrutacyjnych.

Przydzielanie kandydatów do rekruterów

Kolejną korzyścią jest przechowywanie w linku informacji o tym, do kogo ten link należy. Jeśli rekruter Ania i rekruter Basia prowadzą ten sam projekt rekrutacyjny, to dzięki linkom aplikacyjnym ATS powinien wiedzieć, czy kandydat Jan Kowalski zaaplikował za pomocą linku aplikacyjnego należącego do Ani czy do Basi. Posiadając taką wiedzę ATS będzie mógł prawidłowo raportować liczbę kandydatów pozyskanych przez Anię i Basię.

Źródła kandydatów

Trzecią, bardzo ważna funkcja linków aplikacyjnych, jest przechowywanie informacji o źródle kandydata. Kontynuując przykład Ani i Basi, przyjmijmy że Ania pozyskuje kandydatów zarówno za pomocą działań bezpośrednich na portalu Linkedin, ogłoszeń na portalach pracy, oraz na kilku grupach na portalu Facebook. Dzięki linkom aplikacyjnym system nigdy nie pomyli źródła poszczególnych kandydatów i raporty zawsze dokładnie wskażą, które ze źródeł kandydatów są najbardziej efektywne.

Generator linków aplikacyjnych

Aby w pełni wykorzystać potencjał linków aplikacyjnych, ATS powinien udostępnić użytkownikom generator takich linków. Dzięki generatorowi dobry ATS powinien umożliwić tworzenie dowolnej liczby linków aplikacyjny.

Aby raz jeszcze przedstawić zalety linków aplikacyjnych i generatora tych linków, posłużymy się kolejnym przykładem: Ania organizuje webinar, w którym wezmą udział potencjalni kandydaci. ATS, na którym pracuje Ania, posiada generator linków aplikacyjnych. Ania utworzy nowy link aplikacyjny i nazwie go “Webinar”, a następnie przekaże ten link wszystkim uczestnikom webinaru. Każdy kandydat obecny na webinarze, który zechce złożyć swoją aplikację do firmy, w której Ania pracuje, zrobi to za pomocą linku aplikacyjnego przekazanego podczas webinaru. Kandydaci pojawią się w systemie ATS, w odpowiednim projekcie rekrutacyjnym i każdy z tych kandydatów będzie oznaczony jako pochodzący ze źródła “Webinar”.

W powyższy sposób możemy stworzyć link aplikacyjny dla dowolnego źródła kandydatów i każde z tych źródeł ATS powinien ujawnić w raportach skuteczności źródeł. To bardzo pomocne narzędzie w zarządzaniu źródłami kandydatów więc warto się upewnić, że system, na którym pracujemy, posiada generator linków aplikacyjnych.

Linki aplikacyjne w Elemencie

Naturalnie nie mogliśmy pominąć w Elemencie tak ważnej funkcji jak linki aplikacyjne wraz z generatorem linków. Zaimplementowaliśmy prosty i szybki sposób zarządzania linkami aplikacyjnymi. Wystarczy kliknąć utwórz nowy link i nazwać go odpowiednio, by od razu z niego korzystać.

Nasz generator linków nie ogranicza ich ilości. Po wygenerowaniu link jest przypisany zawsze do określonego użytkownika, choć mogą też istnieć w systemie linki ogólne, nie przypisane do nikogo.

Ręczne dodawanie kandydatów do projektów rekrutacyjnych

Nie zawsze kandydat chce lub może aplikować za pomocą formularza aplikacyjnego. Sytuacja taka występuje szczególnie w przypadku pracowników niższego szczebla. W takich przypadkach niezwykle ważne jest, aby ATS umożliwiał ręczne dodawanie kandydatów do systemu i projektów rekrutacyjnych.

Przy wyborze ATS warto zwrócić uwagę, aby ręczne dodawanie kandydatów było proste i szybkie. Nie chcemy aby taka mechaniczna czynność zabierałą rekruterom ich cenny czas.

Ręczne dodawanie kandydatów do projektów rekrutacyjnych w Elemencie

Dodawanie kandydatów do projektów rekrutacyjnych w Element jest szybkie i wygodne. Czynność wykonywana jest w kilka kliknięć a to, co nas wyróżnia od części innych systemów ATS, to możliwość dodawania wielu kandydatów jednocześnie do wielu projektów na dowolny etap

Zarządzanie rekrutacją w systemie ATS

Kluczową funkcją systemów ATS jest zarządznaie procesem rekrutacyjnym. Zarządzanie procesem rekrutacyjnym odbywa się poprzez przeglądanie danych dotyczących kandydatów, wykonywanie akcji na kandydatach, takich jak dodawanie notatek, ocen, wysyłanie i odbieranie korespondencji oraz umawianie spotkań, czy wreszcie przenoszenie kandydatów pomiędzy etapami lub odrzucanie kandydatów. Wszystkie te działania wykonuje się w widoku projektu (procesu) rekrutacyjnego.

Projekt rekrutacyjny jest podstawowym elementem systemów ATS. Nowoczesny system rekrutacyjny powinien umożliwiać rekruterom wygodny i szybki wgląd we wszystkie kluczowe informacje gromadzone w projektach rekrutacyjnych. Najwygodniejszym sposobem prezentowania danych kandydatów w systemach rekrutacyjnych jest tablica "kanban", czasem stosuje się również inne widoki, np. zestawienia tabelaryczne

Widok tabelaryczny przypomina tabelę excela, w której wierszach znajdują się kandydaci, a kolumny oznaczają etapy. Widok kanban przypomina tablicę z karteczkami. Jest nieco bardziej czytelny i przyjemniejszy dla oka, ale może mieć pewne ograniczenia w zakresie prezentowania danych i ich sortowania lub filtrowania, w stosunku do możliwości widoku tabelarycznego. Najlepiej, jeśli ATS posiada oba sposoby prezentowania danych ponieważ w różnych sytuacjach różne widoki się sprawdzają oraz użytkownicy mają różne preferencje.

Jakie widoki projektu dostępne są w ElementATS?

W naszym ATS zastosowaliśmy zarówno widok tabelaryczny jak i kanban. W widoku tablicy rekruter zobaczy więcej danych i może swobodnie sortować, filtrować i przeszukiwać tabelę. Ten widok jest szczególnie przydatny przy dużej liczbie kandydatów.

Widok kanban zastosowany w Elemencie umożliwia objęcie wzrokiem całego projektu rekrutacyjnego w ułamku sekundy i wygodne przenoszenie kandydatów pomiędzy etapami za pomocą techniki “przenieś i upuść”, dokładnie tak, jakbyśmy przenosili na tablicy żółte karteczki. Ten widok jest zdecydowanie ulubionym widokiem naszych użytkowników.

Przenoszenie kandydatów pomiędzy etapami

W toku realizacji procesów rekrutacyjnych kandydaci przechodzą przez ich kolejne etapy. Skuteczny ATS powinien umożliwić wygodne przenoszenie kandydatów między etapami, najlepiej w taki sposób, aby czynność ta zabierała rekruterowi jak najmniej czasu.

Przenoszenie kandydatów pomiędzy etapami w Element ATS

W Element postaraliśmy się zrobić to najwygodniej jak to tylko możliwe i zastosowaliśmy dwa sposoby.

Pierwszy sposób to “przenieś i upuść” w widoku kanban, czyli “tablicy z karteczkami”. Wystarczy złapać kandydata i przeciągnąć go do wybranego etapu.

Sposób drugi dotyczy widoku tabelarycznego. Wystarczy kliknąć na nazwę etapu i z rozwijanej listy wybrać nowy etap, do którego chcemy przenieść kandydata.

Szybka zmiana etapów kandydatów to szybka praca na projektach rekrutacyjnych!

Zobacz jak wygląda proces rekrutacyjny w widoku "kanban" w ATS Element:


Odrzucanie kandydatów w procesie rekrutacyjnym

Nie wszyscy kandydaci mogą zostać zatrudnieni, dlatego też dobry ATS zazwyczaj umożliwia odrzucanie kandydatów biorących udział w procesie rekrutacyjnym. Pojęciem “odrzucanie” posługujemy się tu jako skrótem myślowym, który obejmuje także rezygnację kandydata.

Część systemów rekrutacyjnych pozwala po prostu odrzucić kandydata z projektu, bez wskazywania na jakim etapie kandydat został odrzucony. Wybierając nowoczesny ATS warto dopilnować, by system pozwalał wskazać etap, na którym kandydat został odrzucony. Bez tej informacji ATS nie przedstawi nam raportu o tym, na jakich etapach najwięcej kandydatów odpada.

Kolejną przydatną funkcjonalnością, na którą warto zwrócić uwagę, jest możliwość wskazania powodu odrzucenia. Przydaje się szczególnie, gdy chcemy przekazać feedback kandydatowi.

Jak rozwiązaliśmy to w Element?

Jak zawsze prosto i wygodnie. Kandydata można odrzucić na dowolnym etapie, ze wskazaniem powodu odrzucenia. Kandydaci nadal są widoczni w projekcie, ale łatwo ich odróżnić od kandydatów aktywnych. Jednym kliknięciem można również ukryć wszystkich odrzuconych kandydatów, lub wyświetlić właśnie tylko takich.

Oceny, opinie i notatki dotyczące kandydatów

Każdy kandydat jest inny i w związku z tym może być inaczej postrzegany przez różne osoby w kontekście różnych procesów rekrutacyjnych. Profil kandydata utworzony w systemie ATS to nie tylko miejsce na przechowywanie danych osobowych, ale także na historię relacji budowanej z kandydatem, oraz właśnie na wszelkie uwagi, jakie uczestnicy procesów rekrutacyjnych (rekruterzy, hiring managerowie) zgłosili względem kandydata.

Wybierając nowoczesny ATS warto upewnić się, że system umożliwia użytkownikom sprawne dodawanie do kandydatów notatek i ocen lub rekomendacji, oraz że informacje te są zawsze dostępne i łatwe do wyszukania. Dzięki gromadzeniu tych informacji profil kandydata staje się z czasem skarbnicą wiedzy, która może zaoferować znacznie więcej niż CV przesłane przez kandydata.

Oceny, uwagi i notatki dodawane do kandydata w Element ATS

Najprostszym sposobem wyrażania swojej opinii o kandydacie w Element jest dodawanie rekomendacji lub jej braku, za pomocą ikonki kciuka w górę lub w dół. Wyrażenie swojej opinii w ten sposób możliwe jest zawsze w kontekście konkretnego projektu rekrutacyjnego.

Innym sposobem, który oferuje więcej swobody w wyrażenia swojej opinii, jest dodanie notatki do kandydata. W formie notatki możemy dodać dowolną informację, także poza kontekstem projektu. Treść notatek jest natychmiast możliwa do wyszukania po dowolnym jej fragmencie.

Jeśli notatka dodana została w kontekście projektu rekrutacyjnego, wówczas jest również zapisana w profilu kandydata, wskazując kto dodał notatkę, kiedy i w jakim projekcie. Notatka dodana w projekcie widoczna jest również w historii działań podejmowanych w ramach tego projektu.

Historia projektu rekrutacyjnego

Wszystkie istotne czynności realizowane w toku prowadzenia procesu rekrutacyjnego powinny być rejestrowane. Zapis historii projektu jest niezbędny jeśli oczekujemy raportów i możliwości sprawdzenia co się działo w projekcie w przeszłości. Pamiętajmy, że bez względu na to, czy projekt prezentowany jest w formie tabelki, czy kanban, zawsze widzimy stan obecny a przeszłość jest przed nami zazwyczaj ukryta.

Wybierając dobry system ATS sprawdźmy, czy będziemy mieć wygodny dostęp do historii projektów rekrutacyjnych. Wygodny dostęp to:

  • czytelny, zrozumiały dla każdego użytkownika systemu, zapis historii całego projektu
  • szczegółowy rejestr zdarzeń w projekcie, obejmujący takie informacje jak zmiany etapów, odrzucenia, dodane rekomendacje, notatki, zmiany dokonywane w projekcie, przy czym wszystkie powyższe informacje powinny być odnotowane ze wskazaniem daty i osoby odpowiedzialnej za określone działanie
  • możliwość przeszukiwania i filtrowania historii projektu, co jest szczególnie przydatne jeśli chcemy sprawdzić co się działo z konkretnym kandydatem na przestrzeni projektu lub co się działo na określonym etapie

Jak Element rejestruje historię projektu rekrutacyjnego?

W naszym ATS każdy projekt rekrutacyjny posiada swoją własną historię, która uzupełniana jest jest przez system automatycznie. W każdej chwili użytkownik systemu może przejść do zakładki “Działania” i tam zobaczyć kompletny rejestr zdarzeń, jakie miały miejsce w projekcie. Historię można dowolnie przeszukiwać i filtrować oraz przewijać w górę i w dół. Dodatkowo, po podłączeniu kalendarza, będzie można zobaczyć także zdarzenia zaplanowane, które jeszcze się nie wydarzyły.

Jak ATS pomaga w komunikacji z kandydatami i dbaniu o candidate experience

Kilka słów wstępu o tym, dlaczego komunikacja z kandydatem jest bardzo ważna.

Jedną z największych bolączek procesów rekrutacyjnych jest brak odpowiedniej komunikacji pomiędzy osobą prowadzącą proces rekrutacyjny a kandydatem. Kandydaci najczęściej zbyt długo czekają na informacje zwrotne. Brak komunikacji rodzi frustrację kandydatów, co zmniejsza szansę na powodzenie projektu rekrutacyjnego. Kandydat, który nie jest informowany o przebiegu procesu uznaje często, że jego kandydatura nie znalazła wystarczającego zainteresowania. To składnia kandydata do angażowania się w inne procesy rekrutacyjne.

Z drugiej strony dobra komunikacja z kandydatem to nie tylko zwiększenie szansy na skuteczne zakończenie procesu rekrutacyjnego, ale także dbanie o dobre imię rekrutera i reprezentowanej przez niego firmy.

Z powyższych powodów dokonując wyboru dobrego systemu ATS należy szczególną uwagę zwrócić na to, czy system ułatwia komunikację z kandydatami. Usprawnienia komunikacji z kandydatami oferowane przez nowoczesne programy ATS są szczególnie ważne w dwóch przypadkach:

  • rekruter obsługuje tak dużą liczbę kandydatów, że nie ma wystarczającej ilości czasu do utrzymania bieżącej komunikacji z każdym z kandydatów
  • część lub cała komunikacja z kandydatami polega na przekazywaniu informacji rutynowych, o powtarzającej się treści, np. przekazywanie podziękowań za złożenie aplikacji lub informacji o zakwalifikowaniu się do etapu

Najlepszy ATS pomaga rekruterom zarządzać komunikacją z kandydatami, rejestrując tę komunikację w profilu kandydata, oferując szablony wiadomości, synchronizując system ze skrzynką mailową rekrutera, czy notyfikując pojawienie się nowych wiadomości. Najlepszy ATS zadba także, aby automatycznie wysłać odpowiednie wiadomości do kandydatów w odpowiednim czasie, zwalniając z tego obowiązku rekrutera.

W jaki sposób ATS może samodzielnie komunikować się z kandydatem?

Komunikacja z kandydatami w ATS Element

Wsparcie rekruterów w zakresie komunikacji z kandydatami Element oferuje już na etapie aplikowania. Każdy kandydat, który przesłał swoje zgłoszenie do procesu rekrutacyjnego może otrzymać stworzoną przez rekrutera wiadomość e-mailową, np. z podziękowaniem za udział w procesie i informacją o kolejnym etapie procesu.

Dodatkowo nasz system rekrutacyjny umożliwia tworzenie szablonów wiadomości dla poszczególnych etapów procesu rekrutacyjnego. Przyjmują dla przykładu, że proces rekrutacyjny posiada trzy etapy, rekruter może stworzyć trzy różne szablony wiadomości, każdy dla jednego etapu. Dzięki tej funkcji, rekruter może całkowicie powierzyć Elementowi wysyłanie wiadomości email do kandydatów, którzy pojawiają się na etapach. Zatem gdy tylko kandydat zostanie przeniesiony do kolejnego etapu przez rekrutera, Element automatycznie wyśle do tego kandydata wiadomość o treści zgodnej z wcześniej przygotowanym szablonem.

Dzięki powyższej funkcjonalności, proces rutynowej komunikacji pomiędzy rekruterem a kandydatem, przebiega w naszym ATS całkowicie automatycznie. Przynosi to ważne korzyści:

  • oszczędność czasu i wygodę, albowiem rekruter nie musi samodzielnie sporządzać wiadomości i pamiętać o ich wysyłaniu
  • zapewnia jednolity poziom candidate experience wszystkim kandydatom, bez względu na to czy jest ich kilku czy kilkuset i na jakim etapie się znajdują

Przy okazji warto wspomnieć, że Element umożliwia także automatyczne wysyłanie wiadomości związane ze zgodami RODO, np. wysyłanie próśb o przedłużenie kończących się zgód.


Zmiana i wdrożenie nowego systemu ATS - co trzeba wiedzieć i jak zaplanować

Zmiana dotychczasowego systemu ATS na nowy, a także wdrożenie pierwszego systemu rekrutacyjengo w firmie, wiąże się najczęściej z szeregiem czynności, które powinny zostać zrealizowane przed rozpoczęciem wdrożeniem. W tej części artykułu przedstawimy informacje, które pozwolą dobrze zaplanować i przeprowadzić wdrożenie systemu ATS.

Migracja danych o kandydatach i procesach rekrutacyjnych do nowego systemu ATS

Migracja danych o kandydatach i procesach rekrutacyjnych do nowego systemu ATS zapewnia ciągłość rekrutacji i spójność danych. Dobrze zaplanowana migracja danych może być procesem szybkim i niedrogim. Kluczowe jest prawidłowe przygotowanie tego procesu.

Migracja polega na przeniesieniu danych zawartych w dotychczas wykorzystywanym systemie rekrutacyjnym, do nowego systemu ATS. Przenoszone dane obejmują zazwyczaj:

  • kandydatów (CV, notatki, informacje związane z procesami rekrutacyjnymi, udzielone zgody RODO)
  • procesy rekrutacyjne (stanowiska pracy, etapy rekrutacji, kandydaci na etapach)
  • ogłoszenia rekrutacyjne (przepięcie linków aplikacyjnych w opublikowanych ogłoszeniach)
  • użytkowników systemu
  • klientów (w przypadku prowadzenia procesów rekrutacyjnych dla innych firm)
  • zgody RODO (treści zgód RODO)

Przygotowanie migracji danych do nowego systemu ATS

Czas trwania i ewentualny koszt procesu migracji danych do nowego systemu rekrutacyjnego będzie uzależniony zazwyczaj od następujących elementów:

  • struktura danych, które będą migrowane
  • struktura danych w nowym systemie rekrutacyjnym
  • sposób migrowania danych pomiędzy systemami
  • liczba ogłoszeń rekrutacyjnych, których linki aplikacyjne należy przepiąć między systemami
  • harmonogram procesu migracji

Struktura przenoszonych danych

Struktura danych, które będą przenoszone do nowego systemu rekrutacyjnego, jest kluczowa dla procesu migracji i jego kosztu. Właśnie nie wielkość bazy danych, ale jej struktura jest istotna.

Czym jest struktura danych? Struktura to po prostu sposób przechowywania informacji związanych z kandydatami i procesami rekrutacyjnymi.

Można na przykład przechowywać historię kandydata w pliku tekstowym, gdzie zawarte będą wszystkie czynności, które dotyczyły kandydata, wszystkie notatki, kluczowe daty itp. Każdy kandydat miałby swój własny plik z tego typu informacjami. To jest właśnie przykład struktury danych. Przykład ten przedstawia jednak strukturę trudną do migracji, ponieważ takie samodzielne adnotacje i notatki w pliku tekstowym są zazwyczaj trudne do zrozumienia dla programów komputerowych.

Przykładem strktury bardziej uporządkowanej i łatwiejszej do migracji, będzie plik excel, gdzie każdy kandydat zapisywany jest w osobnym wierszu, a kolumny będą przeznaczone dla określonych informacji dotyczących kandydatów. W ten sposób uporządkowana struktura będzie łatwiejsza do migracji.

W rzeczywistości dobry system ATS przechowuje dane w bardziej zaawansowanych strukturach, które pozwalają sprawnie zarządzać i przetwarzać różnorodnymi informacjami.

Podsumowując, im struktura danych jest bardziej uporządkowana, spójna, przejrzysta, tym mniej pracy będzie z jej pierwszą migracją. Podkreślam słowo “pierwszą”, ponieważ kolejne migracje bazy o takiej samej strukturze nie będą już pracochłonne. Dlaczego? Odpowiem na to pytanie w dalszej części artykułu.

Struktura danych w nowym systemie rekrutacyjnym i mapa migracji

Każdy system ATS ma inną strukturę danych. Jeśli zatem migrujemy coś więcej niż tylko same pliki CV kandydatów, to najprawdopodobniej konieczne będzie przygotowanie “mapy” migracji.

Mapa migracji to plan, wskazujący które dane z dotychczasowego systemu mają pojawić się w których miejscach nowego systemu ATS. Przykład:

  • system rekrutacyjny A posiada bazę kandydatów wraz z informacją o źródłach poszczególnych plików CV
  • system rekrutacyjny B również posiada bazę kandydatów, ale nie posiada w swojej strukturze danych miejsca na wskazanie źródła plików CV.

W jaki sposób zatem przenieść dane o źródłach kandydatów z systemu A do B?

Odpowiedź na to pytanie wymaga zazwyczaj konsultacji i kompromisowej decyzji. W powyższym przykładzie najprostszym wyjściem byłoby prawdopodobnie zapisanie informacji o źródle pliku CV w formie notatki dodanej do profilu kandydata, o ile system B umożliwia dodawanie notatek do kandydatów.

Tego typu pytań i wątpliwości jest tym więcej, im większe są rozbieżności pomiędzy funkcjonalnościami systemów rekrutacyjnych. Z drugiej strony trzeba pamiętać, że na większość takich pytań systemy rekrutacyjne mają gotowe odpowiedzi. Regularne migrowanie klientów pomiędzy systemami rekrutacyjnymi buduje doświadczenie i know-how, dzięki któremu systemy ATS mogą od razu zaproponować sprawdzone rozwiązania.

Sposób przeniesienia danych - skrypt migracyjny / API

Po wyjaśnieniu wszelkich wątpliwości co do sposobu zapisu danych w nowym systemie ATS tworzony jest specjalny skrypt migracyjny, czyli program komputerowy, który automatycznie przeniesie wszystkie dane z dotychczasowego systemu ATS do systemu nowego zgodnie z ustaloną “mapą” migracji. Skrypt migracyjny tworzony jest przez programistów, którzy odpowiedzialni są za system ATS, do którego dane będą migrowane. Po wykonaniu migracji wszystkie dane w nowym systemie rekrutacyjnym będą dostępne w odpowiednich, z góry ustalonych miejscach.

Skrypt migracyjny można wykorzystywać wielokrotnie. Oznacza to, że do kolejnej migracji danych z systemu ATS A do systemu ATS B, nie trzeba tworzyć nowego skryptu migracyjnego. Nie oznacza to, że programiści nie mają w takim wypadku nic do roboty. Pamiętajmy, że większość systemów rekrutacyjnych cały czas się zmienia, dodawane są lub zmieniane funkcjonalności systemów ATS, a przez to struktura danych również cały czas się zmienia. W związku z powyższym, za każdym razem należy zweryfikować otrzymane dane, sprawdzić, czy są różnice w stosunku do istniejącego skryptu migracyjnego i ewentualnie zmodyfikować ten skrypt.

Alternatywą dla skryptów migracyjnych jest tak zwane API (ang. application programming interface), czyli połączenie, za pomocą którego można transferować dane bezpośrednio pomiędzy systemami. Aby skorzystać z tego rozwiązania należy wciąż przygotować odpowiedni kod programistyczny, który to połączenie wykona i pobierze odpowiednie dane z dotychczasowego systemu ATS i zapisze je w odpowiednich miejscach nowego systemu.

Samo przeniesienie danych realizowane już jest automatycznie przez skrypt migracyjny lub API i nie wymaga większego zaangażowania ludzkiej pracy.

Przenoszenie ogłoszeń rekrutacyjnych

Nowoczesny system ATS umożliwia kandydatom aplikowanie bezpośrednio z ogłoszeń rekrutacyjnych do ATS. Bez względu na to, czy ogłoszenie zostało opublikowane na stronie firmowej, na portalu pracy, w sieciach społecznościowych czy na jakiekolwiek innej stronie internetowej, zdecydowana większość tych miejsc pozwala na podłączenie tak zwanego “linku aplikacyjnego”. Link aplikacyjny jest zazwyczaj podpięty do przycisku “aplikuj”, widocznego na ogłoszeniu rekrutacyjnym. Po kliknięciu przycisk aplikuj przenosi kandydata - właśnie za pomocą linku aplikacyjnego - na formularz aplikacyjny. Po uzupełnieniu i wysłaniu formularza aplikacyjnego kandydat pojawia się automatycznie w systemie ATS w odpowiednim procesie rekrutacyjnym, na odpowiednim etapie.

Migracja ogłoszeń pomiędzy systemami ATS sprowadza się zazwyczaj do zmiany linków aplikacyjnych w opublikowanych ogłoszeniach.

Jeśli firma publikuje ogłoszenia rekrutacyjne z linkami aplikacyjnymi, to zmiana systemu rekrutacyjnego będzie wymagała zmiany tych linków. Co bardzo ważne, zmiana linków aplikacyjnych powinna nastąpić w tym momencie, w którym nowy system jest już gotowy do przyjmowania kandydatów i mamy dostęp do tego systemu. Od razu po podmianie linków aplikacyjnych nowi kandydaci zaczną pojawiać się w nowym ATS, a zatem musimy mieć dostęp do gotowego do pracy systemu.

Jak przeprowadzić zmianę linków aplikacyjnych?

Przydatna będzie lista zawierającą:

  • linki do opublikowanych ogłoszeń rekrutacyjnych
  • linków aplikacyjnych, które zostały pobrane z nowego systemu i mają zostać podpięte do tych ogłoszeń.

Lista może wyglądać następująco:

  • link do ogłoszenia rekrutacyjnego A + link aplikacyjny z nowego ATS dla ogłoszenia A
  • link do ogłoszenia rekrutacyjnego B + link aplikacyjny z nowego ATS dla ogłoszenia B
  • link do ogłoszenia rekrutacyjnego C + link aplikacyjny z nowego ATS dla ogłoszenia C

Po przygotowaniu zestawienia mamy zazwyczaj dwie drogi postępowania. W przypadku portali, na których linki aplikacyjne dodajemy do ogłoszeń samodzielnie, należy samodzielnie edytować ogłoszenia, usunąć z tych ogłoszeń stare link i umieścić nowe. W przypadku portali, na których linki aplikacyjne modyfikuje pracownik portalu, należy wysłać do tej osoby zestawienie ogłoszeń i linków (przygotowane w sposób wskazany wyżej), które obejmujące ogłoszenia opublikowane na danym portalu. Opiekun zmieni dla nas linki aplikacyjne. Nie spotkałem się jeszcze z sytuacją, aby portal pracy oczekiwał wynagrodzenia za wykonanie podmiany linków, zatem możemy przyjąć, że jest to operacja bezkosztowa.

Harmonogram migracji - klucz to dobry plan

W procesie migracji do nowego systemu ATS możemy wyróżnić kilka kluczowych momentów. Pierwszy moment pobrania bazy danych z dotychczasowego systemu rekrutacyjnego. Drugi to uzyskanie dostępu do przygotowanego do pracy nowego systemu rekrutacyjnego. Trzeci, to moment podpięcia linków aplikacyjnych z nowego ATS do widocznych w Internecie ogłoszeń rekrutacyjnych. Czwarty, to moment zakończenia migracji danych z systemu dotychczasowego do nowego systemu ATS. Prawidłowe zaplanowanie tych zdarzeń na osi czasu, pozwoli zaoszczędzić czas, pieniądze i nerwy.

Dla przedstawienia wagi prawidłowego zaplanowania migracji posłużymy się przykładem:

W dniu 01 stycznia pobraliśmy bazę danych z obecnego systemu rekrutacyjnego. Od razu przekazaliśmy tę bazę do nowego systemu celem przeprowadzenia migracji. Migracja potrwa szacunkowo 3 dni.

Jeśli w tym samym dniu, tj. 01 stycznia, przekazaliśmy do portali prośbę o podmianę linków aplikacyjnych, to mamy problem.

Do momentu zmiany linków aplikacyjnych, kandydaci będą wciąż aplikowali do dotychczasowego systemu rekrutacyjnego, z którego bazę danych już wcześniej pobraliśmy i przekazaliśmy do migracji. Oznacza to, że będziemy musieli raz jeszcze uzyskać bazę kandydatów z dotychczasowego systemu, albo też ręcznie przenieść nowych kandydatów ze starego systemu do nowego.

By uniknąć tego typu problemów należy najpierw uzyskać dostęp do nowego systemu i pobrać z tego systemu linki aplikacyjne. Następnie trzeba podłączyć nowe linki aplikacyjne do opublikowanych ogłoszeń rekrutacyjnych. Dopiero po upewnieniu się, że wszystkie linki aplikacyjne zostały zmienione, należy pobrać bazę danych z dotychczasowego systemu ATS. Taki sposób postępowania zabezpiecza nas przed koniecznością ponownego pobierania bazy danych ze starego systemu.

Ile kosztuje migracja danych do systemu ATS

Najczęściej pojawiające się koszty, związane z migracją danych pomiędzy systemami rekrutacyjnymi, to:

  • koszt eksportu danych z dotychczasowego systemu (W Element eksport danych jest darmowy, ale wciąż niektóre systemy zastrzegają sobie płatność z tego tytułu)
  • koszt przygotowania danych do migracji, jeśli dane nie są przechowywane w systemie i z tego powodu nie posiadają uporządkowanej struktury
  • koszt konsultacji w przypadku wątpliwości co do sposobu migracji danych
  • koszt przygotowania skryptu migracyjnego lub dostosowania API

Nie zawsze koszty się pojawiają. Wszystko zależy od różnorodnych czynników i ustaleń biznesowych. Przykładowo, podpisując długoterminową umowę współpracy, firma dostarczająca system rekrutacyjny może zwolnić klienta z części lub całości kosztu przeprowadzenia migracji. Inny przykład to migracja danych dla klienta, który pracuje na systemie rekrutacyjnym, z którego dane były już wcześniej migrowane do nowego ATS. To często powtarzający się scenariusz, szczególnie na rynku, w którym istnieje kilka popularnych systemów rekrutacyjnych, pomiędzy którymi firmy się przenoszą.


NA SKRÓTY

Bezpłatnie poznaj Element

system rekrutacyjny takich firm jak

Jesteśmy partnerem

Element gwarantuje najwyższy
standard rekrutacji i zgodność z RODO