Wyrok NSA - prawo trzymania danych kandydata przez 3 lata

3 października 2025

Orzeczenia

W  2022 roku, w tym artykule, przedstawiłem pierwsze, lub jedne z pierwszych orzeczeń sądowych uchylającą decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prezes nałożył karę na pracodawcę, który zbyt długo – jego zdaniem – przechowywał dane kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.

W powyższym artykule przychyliłem się do decyzji sądu, ale wskazałem też, że jest to jedno z pierwszych rozstrzygnięć i należy zaczekać, na decyzje wyższych instancji. No i się doczekaliśmy.

3 lata potwierdzone

W zabieganiu nie zauważyłem, że w zeszłym roku Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził słuszność orzeczenia z 2022 roku. Pracodawca ma prawo przechowywać dane kandydata przez 3 lata od zakończenia procesu rekrutacyjnego. Zgodnie z orzeczeniem NSA:

  • Po zakończeniu procesu rekrutacji administrator ma prawo przechowywać dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni. Podstawą prawną takiego działania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ administrator posiada uzasadniony interes w ich zachowaniu – chodzi o możliwość obrony w sytuacji, gdyby kandydat wystąpił z roszczeniem odszkodowawczym związanym z dyskryminacją w zatrudnieniu. (o tym pisałem właśnie w artykule z 2022 r.)
  • Okres przechowywania danych nie może przekraczać czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, czyli 3 lat.
  • Po upływie tego terminu administrator powinien nieodwracalnie usunąć dane kandydata, gdyż przestają one być niezbędne do realizacji interesu prawnego – w tym momencie możliwe staje się skuteczne podniesienie zarzutu przedawnienia i obrona przed roszczeniem.

Już w 2022 roku byłem na stanowisku, że okres retencji danych kandydata powinien wynosić trzy lata. Gdybym prowadził rekrutacje, to w swoim systemie ATS ustawiłbym właśnie 36-miesięczny termin na anonimizację danych kandydatów.

Kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji

Korzystając z okazji, przypominam o poniższym poradniku, który popełniłem jakiś czas temu. Znajdziesz tam odpowiedzi na wiele szczegółowych pytań, dotyczących stosowania RODO w rekrutacji, w tym m.in. w zakresie pozyskiwania kandydatów metodą direct search.

Najczęściej czytane:

  1. Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
  2. Praca w HR – najnowsze oferty pracy i aktualne średnie wynagrodzenia w branży HR
  3. Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
  4. Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
  5. Jak napisać CV i profil LinkedIn – kompleksowy poradnik tworzenia CV i profilów LinkedIn
  6. RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.
  7. Wszystko o systemach ATS – poradnik wyboru systemu rekrutacyjnego
  8. Umowy przedwstępne i listy intencyjne w procesach rekrutacyjnych – wszystko, co musisz wiedzieć o prawnych zabezpieczeniach zobowiązania do zatrudnienia.
Picture of Maciej Michalewski

Maciej Michalewski

Founder & CEO @ Element

Nasze artykuły przeczytasz także na Medium, LinkedIn, Substack, Reddit

Ostatnie wpisy: