Skrót ATS

ATS to skrót od Applicant Tracking System, czyli w wolny tłumaczeniu system śledzenia aplikacji. Słowo aplikacja rozumiane jest tu jako zgłoszenie kandydata do udziału w procesie rekrutacyjnym.


Do czego służy ATS

Systemy typu ATS służą do zarządzania aplikacjami kandydatów, które pracodawca gromadzi w toku prowadzenia procesów rekrutacyjnych. Aplikacje te - czyli dane osobowe kandydatów i dokumenty aplikacyjne - muszą być odpowiednio przechowywane. Zarządzanie aplikacjami przez ATS to przede wszystkim pomoc w prowadzeniu procesów rekrutacyjnych realizowanych przez pracodawcę.

Systemy ATS są zbliżone do systemów CRM, które służą zarządzaniu procesami sprzedaży. W przypadku systemów CRM mamy do czynienia z klientami, w systemach ATS “klientem” jest kandydat. Istnieją systemy ATS współpracujące z systemami CRM. Takie połączenie jest przydatne w szczególności dla firm rekrutacyjnych, które prowadzą procesy rekrutacyjne dla swoich klientów.


Jak ATS wspiera proces rekrutacji

Systemy ATS pomagają zarządzać całym procesem rekrutacji. Mamy tu na myśli przede wszystkim:

  • poszukiwanie kandydatów metodami bezpośrednimi i pośrednimi (ogłoszeniami)
  • aplikowanie kandydatów
  • ewaluacja i selekcja
  • zarządzanie etapami rekrutacji
  • komunikacja pomiędzy uczestnikami procesu rekrutacyjnego
  • raportowanie
  • zarządzanie danymi osobowymi

Wszystkie powyższe procesy są w coraz większej mierze wspierane i automatyzowane przy zastosowaniu najnowszych zdobyczy technologii, w tym stale rozwijającej się sztucznej inteligencji. W niniejszym kompendium przedstawimy w jaki sposób systemy ATS realizują swoje zadania i pomagają rekruterom i hiring managerom w codziennej pracy.


ATS działający w chmurze

Systemy ATS oferowane są obecnie głównie jako aplikacje internetowe w tak zwanym modelu SaaS (System as a Service). Model SaaS polega na oferowaniu aplikacji funkcjonujących w chmurze obliczeniowej, do których użytkownik uzyskuje dostęp poprzez internet, zazwyczaj w ramach opłacanego abonamentu (podobnie jak np. poczta gmail). Nie ma w takim przypadku konieczności posiadania własnej infrastruktury serwerowej czy też instalowania oprogramowania na urządzeniach końcowych takich jak laptopy czy telefony. Do pracy na takim systemie wystarczy jedynie przeglądarka internetowa.

Nie zawsze system ATS musi być jednak aplikacją internetową. Najprostszym systemem ATS, jaki możemy sobie samodzielnie stworzyć, to tabelka w excel, w której kolumny są etapami procesu rekrutacyjnego, a wiersze są poszczególnymi kandydatami.

Oczywiście taki “ATS” ma bardzo ograniczone możliwości, a zarządzanie procesem rekrutacyjnym w takiej formie jest uciążliwe, nieefektywne i ryzykowne z punktu widzenia przepisów Rodo.


Najważniejsze korzyści pracy na ATS

Nowoczesne systemy ATS oferują dziś wiele funkcjonalności i korzyści, których różnorodność przedstawiamy w tym kompendium. Jednakże korzyścią najważniejszą z punktu widzenia pracodawcy, jaką przynoszą systemy ATS, jest oszczędność finansowa.

W jaki sposób dobry ATS generuje oszczędności finansowe?

  • ATS ułatwia samodzielną realizację procesów rekrutacji, co pozwala redukować koszty zewnętrzne, np. koszt ogłoszeń rekrutacyjnych.

  • rekruter korzystając z ATS wykona w tym samym czasie więcej czynności ponieważ:
    • szybciej wyszuka kandydatów we własnej bazie pracodawcy
    • przyspieszy pozyskiwanie kandydatów w zasobach zewnętrznych (np. na portalu Linkedin)
    • skróci czas potrzebny na publikacje ogłoszeń rekrutacyjnych
    • ATS sam utworzy i uzupełni profil kandydata gotowy do przedstawienia hiring managerom
    • łatwiej skontaktuje się z kandydatami, członkami zespołu i hiring managerami
    • mniej czasu poświęci na wstępną selekcję kandydatów
    • sprawniej zarządzi etapami prowadzonych procesów rekrutacyjnych
    • uwolni się od czasochłonnego raportowania

  • Dzięki ATS zarządzanie danymi gromadzonymi w związku z prowadzeniem procesów rekrutacyjnych, jest zautomatyzowane i wymaga mniejszego zaangażowania pracy administracyjnej. Do takich danych zaliczamy dane osobowe kandydatów, rejestry zgód RODO, zbiory projektów i kandydatów w projektach, dokumenty i notatki.

  • ATS dostarcza raporty związane z pracą rekruterów, dzięki którym pracodawca może podejmować lepsze decyzje ukierunkowane na zwiększenie efektywności pracy zespołów rekrutacyjnych.

  • ATS zapewnia wyższy poziom candidate experience, a to przekłada się na lepszą opinię o pracodawcy, co z kolei skraca czas niezbędny do zatrudnienia odpowiednich kandydatów.

  • Nowoczesny ATS umożliwia wyszukiwanie kandydatów na portalu Linkedin i w innych sieciach społecznościowych, dzięki czemu zmniejsza się siła argumentów przemawiających za zakupem płatnych kont w tych sieciach.

  • ATS dokładnie mierzy skuteczność źródeł kandydatów, dzięki czemu pracodawca może lepiej zarządzać swoim budżetem przeznaczonym na korzystanie z tych źródeł.

  • Usprawniony dzięki ATS proces rekrutacyjny pozwala zatrudnić lepiej dopasowanych kandydatów, co zmniejsza wskaźnik rotacji i znacząco redukuje koszty zatrudnienia


Reasumując nowoczesny ATS dostarcza wielu ważnych funkcjonalności, które usprawniają zadania wykonaywane w toku prowadzenia procesów rekrutacyjnych. Usprawnienie tych zadań wpływa bezpośrednio na wyższą efektywność pracy i w konsekwencji na wymierne oszczędności finansowe


Praca na systemie ATS

Nowoczesny ATS wspiera i częściowo automatyzuje wiele czynności związanych z procesami rekrutacyjnymi. Wśród najważniejszych należy wymienić:

  • tworzenie procesów rekrutacyjnych
  • pozyskiwania kandydatów
  • ewaluację i selekcję kandydatów
  • zarządzanie kandydatami na poszczególnych etapach procesu
  • komunikację pomiędzy kandydatami i pozostałymi uczestnikami procesu
  • raportowanie
  • zarządzania bazą kandydatów,
  • ochronę danych osobowych
  • zarządzanie użytkownikami systemu i ich uprawnieniami

Tworzenie procesu rekrutacyjnego w systemie ATS

Systemy ATS służą do zarządzania procesami rekrutacyjnymi, a zatem muszą umożliwiać tworzenie tych procesów. Tworzenie procesu rekrutacyjnego jest pierwszą i jedną z najważniejszych czynności, przed rozpoczęciem samego procesu. Dobrze utworzony, a zatem jednocześnie dobrze zaplanowany proces, to podstawa skutecznej i efektywnej rekrutacji. Systemy ATS pomagają w tworzeniu i planowaniu procesów rekrutacyjnych.

Opis stanowiska

Bez względu na to, czy korzystamy z systemu ATS czy też nie, rekrutacja zawsze powinna być poprzedzona stworzeniem opisu stanowiska pracy. W pewnym uproszczeniu opis stanowiska składa się z nazwy stanowiska, lokalizacji miejsca pracy, zakresu obowiązków, wymagań oraz warunków zatrudnienia.

Po co wprowadzamy opis stanowiska do ATS?

Nowoczesny ATS może wykorzystać wprowadzony opis stanowiska do:

  • Automatycznego dopasowywania kandydatów do projektu na podstawie porównania profilu kandydata do opisu stanowiska. Ta funkcja skraca czas przeznaczany na ręczne wyszukiwanie kandydatów dostępnych w wewnętrznej bazie kandydatów pracodawcy, a w konsekwencji generuje oszczędności finansowe. Pozyskiwanie kandydatów z własnych zasobów pracodawcy pozwala zmniejszyć wydatki na poszukiwania kandydatów za pomocą ogłoszeń rekrutacyjnych lub działań typu direct / executive search.
  • Szybkiego wyszukiwania projektów w systemie (np. po nazwie stanowiska lub lokalizacji miejsca pracy). Czym więcej projektów rekrutacyjnych realizuje pracodawca, tym istotniejsze jest sprawne wyszukiwanie tych projektów. Wyszukiwanie projektów jest podstawową funkcją, którą powinien umożliwiać każdy nowoczesny ATS.
  • Generowania raportów dotyczących projektów. Podobnie jak wyszukiwanie projektów, raportowanie jest jedną z kluczowych funkcji dobrego systemu ATS. Przykładowo, jeśli chcemy wygenerować raport dotyczący wszystkich projektów rekrutacyjnych realizowanych na stanowisko X w okresie ostatnich 12 miesięcy, to w systemie ATS musimy przechowywać informację o stanowisku pracy, którego dotyczy każdy projekt rekrutacyjny. Stanowisko pracy jest częścią opisu stanowiska.
  • Automatycznego tworzenia ogłoszeń rekrutacyjnych na podstawie wprowadzonego opisu stanowiska i publikacji tych ogłoszeń na portalach rekrutacyjnych (tak zwany multiposting). Nowoczesny ATS odczyta treść opisu stanowiska, utworzy projekt ogłoszenia i umożliwi za pomocą kilku kliknięć opublikowanie ogłoszenia na wybranych portalach rekrutacyjnych. Ta funkcja oszczędza znaczną ilość czasu, którą należałoby poświęcić na ręczne tworzenie i publikowanie ogłoszeń na portalach rekrutacyjnych i zakładce "kariera" pracodawcy.
Opis stanowiska w Element ATS

W Element wprowadzenie opisu stanowiska jest szybkie i wygodne a wszystkie opisane powyżej korzyści dostępne są dla użytkowników naszego ATS

Cele rekrutacji

Jednym z elementów zarządzania procesami rekrutacyjnymi jest weryfikacja realizacji zaplanowanych celów. Celem procesu rekrutacyjnego jest naturalnie zatrudnienie odpowiedniego kandydata lub kandydatów. By móc zarządzać tym celem, w szczególności poprzez wgląd w raporty z realizacji celów, należy najpierw cele wskazać.

System ATS powinien pozwolić określić cel projektu rekrutacyjnego przede wszystkim poprzez wskazanie liczby kandydatów, która powinna zostać zatrudniona w wyniku realizacji projektu. Oprócz liczby wakatów, kluczowym elementem jest czas, który również powinien być dokładnie mierzony przez ATS.

Cele rekrutacji w Element

Element weryfikuje zarówno liczbę zatrudnionych kandydatów jak i czas realizacji projektu rekrutacyjnego. Możemy m.in. wskazać konkretną liczbę wakatów bądź użyć wartości 0, która oznacza, że rekrutacja jest ciągła i nie ma ograniczonej liczby wakatów.

Etapy rekrutacji w systemach ATS

Proces rekrutacyjny składa się z etapów, a zatem ATS powinien umożliwiać tworzenie i zarządzanie etapami rekrutacyjnymi. Wybierając ATS warto zwrócić uwagę na to, by system pozwalał na dowolną konfigurację etapów, albowiem nie ma jednego wzoru etapów, który może być zawsze zastosowany. Procesy rekrutacyjne różnią się rodzajem i liczbą etapów, uczestnikami tych etapów, sposobami ewaluacji kandydatów. Dobry ATS jest otwarty na tę różnorodność i nie ogranicza kreatywności rekruterów.

Tworzenie etapów rekrutacyjnych w ATS

ATS powinien umożliwiać tworzenie dowolnych etapów rekrutacyjnych, które będą wykorzystane w procesie rekrutacyjnym. By zapewnić pełną swobodę tworzenia etapów, ATS powinien przewidywać:

  • dowolna liczba etapów
  • dowolne nazewnictwo etapów
  • dowolna kolejność etapów
  • różne role etapów (np. etap, na którym pojawiają się nowe CV, lub etap "Zatrudnienie", który kończy proces rekrutacji
  • szablony procesów rekrutacyjnych, dzięki którym łatwiej jest utrzymać ustalony standard procesów (bardzo ważne przy raportowaniu) a tworzenie nowych projektów rekrutacyjnych nie wymaga ręcznego tworzenia etapów
Etapy rekrutacji w ATS Element

Tworzenie etapów rekrutacji w naszym ATS jest szybkie i intuicyjne. Możemy skorzystać z gotowych szablonów etapów lub stworzyć zupełnie nowe. W Elemencie każdy etap można dowolnie nazwać, ustalać który etap jest etapem aplikacji, a który zatrudnienia. Nasz ATS oferuje również dowolność ułożenia kolejności etapów. Nie narzucamy żadnych ograniczeń rekruterom.

Uczestnicy procesu rekrutacyjnego i udostępnianie projektów

Każdy proces rekrutacyjny posiada swoich uczestników. Uczestnikami są nie tylko kandydaci, ale także rekruterzy, hiring managerowie, czy np. osoby przeprowadzające ewaluacje określonych kompetencji lub kwalifikacji. ATS powinien pozwalać zarządzać uczestnikami procesu rekrutacyjnego i ułatwiąć uczestnikom realizację swoich zadań.

Uczestnicy procesów rekrutacyjnych posiadają różne role, czyli różne zadania i zakres dostępu do informacji związanych z procesem rekrutacyjnym. Rekruter ma zwyczajowo dostęp do całego procesu, w tym wszystkich jego etapów. Hiring manager zainteresowany jest zazwyczaj tylko wyselekcjonowanymi przez rekrutera kandydatami. Osoba weryfikująca określone kompetencje lub kwalifikacje może mieć dostęp wyłącznie do jednego etapu, na którym weryfikacja ma być dokonana.

Czym bardziej złożony proces rekrutacyjny i czym więcej jego uczestników, tym bardziej ATS może pomóc w zarządzaniu uczestnikami, ich zadaniami i zakresem dostępnych informacji.

Wybierając ATS upewnij się, że pozwoli:

  • wybrać uczestników procesu rekrutacyjnego
  • określić rolę poszczególnych uczestników w procesie
  • zadecydować które dane są dostępne dla których uczestników
  • monitorować i raportować aktywność uczestników
  • ułatwiać komunikację pomiędzy uczestnikami procesu
Uczestnicy procesów rekrutacyjnych w Element ATS

Zarządzanie uczestnikami procesu w naszym systemie jest przejrzyste, wygodne i - zgodnie z naszą filozofią otwartości systemu - pozbawione sztucznych ograniczeń. Do każdego procesu rekrutacyjnego możemy zatem dodać dowolnych uczestników. Mogą to być zarówno osoby z naszej organizacji (np. rekruterzy i hiring managerowie) jak też osoby spoza niej (np. rekruter zewnętrzny lub osoba dokonująca ewaluacji określonych kompetencji). Dodatkowo każdą z osób możemy przypisać do całego projektu lub tylko do wybranych etapów.

Uczestnik dodany wyłącznie do jednego etapu, będzie widział wyłącznie ten etap i kandydatów przebywających obecnie na tym etapie. Tym samym nie rozpraszamy uwagi tego uczestnika na inne etapy, w których nie ma żadnych zadań do wykonania, lub których przebieg w ogóle go nie interesuje lub nie dotyczy.

Dodawanie kandydatów do procesu rekrutacyjnego

Dodawanie kandydatów do procesu rekrutacyjnego w ATS może być realizowane na dwa zasadnicze sposoby:

  • aplikowanie kandydatów przez formularz aplikacyjny
  • ręczne dodawanie kandydatów do procesu

Aplikowanie kandydatów przez formularz aplikacyjny stosujemy zarówno w przypadku publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych, jak też w przypadku bezpośredniego pozyskiwania kandydatów metodami direct i executive search. W kolejnych punktach przedstawimy w jaki sposób nowoczesne systemy ATS wspierają dodawanie kandydatów do procesów rekrutacyjnych na oba sposoby.

Jak ATS pomaga w tworzeniu i publikacji (multipostingu) ogłoszeń rekrutacyjnych

Ogłoszenia rekrutacyjne to jeden z podstawowych sposobów pozyskiwania kandydatów. W niektórych procesach, w szczególności na stanowiska niższego szczebla, jest to sposób najważniejszy i nierzadko jedyny. Niektóre systemy ATS pomagają w tworzeniu i publikowaniu ogłoszeń rekrutacyjnych w ramach tak zwanego multipostingu. Jak to działa?

Tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych w ATS

Nowoczesne systemy ATS automatyzują tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych. W tym celu ATS może użyć opisu stanowiska, który został uprzednio wprowadzony do systemu . podczas tworzenia projektu rekrutacyjnego. Opis stanowiska zostaje użyty do zaproponowania treści ogłoszenia rekrutacyjnego, która często pokrywa się z treścią opisu stanowiska w zakresie wymagań i zakresu obowiązków. Rekruter może w każdym momencie zmodyfikować treść tak zaproponowanej przez ATS treści ogłoszenia. Po akceptacji ogłoszenie jest gotowe do opublikowania. Mechanizm ten oszczędza czas rekrutera na ręcznym kopiowaniu fragmentów opisu stanowiska do treści ogłoszenia.

Jak ATS pomaga w publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych

Publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych to kolejne zadanie, które ATS może znacząco ułatwić i przyspieszyć. Systemy ATS zazwyczaj posiadają możliwość publikacji ogłoszeń na portalach rekrutacyjnych i stronach kariery. Funkcję określa się jako multiposting. Multiposting pozwala rekruterowi stworzyć ogłoszenie w systemie ATS i od razu opublikować to ogłoszenie na wszystkich wybranych portalach ogłoszeniowych.


Multiposting ogłoszeń jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, które oszczędza czas rekrutera. Wystarczy wybrać ogłoszenie, które system utworzył automatycznie, następnie wskazać, które portale rekrutacyjne nas interesują, wybrać odpowiednie opcje publikacji ogłoszenia, a resztą zajmie się ATS.

Jak ATS mierzy skuteczność portali ogłoszeniowych i zakładek kariera

Publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych za pomocą ATS ma jeszcze jedną ważną korzyść. Nowoczesny ATS automatycznie monitoruje skuteczność ogłoszeń, oraz portali na których są publikowane. Dzięki linkom aplikacyjnym, ATS dokładnie wie, którzy kandydaci aplikowali za pośrednictwem których ogłoszeń rekrutacyjnych i portali. To niezwykle cenna informacja, która pozwala monitorować skuteczność poszczególnych źródeł kandydatów. Jest to nieoceniona pomoc przy podejmowaniu decyzji związanych z zakupem ogłoszeń lub dostępu do innych źródeł kandydatów.

Tworzenie i publikowanie ogłoszeń rekrutacyjnych - multiposting - w ATS Element

Element automatyzuje zarówno tworzenie ogłoszenia, wykorzystując w tym celu opis stanowiska, jak i publikacje za pomocą multipostingu. Za pomocą naszego ATS rekruter może opublikować ogłoszenie na wybranych portalach rekrutacyjnych oraz na własnej zakładce “kariera”. Każdy portal rekrutacyjny, z którym współpracuje Element, posiada indywidualny zakres opcji (np. kategorie, lokalizacje, wyróżnienia, odświeżenia), które rekruter może wybrać przed publikacją. Po przygotowaniu Element samodzielnie zajmie się wysyłką ogłoszenia do wybranych portali.

Jak ATS pomaga pozyskać pasywnych kandydatów

Drugą metodą pozyskiwania kandydatów, jest metoda bezpośredniego wyszukiwania i kontaktowania się z kandydatami pasywnymi. Kandydaci pasywni, to osoby, które nie odpowiadają na ogłoszenia rekrutacyjne i najczęściej nie są świadome tych ogłoszeń.

Nowoczesne systemy ATS pomagają rekruterom w podejmowaniu działań bezpośrednich w celu pozyskania kandydatów pasywnych. Najważniejsze rozwiązania oferowane w tym zakresie to:

  • wyszukiwarki kandydatów dostępnych w internecie
  • wtyczki do przeglądarki, które pozwalają szybko i wygodnie dodawać kandydatów do systemu
Jak ATS pomaga wyszukać kandydatów pasywnych (X-Ray)

Bezpośrednie pozyskiwanie kandydatów zdominowane jest przez portal Linkedin. Nic w tym dziwnego, biorąc pod uwagę fakt, iż jest to największa na świecie sieć społecznościowa dedykowana pracy, biznesowi i rekrutacji. Linkedin stworzył szereg narzędzi do wyszukiwania i nawiązywania kontaktów, jednakże pełen potencjał tych narzędzi dostępny jest wyłącznie w przypadku korzystania z płatnych kont.

Istnieje jednak wiele aplikacji, które pozwalają przeszukiwać zasoby Linkedin (i innych sieci) bez konieczności opłacania dostępu do tej platformy. Narzędzia te najczęściej opierają się o tzw. Google Custom Search, czyli po prostu o wyszukiwarkę Google. Systemy ATS wykorzystują m.in. Google Custom Search do wyszukiwania profili w internecie, w tym m.in. na portalu Linkedin. Tego rodzaju wyszukiwarki zwane są potocznie jako X-ray, albowiem pozwalają “prześwietlić” zasoby sieci społecznościowych, których przeglądanie jest utrudnione bez posiadania w nich odpowiednich kont.

ATS wyposażony w X-ray ułatwia rekruterowi bezpośrednie pozyskiwanie kandydatów. Rekruter ma pod ręką wygodne narzędzie, które zazwyczaj zintegrowane jest z pozostałymi modułami systemu, jest to więc oszczędność czasu. Dodatkowo organizacja ma mniej powodów do zakupu osobnego narzędzia, np. w postaci płatnego konta w sieci społecznościowej, co z kolei jest oszczędnością finansową.

Jak Element ATS pomaga wyszukać kandydatów pasywnych

Element wyposażony jest wyszukiwarkę kandydatów na portalach Linkedin, Github i StackOverflow. Dla osób spoza branży IT dodamy, że Github i StackOverflow to dwa największe na świecie portale dedykowane programowaniu. Warto brać je pod uwagę w przypadku rekrutacji programistów.

X-ray zaimplementowany w Elemencie pozwala wyszukiwać kandydatów na wspomnianych portalach. Samo wyszukiwanie nie wymaga posiadania kont na portalach. Jeśli jednak chcemy zobaczyć konkretny profil, wówczas konieczne będzie posiadanie podstawowego, darmowego konta.

Zobacz jak w naszym ATS działa wyszukiwanie kandydatów w wewnętrznej bazie i sieciach społecznościowych Linkedin, Github i Stack Overflow:


Dodawanie kandydatów pasywnych do ATS

Kolejnym krokiem po wyszukaniu odpowiedniego kandydata jest dodanie go do listy osób, z którymi rekruter będzie kontaktował się w celu weryfikacji przydatności kandydata do procesu rekrutacyjnego. Sprawny ATS pomoże:

  • tworzyć listy pasywnych kandydatów
  • rejestrowanie postępu pozyskiwania kandydatów pasywnych

Można zapytać w czym lepsze jest prowadzenie procesu bezpośredniego wyszukiwania kandydatów w ATS w porównaniu do excela lub do projektów zakładanych na portalu Linkedin (opcja dla posiadaczy płatnych kont). Nowoczesny ATS daje kilka ważnych korzyści w tym obszarze:

  • pozyskiwanie kandydatów metodami bezpośrednimi jest zasadniczo pierwszym etapem procesu rekrutacyjnego; efektywnie jest prowadzić wszystkie etapy w jednym narzędziu
  • zarządzanie sourcingiem i procesem rekrutacji w ATS ułatwia generowanie ujednoliconych i spójnych raportów uwzględniających wszystkie metody i źródła kandydatów
  • niektóre systemy ATS (w tym Element) oferują automatyczną weryfikację czy pozyskiwany kandydat istnieje już w systemie
  • historia relacji z kandydatem, która zapisana jest w profilu kandydata, zaczyna się już na etapie pierwszego kontaktu w internecie, zanim kandydat formalnie zaaplikował.
Dodawanie do ATS Element kandydatów pozyskanych metodami bezpośrednimi

Element umożliwia szybkie dodawanie kandydatów wyszukanych na portalach Linkedin, Facebook czy Goldenline za pomocą wtyczki do przeglądarki. Dzięki wtyczce wystarczy kliknąć na profilu kandydata, by kolejnym kliknięciem dodać go do wybranego projektu.

Po dodaniu kandydata Element sam zweryfikuje, czy kandydat istnieje już w naszym ATS i poinformuje o ewentualnych duplikatach, jednocześnie pozwalając połączyć zdublowane profile.

Przydatną funkcją naszej wtyczki jest automatyczne rozpoznanie źródła kandydata. Wtyczka wie, na którym portalu rekruter się znajduje i automatycznie odnotowuje źródło kandydata po jego dodaniu. To ważna informacja z punktu widzenia raportowania źródeł kandydatów.

Wtyczka umożliwia również pobieranie linków aplikacyjnych. Linki aplikacyjne zostaną omówione w osobnym punkcie, dlatego w tym miejscu jedynie podkreślimy, że dzięki rozpoznawaniu portalu, na którym znajduej się rekruter, wtyczka zawsze udostępni link odpowiedni dla danego portalu.

Formularz aplikacyjny w ATS

Kandydat, który jest zainteresowany udziałem w procesie rekrutacyjnym powinien być - o ile jest to możliwe - skierowany na formularz aplikacyjny

Formularz aplikacyjny jest stroną internetową, za pomocą której kandydat zgłasza swoją osobę do procesu rekrutacyjnego. Za pomocą formularza kandydat przesyła informacje wymagane przez pracodawcę, w tym przede wszystkim dane osobowe i dokumenty aplikacyjne

Korzyści stosowania formularzy aplikacyjnych

Korzystanie z formularzy aplikacyjnych przynosi tę bardzo ważną korzyść, że pozwala automatycznie zapisać w ATS:

  • dane osobowe kandydata
  • dokumenty aplikacyjne, w tym CV kandydata
  • zgody na przetwarzanie danych osobowych (RODO)
  • odpowiedzi na pytania aplikacyjne, jeśli ATS umożliwia dodawanie pytań do formularza aplikacyjnego

Ponadto aplikowanie za pomocą formularza aplikacyjnego w systemach ATS pozwala:

  • automatycznie dodać kandydata nie tylko do bazy kandydatów, ale także do konkretnego projektu rekrutacyjnego utworzonego w ATS, na który kandydat aplikował
  • odczytać treść CV kandydata, dzięki czemu rekruter może natychmiast znaleźć kandydata po dowolnym słowie znajdującym się w CV (ATS musi posiadać funkcję odczytywania treści CV)
  • automatycznie uzupełnić profil kandydata utworzony w ATS (tylko systemy korzystające ze sztucznej inteligencji); to z kolei pozwala szybko przedstawiać gotowe profile hiring managerom lub wyszukiwać kandydatów np. obecnym stanowisku pracy
  • automatyzować raportowanie i notyfikowanie o nowych aplikacjach
Formularz aplikacyjny w Element ATS

Wszystkie z powyżej wskazanych korzyści i funkcjonalności zostały zaimplementowane w Elemencie. W szczególności nasza autorska sztuczna inteligencja doskonale sobie radzi z interpretacją treści życiorysów w języku polskim i angielskim. Dzięki sztucznej inteligencji nasz ATS oszczędza ogromną ilość czasu, która jest niezbędna do ręcznego uzupełnienia profili kandydatów.

Dodawanie pytań aplikacyjnych do formularza

ATS powinien wspierać rekruterów także we wstępnej selekcji kandydatów. Pomoc ta realizowana jest przede wszystkim poprzez tworzenie pytań aplikacyjnych, na które kandydat odpowiada za pomocą formularza aplikacyjnego. Do formularzy można dodawać zarówno pytania podstawowe, np. o oczekiwania finansowe, jak też zaawansowane, np. weryfikujące posiadanie określonych kompetencji czy kwalifikacji.

Uzyskanie od kandydata odpowiedzi na pytanie już na etapie aplikowania, oszczędza czas zarówno rekrutera jak i kandydata. Nie trzeba bowiem ponownie kontaktować się z kandydatem, by uzyskać informacje niezbędne do przeprowadzenia wstępnej selekcji.

Wybierając ATS warto upewnić się, że system będzie posiadał możliwość tworzenia pytań aplikacyjnych i szybkiej weryfikacji odpowiedzi.

Kreator pytań aplikacyjnych w ATS Element

W Elemencie dajemy rekruterom do dyspozycji kreator pytań aplikacyjnych, które można umieścić na dowolnym formularzu dla dowolnego projektu rekrutacyjnego. Rekruter ma do dyspozycji pytania:

  • otwarte
  • zamknięte
  • jednokrotnego wyboru
  • wielokrotnego wyboru
  • ocenne
  • dni kalendarzowe
  • dni tygodnia
  • pliki

Do pytań można przygotować listę odpowiedzi, które będą do dyspozycji kandydatów.

Punktacja odpowiedzi na pytania aplikacyjne i automatyczna preselekcja

Innowacyjną funkcjonalnością kreatora pytań aplikacyjnych w naszym ATS jest możliwość automatycznego oceniania odpowiedzi kandydata. Przygotowując formularz rekruter ustala punktację dla poszczególnych odpowiedzi na pytania aplikacyjne. Można również zaznaczyć odpowiedź dyskwalifikującą. Gdy kandydat wybiera odpowiedzi podczas aplikowania, system automatycznie zlicza punktację.

Dzięki pytaniom, zestawom odpowiedzi i punktacji, rekruter zawsze widzi, którzy kandydaci wypadli najlepiej podczas procesu aplikowania. Tym samym rekruter może od razu rozpocząć pracę z aplikacjami w kolejności ustalonej przez punktację zdobytą przez kandydatów.

Co ważne, nasz kreator formularza aplikacyjnego umożliwia dokonywania zmian pytań i odpowiedzi w każdym momencie trwania projektu rekrutacyjnego, a rekruter zawsze widzi, na jaką wersję formularza odpowiedział kandydat.

Zobacz krótki film prezentujący kreator pytań aplikacyjnych w naszym ATS:


Linki aplikacyjne w systemach ATS

Jednym z podstawowych zadań systemów ATS jest gromadzenie kandydatów. Gromadzenie kandydatów odbywa się - jak wspomnieliśmy powyżej - przede wszystkim poprzez formularze aplikacyjne, za pomocą których kandydat aplikuje. Formularz aplikacyjny jest stroną internetową, która ma swój własny adres internetowy.

Link aplikacyjny to adres strony internetowej zawierającej formularz aplikacyjny. Link aplikacyjny podłączony jest zazwyczaj do przycisku “aplikuj” w ogłoszeniu rekrutacyjnym. Linki aplikacyjne mogą być wykorzystywane także samodzielnie, bez ogłoszeń rekrutacyjnych, np. podczas bezpośredniego pozyskiwania kandydatów na portalu Linkedin. W takim wypadku wystarczy wysłać zainteresowanemu kandydatowi link aplikacyjny w wiadomości. Po użyciu linku kandydat od razu zobaczy formularz aplikacyjny.

Linki aplikacyjne tworzone są przez ATS automatycznie w momencie utworzenia projektu rekrutacyjnego. Każdy projekt rekrutacyjny powinien posiadać indywidualny zestaw linków aplikacyjnych, które kierują kandydatów na formularz aplikacyjny przygotowany dla tego konkretnego projektu.

Korzyści ze stosowania linków aplikacyjnych
Automatyczne przydzielanie kandydatów do projektów

Jedną z najważniejszych korzyści ze stosowania linków aplikacyjnych jest automatyczne przydzielanie kandydatów do projektów rekrutacyjnych. Dzięki linkom aplikacyjnym rekruter zawsze widzi w ATS wszystkich swoich kandydatów uporządkowanych w odpowiednich projektach rekrutacyjnych.

Przydzielanie kandydatów do rekruterów

Kolejną korzyścią jest przechowywanie w linku informacji o tym, do kogo ten link należy. Jeśli rekruter Ania i rekruter Basia prowadzą ten sam projekt rekrutacyjny, to dzięki linkom aplikacyjnym ATS powinien wiedzieć, czy kandydat Jan Kowalski zaaplikował za pomocą linku aplikacyjnego należącego do Ani czy do Basi. Posiadając taką wiedzę ATS będzie mógł prawidłowo raportować liczbę kandydatów pozyskanych przez Anię i Basię.

Źródła kandydatów

Trzecią, bardzo ważna funkcja linków aplikacyjnych, jest przechowywanie informacji o źródle kandydata. Kontynuując przykład Ani i Basi, przyjmijmy że Ania pozyskuje kandydatów zarówno za pomocą działań bezpośrednich na portalu Linkedin, ogłoszeń na portalach pracy, oraz na kilku grupach na portalu Facebook. Dzięki linkom aplikacyjnym system nigdy nie pomyli źródła poszczególnych kandydatów i raporty zawsze dokładnie wskażą, które ze źródeł kandydatów są najbardziej efektywne.

Generator linków aplikacyjnych

Aby w pełni wykorzystać potencjał linków aplikacyjnych, ATS powinien udostępnić użytkownikom generator takich linków. Dzięki generatorowi ATS powinien umożliwić tworzenie dowolnej liczby linków aplikacyjny.

Aby raz jeszcze przedstawić zalety linków aplikacyjnych i generatora tych linków, posłużymy się kolejnym przykładem: Ania organizuje webinar, w którym wezmą udział potencjalni kandydaci. ATS, na którym pracuje Ania, posiada generator linków aplikacyjnych. Ania utworzy nowy link aplikacyjny i nazwie go “Webinar”, a następnie przekaże ten link wszystkim uczestnikom webinaru. Każdy kandydat obecny na webinarze, który zechce złożyć swoją aplikację do firmy, w której Ania pracuje, zrobi to za pomocą linku aplikacyjnego przekazanego podczas webinaru. Kandydaci pojawią się w systemie ATS, w odpowiednim projekcie rekrutacyjnym i każdy z tych kandydatów będzie oznaczony jako pochodzący ze źródła “Webinar”.

W powyższy sposób możemy stworzyć link aplikacyjny dla dowolnego źródła kandydatów i każde z tych źródeł ATS powinien ujawnić w raportach skuteczności źródeł. To bardzo pomocne narzędzie w zarządzaniu źródłami kandydatów więc warto się upewnić, że system, na którym pracujemy, posiada generator linków aplikacyjnych.

Linki aplikacyjne w ATS Element

Naturalnie nie mogliśmy pominąć w Elemencie tak ważnej funkcji jak linki aplikacyjne wraz z generatorem linków. Zaimplementowaliśmy prosty i szybki sposób zarządzania linkami aplikacyjnymi. Wystarczy kliknąć utwórz nowy link i nazwać go odpowiednio, by od razu z niego korzystać.

Nasz generator linków nie ogranicza ich ilości. Po wygenerowaniu link jest przypisany zawsze do określonego użytkownika, choć mogą też istnieć w systemie linki ogólne, nie przypisane do nikogo.

Ręczne dodawanie kandydatów do projektów rekrutacyjnych

Nie zawsze kandydat chce lub może aplikować za pomocą formularza aplikacyjnego. Sytuacja taka występuje szczególnie w przypadku pracowników niższego szczebla. W takich przypadkach niezwykle ważne jest, aby ATS umożliwiał ręczne dodawanie kandydatów do systemu i projektów rekrutacyjnych.

Przy wyborze ATS warto zwrócić uwagę, aby ręczne dodawanie kandydatów było proste i szybkie. Nie chcemy aby taka mechaniczna czynność zabierałą rekruterom ich cenny czas.

Ręczne dodawanie kandydatów do projektów rekrutacyjnych w Element ATS

Dodawanie kandydatów do projektów rekrutacyjnych w Element jest szybkie i wygodne. Czynność wykonywana jest w kilka kliknięć a to, co nas wyróżnia od części innych systemów ATS, to możliwość dodawania wielu kandydatów jednocześnie do wielu projektów na dowolny etap

Widok projektu rekrutacyjnego w ATS

Projekt rekrutacyjny jest podstawowym elementem systemów ATS. To w projekcie rekrutacyjnym zarządzamy kandydatami, którzy uczestniczą w projekcie przechodząc przez etapy procesu rekrutacyjnego. ATS powinien umożliwiać rekruterom wygodny wgląd we wszystkie kluczowe informacje gromadzone w projekcie.

Bezsprzecznie najważniejszym widokiem w systemach ATS jest widok etapów procesu rekrutacyjnego i kandydatów, którzy znajdują się na poszczególnych etapach tego procesu. Do zaprezentowania tego widoku stosuje się zazwyczaj dwie metody: tabele i kanban.

Widok tabelaryczny przypomina tabelę excela, w której wierszach znajdują się kandydaci, a kolumny oznaczają etapy. Widok kanban przypomina tablicę z karteczkami. Jest nieco bardziej czytelny i przyjemniejszy dla oka, ale może mieć pewne ograniczenia w zakresie prezentowania danych i ich sortowania lub filtrowania, w stosunku do możliwości widoku tabelarycznego. Najlepiej, jeśli ATS posiada oba sposoby prezentowania danych ponieważ w różnych sytuacjach różne widoki się sprawdzają oraz użytkownicy mają różne preferencje.

Jakie widoki projektu dostępne są w Element ATS?

W naszym ATS zastosowaliśmy zarówno widok tabelaryczny jak i kanban. W widoku tablicy rekruter zobaczy więcej danych i może swobodnie sortować, filtrować i przeszukiwać tabelę. Ten widok jest szczególnie przydatny przy dużej liczbie kandydatów.

Widok kanban zastosowany w Elemencie umożliwia objęcie wzrokiem całego projektu rekrutacyjnego w ułamku sekundy i wygodne przenoszenie kandydatów pomiędzy etapami za pomocą techniki “przenieś i upuść”, dokładnie tak, jakbyśmy przenosili na tablicy żółte karteczki. Ten widok jest zdecydowanie ulubionym widokiem naszych użytkowników.

Przenoszenie kandydatów pomiędzy etapami

W toku realizacji procesów rekrutacyjnych kandydaci przechodzą przez ich kolejne etapy. ATS powinien umożliwić wygodne przenoszenie kandydatów między etapami, najlepiej w taki sposób, aby czynność ta zabierała rekruterowi jak najmniej czasu.

Przenoszenie kandydatów pomiędzy etapami w Element ATS

W Element postaraliśmy się zrobić to najwygodniej jak to tylko możliwe i zastosowaliśmy dwa sposoby.

Pierwszy sposób to “przenieś i upuść” w widoku kanban, czyli “tablicy z karteczkami”. Wystarczy złapać kandydata i przeciągnąć go do wybranego etapu.

Sposób drugi dotyczy widoku tabelarycznego. Wystarczy kliknąć na nazwę etapu i z rozwijanej listy wybrać nowy etap, do którego chcemy przenieść kandydata.

Szybka zmiana etapów kandydatów to szybka praca na projektach rekrutacyjnych!

Zobacz jak wygląda proces rekrutacyjny w widoku "kanban" w ATS Element:


Odrzucanie kandydatów w procesie rekrutacyjnym

Nie wszyscy kandydaci mogą zostać zatrudnieni, dlatego też ATS zazwyczaj umożliwia odrzucanie kandydatów biorących udział w procesie rekrutacyjnym. Pojęciem “odrzucanie” posługujemy się tu jako skrótem myślowym, który obejmuje także rezygnację kandydata.

Część systemów rekrutacyjnych pozwala po prostu odrzucić kandydata z projektu, bez wskazywania na jakim etapie kandydat został odrzucony. Wybierając ATS warto dopilnować, by system pozwalał wskazać etap, na którym kandydat został odrzucony. Bez tej informacji ATS nie przedstawi nam raportu o tym, na jakich etapach najwięcej kandydatów odpada.

Kolejną przydatną funkcjonalnością, na którą warto zwrócić uwagę, jest możliwość wskazania powodu odrzucenia. Przydaje się szczególnie, gdy chcemy przekazać feedback kandydatowi.

Jak rozwiązaliśmy to w Element?

Jak zawsze prosto i wygodnie. Kandydata można odrzucić na dowolnym etapie, ze wskazaniem powodu odrzucenia. Kandydaci nadal są widoczni w projekcie, ale łatwo ich odróżnić od kandydatów aktywnych. Jednym kliknięciem można również ukryć wszystkich odrzuconych kandydatów, lub wyświetlić właśnie tylko takich.

Oceny, opinie i notatki dotyczące kandydatów

Każdy kandydat jest inny i w związku z tym może być inaczej postrzegany przez różne osoby w kontekście różnych procesów rekrutacyjnych. Profil kandydata utworzony w systemie ATS to nie tylko miejsce na przechowywanie danych osobowych, ale także na historię relacji budowanej z kandydatem, oraz właśnie na wszelkie uwagi, jakie uczestnicy procesów rekrutacyjnych (rekruterzy, hiring managerowie) zgłosili względem kandydata.

Wybierając ATS warto upewnić się, że system umożliwia użytkownikom sprawne dodawanie do kandydatów notatek i ocen lub rekomendacji, oraz że informacje te są zawsze dostępne i łatwe do wyszukania. Dzięki gromadzeniu tych informacji profil kandydata staje się z czasem skarbnicą wiedzy, która może zaoferować znacznie więcej niż CV przesłane przez kandydata.

Oceny, uwagi i notatki dodawane do kandydata w Element ATS

Najprostszym sposobem wyrażania swojej opinii o kandydacie w Element jest dodawanie rekomendacji lub jej braku, za pomocą ikonki kciuka w górę lub w dół. Wyrażenie swojej opinii w ten sposób możliwe jest zawsze w kontekście konkretnego projektu rekrutacyjnego.

Innym sposobem, który oferuje więcej swobody w wyrażenia swojej opinii, jest dodanie notatki do kandydata. W formie notatki możemy dodać dowolną informację, także poza kontekstem projektu. Treść notatek jest natychmiast możliwa do wyszukania po dowolnym jej fragmencie.

Jeśli notatka dodana została w kontekście projektu rekrutacyjnego, wówczas jest również zapisana w profilu kandydata, wskazując kto dodał notatkę, kiedy i w jakim projekcie. Notatka dodana w projekcie widoczna jest również w historii działań podejmowanych w ramach tego projektu.

Historia projektu rekrutacyjnego

Wszystkie istotne czynności realizowane w toku prowadzenia procesu rekrutacyjnego powinny być rejestrowane. Zapis historii projektu jest niezbędny jeśli oczekujemy raportów i możliwości sprawdzenia co się działo w projekcie w przeszłości. Pamiętajmy, że bez względu na to, czy projekt prezentowany jest w formie tabelki, czy kanban, zawsze widzimy stan obecny a przeszłość jest przed nami zazwyczaj ukryta.

Wybierając system ATS sprawdźmy, czy będziemy mieć wygodny dostęp do historii projektów rekrutacyjnych. Wygodny dostęp to:

  • czytelny, zrozumiały dla każdego użytkownika systemu, zapis historii całego projektu
  • szczegółowy rejestr zdarzeń w projekcie, obejmujący takie informacje jak zmiany etapów, odrzucenia, dodane rekomendacje, notatki, zmiany dokonywane w projekcie, przy czym wszystkie powyższe informacje powinny być odnotowane ze wskazaniem daty i osoby odpowiedzialnej za określone działanie
  • możliwość przeszukiwania i filtrowania historii projektu, co jest szczególnie przydatne jeśli chcemy sprawdzić co się działo z konkretnym kandydatem na przestrzeni projektu lub co się działo na określonym etapie

Jak Element rejestruje historię projektu rekrutacyjnego?

W naszym ATS każdy projekt rekrutacyjny posiada swoją własną historię, która uzupełniana jest jest przez system automatycznie. W każdej chwili użytkownik systemu może przejść do zakładki “Działania” i tam zobaczyć kompletny rejestr zdarzeń, jakie miały miejsce w projekcie. Historię można dowolnie przeszukiwać i filtrować oraz przewijać w górę i w dół. Dodatkowo, po podłączeniu kalendarza, będzie można zobaczyć także zdarzenia zaplanowane, które jeszcze się nie wydarzyły.

Jak ATS pomaga w komunikacji z kandydatami i dbaniu o candidate experience

Kilka słów wstępu o tym, dlaczego komunikacja z kandydatem jest bardzo ważna.

Jedną z największych bolączek procesów rekrutacyjnych jest brak odpowiedniej komunikacji pomiędzy osobą prowadzącą proces rekrutacyjny a kandydatem. Kandydaci najczęściej zbyt długo czekają na informacje zwrotne. Brak komunikacji rodzi frustrację kandydatów, co zmniejsza szansę na powodzenie projektu rekrutacyjnego. Kandydat, który nie jest informowany o przebiegu procesu uznaje często, że jego kandydatura nie znalazła wystarczającego zainteresowania. To składnia kandydata do angażowania się w inne procesy rekrutacyjne.

Z drugiej strony dobra komunikacja z kandydatem to nie tylko zwiększenie szansy na skuteczne zakończenie procesu rekrutacyjnego, ale także dbanie o dobre imię rekrutera i reprezentowanej przez niego firmy.

Z powyższych powodów dokonując wyboru systemu ATS należy szczególną uwagę zwrócić na to, czy system ułatwia komunikację z kandydatami. Usprawnienia komunikacji z kandydatami oferowane przez nowoczesne programy ATS są szczególnie ważne w dwóch przypadkach:

  • rekruter obsługuje tak dużą liczbę kandydatów, że nie ma wystarczającej ilości czasu do utrzymania bieżącej komunikacji z każdym z kandydatów
  • część lub cała komunikacja z kandydatami polega na przekazywaniu informacji rutynowych, o powtarzającej się treści, np. przekazywanie podziękowań za złożenie aplikacji lub informacji o zakwalifikowaniu się do etapu

Dobry ATS pomaga rekruterom zarządzać komunikacją z kandydatami, rejestrując tę komunikację w profilu kandydata, oferując szablony wiadomości, synchronizując system ze skrzynką mailową rekrutera, czy notyfikując pojawienie się nowych wiadomości. Bardzo dobry ATS zadba także, aby automatycznie wysłać odpowiednie wiadomości do kandydatów w odpowiednim czasie, zwalniając z tego obowiązku rekrutera.

W jaki sposób ATS może samodzielnie komunikować się z kandydatem?

Komunikacja z kandydatami w ATS Element

Wsparcie rekruterów w zakresie komunikacji z kandydatami Element oferuje już na etapie aplikowania. Każdy kandydat, który przesłał swoje zgłoszenie do procesu rekrutacyjnego może otrzymać stworzoną przez rekrutera wiadomość e-mailową, np. z podziękowaniem za udział w procesie i informacją o kolejnym etapie procesu.

Dodatkowo nasz ATS umożliwia tworzenie szablonów wiadomości dla poszczególnych etapów procesu rekrutacyjnego. Przyjmują dla przykładu, że proces rekrutacyjny posiada trzy etapy, rekruter może stworzyć trzy różne szablony wiadomości, każdy dla jednego etapu. Dzięki tej funkcji, rekruter może całkowicie powierzyć Elementowi wysyłanie wiadomości email do kandydatów, którzy pojawiają się na etapach. Zatem gdy tylko kandydat zostanie przeniesiony do kolejnego etapu przez rekrutera, Element automatycznie wyśle do tego kandydata wiadomość o treści zgodnej z wcześniej przygotowanym szablonem.

Dzięki powyższej funkcjonalności, proces rutynowej komunikacji pomiędzy rekruterem a kandydatem, przebiega w naszym ATS całkowicie automatycznie. Przynosi to ważne korzyści:

  • oszczędność czasu i wygodę, albowiem rekruter nie musi samodzielnie sporządzać wiadomości i pamiętać o ich wysyłaniu
  • zapewnia jednolity poziom candidate experience wszystkim kandydatom, bez względu na to czy jest ich kilku czy kilkuset i na jakim etapie się znajdują

Przy okazji warto wspomnieć, że Element umożliwia także automatyczne wysyłanie wiadomości związane ze zgodami RODO, np. wysyłanie próśb o przedłużenie kończących się zgód.

NA SKRÓTY

Poznaj system rekrutacyjny Element

Umów się na Demo