Pracodawca może żądać informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia kandydata jeśli jest to niezbędne do oceny przydatności kandydata do stanowiska pracy. Mówi o tym artykuł 22′ Kodeksu pracy.

Jednocześnie par. 5 tego artykułu stwierdza, że pracodawca może żądać udokumentowania tej historii w celu jej potwierdzenia. Kodeks pracy nie stwierdza jakie dokumenty mają potwierdzać historię kandydata, a zatem należy uznać, że mogą być to dowolne dokumenty, które są wystarczające do realizacji tego celu, a jednocześnie informacje zawarte w tych dokumentach nie wykraczają poza ten cel. Świadectwo pracy lub innego rodzaju pisemne potwierdzenie zatrudnienia kandydata w poprzednim miejscu pracy, wydają się odpowiednią metodą udokumentowania historii zatrudnienia.

Powyższy artykuł nie daje jednak odpowiedzi na pytanie o to, czy pracodawca może weryfikować historię zatrudnienia kandydata w inny sposób, niż żądając odpowiednich dokumentów od kandydata. W szczególności kodeks pracy nie stwierdza, czy pracodawca może np. samodzielnie skontaktować się z poprzednim pracodawcą, albo też zlecić weryfikację historii zatrudnienia specjalizującej się w tym firmie.

W ocenie naszego eksperta, Anny Żmijewskiej, samodzielna weryfikacja historii zatrudnienia kandydata (lub realizowana za pomocą innego podmiotu) może być wykonana wyłącznie za zgodą kandydata i dla celów dowodowych zgoda ta powinna być wyrażona w formie udokumentowanej, np. potwierdzenie e-mailowe lub zapisana w systemie rekrutacyjnym informacja o tym, że kandydat kliknął odpowiednia zgodę na formularzu aplikacyjnym. W przypadku zlecenia weryfikacji historii zatrudnienia innej firmie, zgodę kandydata może uzyskać również ta firma.

Zwracamy również uwagę na fakt, że poradnik UODO mówi o tym, że pracodawca może skorzystać z informacji dostępnych na portalu Linkedin w celu potwierdzenia historii zatrudnienia kandydata. Jest to jednak wyjątek wynikający z faktu, że celem portalu Linkedin jest dzielenie się informacjami o historii zatrudnienia i doświadczeniu zawodowym. Pozyskiwanie danych osobowych o kandydacie do pracy z innych portali, takich jak np. Facebook, nie jest już dopuszczalne.

Dodatkowo UODO stwierdza, że decyzja rekrutacyjna wciąż musi być podjęta na podstawie oświadczeń kandydata, a nie na podstawie tego, co znajduje się na portalu Linkedin.

Dane szczególnie wrażliwe kandydat może wysyłać z tylko i wyłącznie z własnej woli. Dane szczególnie wrażliwe to m.in. dane o pochodzeniu etnicznym, poglądy światopoglądowe, dane o stanie zdrowia, wierze itp. Dodatkowo do przetwarzania tych danych przez pracodawcę warto mieć udokumentowaną wyraźną zgodę kandydata.

Na marginesie warto wskazać, że w opinii naszej ekspertki Anny Żmijewskiej, która posiada doświadczenie w obsłudze międzynarodowych podmiotów, w innych krajach Europy znacznie mniej restrykcyjnie niż w Polsce podchodzi się do przepisów RODO.

Podsumowując:

• Pracodawca może żądać od kandydata dokumentów potwierdzających historię zatrudnienia (np. świadectwo pracy).
• Pracodawca może weryfikować historię zatrudnienia na Linkedin, ale nie na Facebook.
• Pracodawca może za zgodą kandydata zlecić weryfikację historii zatrudnienia innej firmie.