W organizacjach rozproszonych procesy rekrutacyjne stoją przed unikalnym wyzwaniem zapewnienia koordynacji między różnymi lokalizacjami, co jest kluczowe dla zapewnienia spójności i efektywności działań. W takim środowisku, tablice kanban mogą okazać się nieocenionym narzędziem, umożliwiającym wizualizację postępów i ułatwiającym komunikację między oddziałami.

Proces rekrutacyjny często rozpoczyna się w centrali, która tworzy procesy rekrutacyjne i publikuje ogłoszenia. W modelu, w którym centrala przekazuje kandydatów do różnych oddziałów, istnieje jasno określona ścieżka przepływu kandydatów. Dzięki temu, jeśli kandydat zostanie odrzucony przez jeden z oddziałów, istnieje możliwość jego ponownego przekierowania do innej części organizacji. Taka strategia, wykorzystywana np. przez markety, które mogą mieć wiele sklepów w jednej miejscowości,  pozwala na efektywne wykorzystanie puli kandydatów i zwiększa ich szanse na zatrudnienie w innym miejscu.

Inny scenariusz to sytuacja, w której oddział przejmuje całkowicie proces rekrutacyjny od centrali. W takim modelu zachodzi pełna decentralizacja odpowiedzialności, co pozwala oddziałowi na dostosowanie procesu do lokalnych specyfik i potrzeb. W tym przypadku centrala może nie mieć wglądu w dalszą część procesu rekrutacyjnego (np. rola centrali kończy sie na przekazaniu kandydata do oddziału), co podkreśla zaufanie do lokalnych menedżerów.

W organizacjach rozproszonych niezwykle ważne jest utrzymanie spójności standardów rekrutacyjnych, mimo różnic regionalnych i lokalnych praktyk. Technologia i narzędzia, takie jak systemy ATS i dostępne w tych systemach tablice Kanban, są bardzo pomocne w efektywnym zarządzania i śledzeniu procesów w tak złożonym środowisku.\