W sprawie o sygnaturze akt: II SA/Wa 542/22, w dniu 4 sierpnia 2022 roku, Wojewódzki  Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił decyzję Prezesa UODO, w której organ udzielił upomnienia pracodawcy z powodu bezpodstawnego przetwarzania danych kandydata do pracy po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.

W omawianej sprawie pracodawca przechowywał CV kandydatki na wypadek zgłoszenia przez nią w przyszłości zarzutu o dyskryminację w procesie rekrutacyjnym. Zgodnie z poradnikiem UODO, w myśl którego Prezes UODO upomniał pracodawcę:

Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość, jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenie powództwa przeciwko pracodawcy.

Z powyższą decyzją Prezesa UODO nie zgodził się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie i decyzję Prezesa uchylił. W ocenie Sądu pracodawcy przysługuje prawo do przechowywania CV kandydata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego w celu ochrony przed zarzutami dyskryminacji. Zgodnie z art. 183d. Kodeksu pracy:

Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

Ponadto, zgodnie z art. 291 K.p., roszczenia przedawniają się po upływie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Zatem pracodawca może spodziewać się ewentualnych roszczeń właśnie przez 3 lata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Ściśle mówiąc, może spodziewać się takich roszczeń także po upływie 3 lat, ale wówczas może łatwo obronić się przed takimi roszczeniami zarzutem przedawnienia. Zatem przez 3 lata od zakończenia procesu rekrutacyjnego pracodawca powinien mieć możliwość udowodnienia, że do dyskryminacji nie doszło.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której kandydat, którego pracodawca nie zatrudnił, po dwóch latach zgłasza pracodawcy swoje roszczenie o odszkodowanie z tytułu dyskryminacji w procesie rekrutacyjnym. Pracodawca, który nie posiada CV tego kandydata (ponieważ usunął je po zamknięciu procesu rekrutacyjnego zgodnie ze wskazówkami poradnika UODO), nie ma możliwości nawet zweryfikować jakie dokumenty przekazał kandydat w toku rekrutacji. Tym samym pracodawca nie ma możliwości faktycznej obrony przed tym roszczeniem, a nawet narażony jest na brak możliwości obrony przed nieuczciwą osobą, która mogłaby w sprawie przedstawić jako dowód dokument dowolny, nawet taki, którego faktycznie pracodawcy nie został dostarczony.

Sąd słusznie – w mojej ocenie – rozstrzygnął, że pracodawca powinien posiadać możliwość wykazania, że roszczenie jest bezzasadne i w tym celu powinien przechowywać CV kandydata także po zamknięciu procesu rekrutacyjnego. Z uwagi na 3-letni termin przedawnienia roszczenia kandydata, logicznym wnioskiem jest, że to właśnie przez 3 lata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego należy przechowywać CV kandydata.

Aktualizacja z 17.09.2022 – pojawiło się uzasadnienie wyroku sądu. Sąd wskazał, że:

• aby skutecznie przeciwdziałać dyskryminacji pracodawca nie może usuwać danych kandydatów zaraz po zakończonym procesie.
• usunięcia danych nie uzasadnia również to, że kandydat po zakończonym procesie rekrutacyjnym nie zgłasza roszczeń wobec pracodawcy. Za dalszym przechowywaniem danych przemawiać może realizacja praw innych osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym.
• wspomniany wyżej art. 291 K.p. wskazuje termin przedawnienia roszczeń kandydatów. Tym samym kandydaci muszą przyjąć 3-letni termin jako górną granicę przechowywania ich danych osobowych. Tym samym przechowywanie danych przez ten czas nie jest przechowywaniem „na zapas”, co twierdzi Prezes UODO.

Sąd ma zdanie ostatnie i to właśnie rozstrzygnięcia sądu powinny być dla nas najważniejszą wskazówką, w szczególności ważniejszą niż wskazówki UODO. Należy jednak pamiętać, że jest to jedno z pierwszych rozstrzygnięć w tego typu sprawie. W przyszłości mogą pojawić się kolejne orzeczenia innych sądów, które mogą mieć nieco inne spojrzenie na omawiane zagadnienia.

Wiemy zatem, że najbezpieczniej jest przechowywać CV w systemach rekrutacyjnych, które automatyzują przechowywanie i anonimizację CV kandydatów. Wciąż jednak nie mamy ostatecznej pewności co do tego, jak długo CV możemy przechowywać i po jakim czasie dane osobowe kandydatów należy usunąć. Czy na ostateczne wnioski przyjdzie nam czekać na orzeczenia Sądu Najwyższego? Zobaczymy.

Jeśli interesuje Cię temat rodo w rekrutacji, to zachęcam do lektury dwóch innych artykułów, które powstały przy udziale ekspertów w obszarze prawa i ochrony danych osobowych:

• RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć.
• Weryfikacja kandydatów w rekrutacji a RODO – poradnik dla działów HR

Więcej na temat omawianego rozstrzygnięcia, w tym szersze przedstawienie stanowiska UODO w artykule Gazety Prawnej