Wyrok NSA - prawo trzymania danych kandydata przez 3 lata
Orzeczenia
W 2022 roku, w tym artykule, przedstawiłem pierwsze, lub jedne z pierwszych orzeczeń sądowych uchylającą decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prezes nałożył karę na pracodawcę, który zbyt długo – jego zdaniem – przechowywał dane kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.
W powyższym artykule przychyliłem się do decyzji sądu, ale wskazałem też, że jest to jedno z pierwszych rozstrzygnięć i należy zaczekać, na decyzje wyższych instancji. No i się doczekaliśmy.
3 lata potwierdzone
W zabieganiu nie zauważyłem, że w zeszłym roku Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził słuszność orzeczenia z 2022 roku. Pracodawca ma prawo przechowywać dane kandydata przez 3 lata od zakończenia procesu rekrutacyjnego. Zgodnie z orzeczeniem NSA:
- Po zakończeniu procesu rekrutacji administrator ma prawo przechowywać dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni. Podstawą prawną takiego działania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ administrator posiada uzasadniony interes w ich zachowaniu – chodzi o możliwość obrony w sytuacji, gdyby kandydat wystąpił z roszczeniem odszkodowawczym związanym z dyskryminacją w zatrudnieniu. (o tym pisałem właśnie w artykule z 2022 r.)
- Okres przechowywania danych nie może przekraczać czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, czyli 3 lat.
- Po upływie tego terminu administrator powinien nieodwracalnie usunąć dane kandydata, gdyż przestają one być niezbędne do realizacji interesu prawnego – w tym momencie możliwe staje się skuteczne podniesienie zarzutu przedawnienia i obrona przed roszczeniem.
Już w 2022 roku byłem na stanowisku, że okres retencji danych kandydata powinien wynosić trzy lata. Gdybym prowadził rekrutacje, to w swoim systemie ATS ustawiłbym właśnie 36-miesięczny termin na anonimizację danych kandydatów.
Kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji
Korzystając z okazji, przypominam o poniższym poradniku, który popełniłem jakiś czas temu. Znajdziesz tam odpowiedzi na wiele szczegółowych pytań, dotyczących stosowania RODO w rekrutacji, w tym m.in. w zakresie pozyskiwania kandydatów metodą direct search.
Najczęściej czytane:
- Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
- Praca w HR – najnowsze oferty pracy i aktualne średnie wynagrodzenia w branży HR
- Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
- Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
- Jak napisać CV i profil LinkedIn – kompleksowy poradnik tworzenia CV i profilów LinkedIn
- RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.
- Wszystko o systemach ATS – poradnik wyboru systemu rekrutacyjnego
- Umowy przedwstępne i listy intencyjne w procesach rekrutacyjnych – wszystko, co musisz wiedzieć o prawnych zabezpieczeniach zobowiązania do zatrudnienia.

Maciej Michalewski
Founder & CEO @ Element
Ostatnie wpisy:
W USA 99% menedżerów używa AI w rekrutacji
Raport Insight Global 2025 pokazuje, jakie jest tempo adopcji AI w rekrutacji. Dokument przedstawia kilka ciekawych wskaźników.
Wyrok NSA – prawo trzymania danych kandydata przez 3 lata
Umknęło mi ważne orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w sprawie terminu przechowywania danych osobowych po zakończeniu rekrutacji.
Raport ofert pracy – sierpień 2025: rynek ciągnie w dół
Kolejny miesiąc spadków liczby publikowanych ofert pracy. Spadek nie tylko w stosunku do lipca, ale także do sierpnia 2024.
Shadow AI to ryzyko dla firm, w szczególności dla działów HR
Shadow AI to korzystanie z AI poza kontrolą firmy. Jakie ryzyka niesie to zjawisko i dlaczego HR jest szczególnie narażony?
AI przejmuje obsługę klienta i zwalnia pracowników w Salesforce
Salesforce zredukował dział wsparcia o 44% dzięki AI. Obsługa klienta jest na pierwszej linii ognia w kontekście automatyzacji pracy.
Vibe Coding Element – integracja z LinkedIn
Vibe Coding, czyli AI wspierająca tworzenie kodu, pozwala mi przyspieszyć pracę nad rozwojem Elementu. Przykład – integracja z LinkedIn.