Na to pytanie nie ma niestety jednoznacznej odpowiedzi ponieważ RODO nie stwierdza konkretnego terminu. Prawo mówi o tym, że można przetwarzać dane osobowe na czas nie dłuższy, niż jest to niezbędne dla celów, dla których dane są przetwarzane.

Co to znaczy czas niezbędny dla celów przetwarzania danych? Każdy przypadek warto rozpatrywać indywidualnie. Istnieje pewna praktyka, które stwierdza, że termin 14 dni po zakończeniu procesu rekrutacyjnego (dla celów administracyjnych), nie przekracza tej granicy. 

Aktualizacja z 10.09.2022 – pojawiło się rozstrzygnięcie sądowe, które uchyliło decyzję Prezesa UODO i które sugeruje, że CV kandydata pracodawca może przechowywać 3 lata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Więcej w moim artykule, który opisuje powyższe rozstrzygnięcie.

W mojej osobistej ocenie, którą należy brać jednak tylko i wyłącznie jako moją opinię a nie poradę prawną, czas niezbędny trwa tak długo, jak długo istnieje rzeczywista szansa, że kandydat zostanie zatrudniony.

W przypadku sporu sądowego musimy wykazać, że rzeczywiście wszyscy kandydaci, których dane przetwarzamy, są realnie brani pod uwagę jako kandydaci do zatrudnienia na stanowisku, na które aplikowali.

Trzeba jednak rozdzielić zgodę kandydata na udział w konkretnym procesie rekrutacyjnym od zgody na przyszłe procesy.

W przypadku zgody na konkretny proces rekrutacyjny, dane osobowe kandydata możemy przetwarzać na pewno do zakończenia tego procesu i przez krótki (np. wspomniane wyżej 14 dni) czas po zakończeniu tego procesu. Co jednak w przypadku, gdy ten proces rekrutacji nie kończy się w ogóle ponieważ stale poszukujemy kandydatów na określone stanowisko pracy? Co w sytuacji, gdy kandydat aplikujący na takie stanowisko nie jest kandydatem pierwszego wyboru i trzymany jest w tym procesie na wypadek, gdyby nie udało się znaleźć kandydata bardziej odpowiedniego? Proces nie został zamknięty, cały czas trwa, jednocześnie nie podejmujemy ostatecznej decyzji co do kandydata w tym procesie i przetwarzamy dane tego kandydata np. przez 12 miesięcy od momentu, kiedy ten kandydata zaaplikował, a po drodze zatrudniliśmy już 10 innych kandydatów. Jak takie działanie zostałoby zinterpretowane przez sąd? Trudno niestety powiedzieć i musimy czekać na konkretne rozstrzygnięcia, które wyznaczą kierunek interpretacji przepisów.

Komentarz Macieja Michalewskiego: W przypadku zgody na przyszłe procesy rekrutacyjne również nie ma konkretnych wytycznych w RODO. W każdym miesiącu wdrażam system rekrutacyjny Element w kolejnych firmach i widzę, że w większości przypadków firmy te stosuję 12 i 24 miesięczny termin obowiązywania zgody na przyszłe procesy rekrutacyjne. Spotkałem jednakże i takie firmy, które zgodę na przyszłe procesy rekrutacyjne traktują jako zgodę bezterminową, do odwołania przez kandydata. Ponownie nie ma tu jednego, jasnego i bezspornego rozstrzygnięcia.

Komentarz Arkadiusza Szczudło: dane w ramach przyszłych rekrutacji powinny być przetwarzane tak długo, jak CV jest wartościowe dla pracodawcy – będzie to najczęściej jednak 6-12 miesięcy. Dane w CV potrafią się szybko dezaktualizować.