Nowe orzeczenie sądowe sugeruje 3-letni termin przechowywania CV
W sprawie o sygnaturze akt: II SA/Wa 542/22, w dniu 4 sierpnia 2022 roku, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił decyzję Prezesa UODO, w której organ udzielił upomnienia pracodawcy z powodu bezpodstawnego przetwarzania danych kandydata do pracy po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.
W omawianej sprawie pracodawca przechowywał CV kandydatki na wypadek zgłoszenia przez nią w przyszłości zarzutu o dyskryminację w procesie rekrutacyjnym. Zgodnie z poradnikiem UODO, w myśl którego Prezes UODO upomniał pracodawcę:
Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość, jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenie powództwa przeciwko pracodawcy.
Z powyższą decyzją Prezesa UODO nie zgodził się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie i decyzję Prezesa uchylił. W ocenie Sądu pracodawcy przysługuje prawo do przechowywania CV kandydata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego w celu ochrony przed zarzutami dyskryminacji. Zgodnie z art. 183d. Kodeksu pracy:
Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.
Ponadto, zgodnie z art. 291 K.p., roszczenia przedawniają się po upływie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Zatem pracodawca może spodziewać się ewentualnych roszczeń właśnie przez 3 lata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Ściśle mówiąc, może spodziewać się takich roszczeń także po upływie 3 lat, ale wówczas może łatwo obronić się przed takimi roszczeniami zarzutem przedawnienia. Zatem przez 3 lata od zakończenia procesu rekrutacyjnego pracodawca powinien mieć możliwość udowodnienia, że do dyskryminacji nie doszło.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której kandydat, którego pracodawca nie zatrudnił, po dwóch latach zgłasza pracodawcy swoje roszczenie o odszkodowanie z tytułu dyskryminacji w procesie rekrutacyjnym. Pracodawca, który nie posiada CV tego kandydata (ponieważ usunął je po zamknięciu procesu rekrutacyjnego zgodnie ze wskazówkami poradnika UODO), nie ma możliwości nawet zweryfikować jakie dokumenty przekazał kandydat w toku rekrutacji. Tym samym pracodawca nie ma możliwości faktycznej obrony przed tym roszczeniem, a nawet narażony jest na brak możliwości obrony przed nieuczciwą osobą, która mogłaby w sprawie przedstawić jako dowód dokument dowolny, nawet taki, którego faktycznie pracodawcy nie został dostarczony.
Sąd słusznie – w mojej ocenie – rozstrzygnął, że pracodawca powinien posiadać możliwość wykazania, że roszczenie jest bezzasadne i w tym celu powinien przechowywać CV kandydata także po zamknięciu procesu rekrutacyjnego. Z uwagi na 3-letni termin przedawnienia roszczenia kandydata, logicznym wnioskiem jest, że to właśnie przez 3 lata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego należy przechowywać CV kandydata.
Aktualizacja z 17.09.2022 – pojawiło się uzasadnienie wyroku sądu. Sąd wskazał, że:
- aby skutecznie przeciwdziałać dyskryminacji pracodawca nie może usuwać danych kandydatów zaraz po zakończonym procesie.
- usunięcia danych nie uzasadnia również to, że kandydat po zakończonym procesie rekrutacyjnym nie zgłasza roszczeń wobec pracodawcy. Za dalszym przechowywaniem danych przemawiać może realizacja praw innych osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym.
- wspomniany wyżej art. 291 K.p. wskazuje termin przedawnienia roszczeń kandydatów. Tym samym kandydaci muszą przyjąć 3-letni termin jako górną granicę przechowywania ich danych osobowych. Tym samym przechowywanie danych przez ten czas nie jest przechowywaniem „na zapas”, co twierdzi Prezes UODO.
Sąd ma zdanie ostatnie i to właśnie rozstrzygnięcia sądu powinny być dla nas najważniejszą wskazówką, w szczególności ważniejszą niż wskazówki UODO. Należy jednak pamiętać, że jest to jedno z pierwszych rozstrzygnięć w tego typu sprawie. W przyszłości mogą pojawić się kolejne orzeczenia innych sądów, które mogą mieć nieco inne spojrzenie na omawiane zagadnienia.
Wiemy zatem, że najbezpieczniej jest przechowywać CV w systemach rekrutacyjnych, które automatyzują przechowywanie i anonimizację CV kandydatów. Wciąż jednak nie mamy ostatecznej pewności co do tego, jak długo CV możemy przechowywać i po jakim czasie dane osobowe kandydatów należy usunąć. Czy na ostateczne wnioski przyjdzie nam czekać na orzeczenia Sądu Najwyższego? Zobaczymy.
Jeśli interesuje Cię temat rodo w rekrutacji, to zachęcam do lektury dwóch innych artykułów, które powstały przy udziale ekspertów w obszarze prawa i ochrony danych osobowych:
- RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć.
- Weryfikacja kandydatów w rekrutacji a RODO – poradnik dla działów HR
Więcej na temat omawianego rozstrzygnięcia, w tym szersze przedstawienie stanowiska UODO w artykule Gazety Prawnej
Polecam:
- Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj unikalne dane i ciekawostki z rynku pracy i rekrutacji.
- Poznaj ATS Element i sprawdź czy to najlepszy system rekrutacyjny dla Twojej firmy.
- Zobacz najczęściej czytane posty na naszym blogu:

Maciej Michalewski
CEO @ Element. Recruitment Automation Software
Ostatnie wpisy:
Oferty pracy w Polsce – styczeń 2023 – raport Grant Thornton i Element
W styczniu powiało chłodem na rynku pracy. Liczba ofert pracy była niższa w porównaniu do stycznia 2022 r. Nie ma jednak jeszcze obaw do niepokoju.
Zarządzanie zasobami ludzkimi zaczyna się od edukacji naszych dzieci
Human Resources, czyli zarządzanie zasobami ludzkimi, zaczynajmy od edukacji naszych dzieci. Kilka uwag o obecnej sytuacji nauczycieli i przyszłości systemu edukacji.
Kontroferty – przekleństwo rekruterów, ratunek dla pracodawców. Webinar
Zabieramy się za temat kontrofert w procesach rekrutacyjnych. Przygotowujemy esencję wiedzy, którą zaprezentujemy w najbliższym webinarze. Poznaj szczegóły!
Rekrutacja marketerów – przemyślenia po 2 latach pracy marketingowej
Przez ostatnie dwa lata byłem mocno zaangażowany w działania marketingowe. Mam pewne wnioski, które mogą przydać się w rekrutacji marketerów.
Selekcja kandydatów w procesie rekrutacyjnym za pomocą systemu ATS
W jaki sposób system ATS pomaga w selekcji kandydatów w procesie rekrutacyjnym? Zobacz krótki (4 minuty) film, który opowiada o automatyzacji preselekcji za pomocą systemu rekrutacyjnego Element.
Dalsze wzrosty grup rekrutacyjnych na portalu Facebook
Rekrutacja pracowników na portalu Facebook kwitnie, czego dowodem są ciągle rosnąca liczba członków grup rekrutacyjnych na tym portalu. Przedstawiamy konkretne dane.