Czy Twoje CV przejdzie przez ATS? Sprawdź i popraw

11 listopada 2024

Czy Twoje CV przejdzie przez system ATS? Krótka odpowiedź

Tak, jeśli system potrafi odczytać tekst Twojego CV i jeśli w tym tekście są słowa, po których rekruter szuka kandydatów. Sam system ATS nie ocenia CV i nie odrzuca go automatycznie, o czym piszemy szerzej w artykule Czy system ATS odrzuca CV?. Problem zaczyna się wcześniej: jeśli system nie wyciągnie tekstu z pliku albo w CV brakuje fraz wpisywanych przez rekrutera (stanowiska, umiejętności, technologii), rekruter po prostu Twojego CV nie znajdzie. Dlatego liczą się dwie rzeczy: czy CV jest technicznie czytelne i czy zawiera właściwe słowa kluczowe. Pierwsze sprawdzisz w liście sygnałów niżej, drugie poprawisz chmurą słów kluczowych, o której jest reszta tego artykułu.

Systemy ATS analizują CV i pomagają w selekcji kandydatów

Im większa firma i im więcej procesów rekrutacyjnych, tym większe szansa na to, że rekrutacje zarządzane są przez system ATS, czyli system automatyzujący procesy rekrutacyjne. Choć każdy system inaczej wygląda i różni się w szczegółach, to w ogólnych założeniach działa podobnie i ma zbliżone funkcje do swoich konkurentów. Jedną z takich głównych funkcji jest odczytywanie treści CV kandydata i zapisywanie tej treści w systemie po to, aby rekruter mógł łatwo odszukać kandydatów, w których CV znajdują się poszukiwanie przez rekrutera słowa kluczowe.

Przykład: 

Pracodawca poszukuje kandydatów na stanowisko handlowca. Rekruter zakłada w systemie ATS nową rekrutację na to stanowisko. Następnie rekruter wpisuje w systemie ATS hasło “handlowiec” by zobaczyć, czy w bazie kandydatów znajdują się osoby, które mają doświadczenie na stanowiskach handlowych. Kandydaci mogą znajdować się w bazie z uwagi na fakt, że pracodawca w przeszłości już prowadził rekrutacje na to stanowisko.

Po wpisaniu w systemie ATS odpowiednich słów kluczowych system wyświetla wszystkich kandydatów, którzy znajdują się w bazie i którzy takie słowa mają w swoim CV. Zresztą nie tylko w CV. Część systemów, np. Element, przeszukują także notatki oraz treść formularzy aplikacyjnych.

Słowa kluczowe są najważniejsze w wyszukiwaniu CV w systemach ATS

Kontynuując przykład handlowca, jeśli któryś kandydat nie dodał do swojego CV słowa “handlowiec” a jedynie “Specjalista ds. sprzedaży”, to najprawdopodobniej  ten kandydat nie zostanie znaleziony przez rekrutera, który w wyszukiwarce wpisze jedynie “handlowiec”. W konsekwencji maleją szanse tego kandydata na zaangażowanie w ten konkretny proces rekrutacyjny.

Jak zatem zwiększyć szansę kandydata na to, że jego CV zostanie wyszukane spośród tysięcy innych kandydatów? Zastosuj chmurę słów kluczowych.

Keywords cloud, czyli chmura słów kluczowych

Chmura słów kluczowych to zestaw słów, które rekruter może wpisać w systemie ATS aby znaleźć kandydatów na określone stanowisko. W naszym przykładzie poszukiwania handlowca, każdy kandydat, który chce rozwijać się na tym stanowisku, powinien upewnić się, że w jego CV znajdują się takie słowa, jak:
handlowiec, handel, sprzedaż, sprzedaży, klient, klientów, B2B (lub B2C albo jedno i drugie), business development, customer, client, acquisition, sales

To z pewnością nie wszystkie możliwości, ot pierwsze, które przyszły mi do głowy pisząc ten artykuł. Generalnie im więcej tym lepiej. Należy kierować się zasadą – lepiej za dużo niż za mało. Lepiej, żeby rekruter znalazł CV i po dokładnej analizie ewentualnie je odrzucił, niż żeby nigdy tego CV nie znalazł. Oczywiście wszystko w ramach rozsądku. Nie róbmy z siebie wariatów i nie umieszczajmy słowa “handlowiec”, jeśli poszukujemy pracy na stanowisku radcy prawnego, tudzież programisty.

Dodawanie słów kluczowych do CV - dodaj do opisu stanowiska

Pierwszy sposób na dodanie słów kluczowych do CV to dodanie ich do opisu doświadczenia zawodowego. Weźmy na przykład stanowisko handlowca b2b.

Firma: Element
Stanowisko: New Business Developer
Zakres obowiązków: Pozyskiwanie nowych klientów biznesowych, utrzymywanie i rozwój relacji z obecnymi klientami, budowa pozytywnego wizerunku firmy na rynku, realizacja i raportowanie KPI.
Słowa kluczowe: sprzedaż, B2B, Handel, SDR, business development, sales, klienci, lead generation, generowanie leadów, upselling, customer, deals

Taki format opisu historii doświadczenia zawodowego w CV daje jasno do zrozumienia rekruterom, że te słowa dodaliśmy właśnie po to, aby mógł nas wyszukać po nich wyszukać. Struktura jest zrozumiała, nie tworzy bałaganu, nie pozostawia zbyt wiele dla domysłów mniej doświadczonych rekruterów. Do każdego stanowiska, które jest istotne pod kątem poszukiwanej przez kandydata pracy, dodajemy odpowiedni zestaw słów kluczowych.

Co to znaczy, że stanowisko jest istotne pod kątem poszukiwanej pracy?

Chodzi o to, że jeśli handlowiec pracował kiedyś jako recepcjonista w hotelu, to przy stanowisku recepcyjnym nie musimy dodawać słów kluczowych związanych z pracą na recepcji. Skoro bowiem kandydat chce rozwijać się na stanowiskach sprzedażowych, a nie recepcyjnych, to kandydat ten nie chce, aby jego CV było wyszukiwane przez rekruterów wpisujących w systemie ATS takie słowa jak “recepcja”, “obsługa gości”, “hotel” itp. Nie oznacza to jednak, że należy usuwać z CV informację o tym, że kiedyś handlowiec pracował na stanowisku recepcyjnym. Ta informacja może być przydatna do oceny całokształtu doświadczenia handlowca. Po prostu pomijamy słowa kluczowe związane z pracą na recepcji, aby nie wprowadzać systemu i rekrutera w błąd, że poszukujemy właśnie takiej pracy. Rekruter nie będzie szukał handlowców po haśle “recepcjonista”.

Dodawanie słów kluczowych do CV - stwórz osobne miejsce w CV na chmurę słów kluczowych

Można jednak zrobić trochę inaczej. Na końcu CV albo gdzieś na marginesie, nawet mniejszym rozmiarem tekstu, aby nie zabierało to dużo miejsca, tworzymy ogólną chmurę słów kluczowych, gdzie wpisujemy wszystkie słowa związane ze wszystkimi stanowiskami pracy, które chcemy wyróżnić pod kątem naszych oczekiwań co do dalszego rozwoju zawodowego. 

Nie ma większego znaczenia, gdzie konkretnie w CV stworzymy miejsce na chmurę słów kluczowych. Nieważne, czy to będzie stopka, margines, czy osobny akapit. Warto natomiast rozważyć nazwanie tego miejsca, np. “słowa kluczowe”, aby mniej doświadczeni rekruterzy zrozumieli, czym jest ta sekcja.

Tu jedna uwaga – nie ukrywajmy tych słów poprzez zlewanie koloru czcionki z kolorem tła CV (np. biała czcionka na białym tle dokumentu). Rekruter musi widzieć, gdzie w CV pojawiło się słowo, które wpisał w wyszukiwarce systemu ATS. W przeciwnym wypadku może uznać, że doszło do błędu i przejdzie do kolejnego CV.

Stwórz chmurę słów kluczowych za pomocą AI

Świetnym narzędziem, do tworzenia słów kluczowych, są sztuczne inteligencje, takie jak ChatGPT. Przypomnę, że z ChatGPT możes skorzystać bezpłatnie. Funkcja dołączania dokumentów (CV), dostępna jest bezpłatnym ChatGPT ale dopiero po zalogowaniu.

Oto przykładowy prompt, który należy wpisać w ChatGPT, aby uzyskać listę słów kluczowych dopasowanych do określonego stanowiska pracy:

Pomóż mi stworzyć trzy listy słów kluczowych do załączonego CV, które zwiększą moje szanse na znalezienie przez rekruterów w systemach ATS.

Lista ogólna: Najpierw przygotuj listę ogólnych słów kluczowych dla stanowiska [nazwa stanowiska, np. specjalista ds. marketingu cyfrowego]. Uwzględnij najczęściej wyszukiwane frazy oraz umiejętności, które rekruterzy mogą wpisywać, poszukując kandydatów na to stanowisko. Skup się na popularnych terminach branżowych, umiejętnościach technicznych, miękkich kompetencjach oraz narzędziach, które są często wymagane w tej roli.

Lista dopasowana do mojego CV: Następnie, po analizie treści mojego CV, stwórz drugą listę słów kluczowych, która będzie dostosowana do mojego specyficznego doświadczenia, umiejętności oraz osiągnięć. Uwzględnij w tej liście słowa kluczowe, które mogą być szczególnie istotne dla rekruterów poszukujących kogoś o moim profilu zawodowym. Skup się na tych umiejętnościach, osiągnięciach i technologiach, które wyróżniają mnie spośród innych kandydatów i są specyficzne dla mojej kariery oraz kompetencji.

Lista łącząca: Na końcu stwórz trzecią listę, która będzie połączeniem obu poprzednich list – zawierać ma wszystkie ogólne słowa kluczowe oraz te specyficzne dla mojego CV. Lista ta powinna zawierać wszystkie kluczowe frazy i umiejętności, które mogą zwiększyć moje szanse na znalezienie przez rekruterów, zarówno tych poszukujących szeroko, jak i tych, którzy szukają konkretnych profili.

Podaj każdą listę osobno, używając odpowiednich nagłówków: „Lista ogólnych słów kluczowych,” „Lista słów kluczowych dopasowanych do CV,” oraz „Lista łącząca.”

Pamiętaj, aby każdą odpowiedź ChatGPT i innych sztucznych inteligencji zweryfikować. To wciąż niedoskonałe technologie, które mogą zwracać błędne informacje, m.in. na skutek tak zwanych halucynacji. Przeczytaj listę, usuń słowa, które oceniasz jako błędne i następnie dodaj finalną wersję do swojego CV.

Kompleksowy poradnik tworzenia CV i profili LinkedIn

Jeśli poszukujesz kompleksowej wiedzy o tym, jak napisać CV lub profil LinkedIn, to zachęcam do poradnika, który przygotowałem na bazie moich własnych wieloletnich doświadczeń rekrutacyjnych. Poradnik aktualizuje cyklicznie.

Jak napisać CV i jak stworzyć profil Linkedin

Jak systemy ATS analizują CV?

Na koniec ciekawostka, kompleksowy artykuł przygotowany przez Jana Czerniawskiego, który szeroko i dogłębnie analizuje, w jaki sposób systemy ATS procesują dokumenty kandydatów. W artykule Jan przedstawia przykłady między innymi z systemu ATS Element.

Wszystko, czego nie wiesz o ATS, a wstydziłeś się zapytać (Q&A)

Sprawdź sam: 7 sygnałów, że Twoje CV może nie przejść przez ATS

Zanim dodasz słowa kluczowe, sprawdź, czy CV nie ma prostszego, technicznego problemu:

  1. CV jest zdjęciem albo skanem. Jeśli nie możesz zaznaczyć i skopiować tekstu z pliku PDF, system ATS też go nie odczyta.
  2. Wszystkie dane są w tabelach albo kolumnach. Niektóre systemy gubią wtedy kolejność treści.
  3. Nazwa stanowiska w CV różni się od tej z ogłoszenia. Jeśli ogłoszenie mówi „specjalista ds. sprzedaży”, a Twoje CV „sales rep”, rekruter szukający pierwszej frazy może Cię nie znaleźć.
  4. Brakuje słów kluczowych z ogłoszenia. Jeśli ogłoszenie wymienia konkretne narzędzia, certyfikaty albo technologie, a Twoje CV nie wymienia ich wprost, nie zostaniesz znaleziony po tych frazach.
  5. CV jest tylko w jednym języku. Rekruter może szukać polskich i angielskich fraz, na przykład „sprzedaż” i „sales”.
  6. Plik ma nietypowe rozszerzenie. Trzymaj się PDF albo DOCX, rzadsze formaty bywają problematyczne.
  7. CV graficzne eksportuje się jako obraz. Jeśli projektujesz CV graficznie, sprawdź, czy PDF zachowuje zaznaczalny tekst.

Punkty 1, 2, 6 i 7 poprawisz w samym pliku. Punkty 3, 4 i 5 rozwiązuje chmura słów kluczowych opisana wyżej.

Najczęściej zadawane pytania

Czy da się sprawdzić CV pod ATS za darmo, bez wysyłania go nigdzie?

Tak. Lista sygnałów wyżej opiera się na tym, co widzisz sam w pliku: czy tekst da się zaznaczyć, czy nazwy stanowisk pokrywają się z ogłoszeniem i czy plik to PDF albo DOCX. Nie potrzebujesz do tego żadnego narzędzia.

Czy CV zrobione w Canvie przejdzie przez system ATS?

Tak, jeśli eksport do PDF zachowuje zaznaczalny tekst. Problemem jest dopiero CV zapisane jako obraz (JPG, PNG) albo zeskanowane zdjęcie.

Ile słów kluczowych powinno być w CV?

Nie ma sztywnej liczby. Liczy się pokrycie fraz z konkretnego ogłoszenia, a nie upychanie jak największej liczby słów. Jak zbudować taką listę, opisujemy w części o chmurze słów kluczowych.

Najczęściej czytane:

  1. Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
  2. Praca w HR – najnowsze oferty pracy i aktualne średnie wynagrodzenia w branży HR
  3. Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
  4. Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
  5. Sztuczna inteligencja w rekrutacji i Chat GPT-3 – wszystko co musisz wiedzieć o najnowszej wersji sztucznej inteligencji i jej możliwych zastosowaniach, także w rekrutacji.
  6. RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.
  7. Wszystko o systemach ATS – poradnik wyboru systemu rekrutacyjnego
Picture of Maciej Michalewski

Maciej Michalewski

Founder & CEO @ Element

Więcej o pisaniu CV i profilu LinkedIn znajdziesz w naszym pełnym poradniku. Jeśli zastanawiasz się, czy system mógł odrzucić Twoje zgłoszenie, przeczytaj też Czy system ATS odrzuca CV? Prawda wygląda inaczej.

Nasze artykuły przeczytasz także na Medium, Hashnode, Substack, Reddit

Ostatnie wpisy: