Nowe orzeczenie sądowe sugeruje 3-letni termin przechowywania CV
W sprawie o sygnaturze akt: II SA/Wa 542/22, w dniu 4 sierpnia 2022 roku, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił decyzję Prezesa UODO, w której organ udzielił upomnienia pracodawcy z powodu bezpodstawnego przetwarzania danych kandydata do pracy po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.
W omawianej sprawie pracodawca przechowywał CV kandydatki na wypadek zgłoszenia przez nią w przyszłości zarzutu o dyskryminację w procesie rekrutacyjnym. Zgodnie z poradnikiem UODO, w myśl którego Prezes UODO upomniał pracodawcę:
Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość, jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenie powództwa przeciwko pracodawcy.
Z powyższą decyzją Prezesa UODO nie zgodził się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie i decyzję Prezesa uchylił. W ocenie Sądu pracodawcy przysługuje prawo do przechowywania CV kandydata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego w celu ochrony przed zarzutami dyskryminacji. Zgodnie z art. 183d. Kodeksu pracy:
Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.
Ponadto, zgodnie z art. 291 K.p., roszczenia przedawniają się po upływie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Zatem pracodawca może spodziewać się ewentualnych roszczeń właśnie przez 3 lata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Ściśle mówiąc, może spodziewać się takich roszczeń także po upływie 3 lat, ale wówczas może łatwo obronić się przed takimi roszczeniami zarzutem przedawnienia. Zatem przez 3 lata od zakończenia procesu rekrutacyjnego pracodawca powinien mieć możliwość udowodnienia, że do dyskryminacji nie doszło.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której kandydat, którego pracodawca nie zatrudnił, po dwóch latach zgłasza pracodawcy swoje roszczenie o odszkodowanie z tytułu dyskryminacji w procesie rekrutacyjnym. Pracodawca, który nie posiada CV tego kandydata (ponieważ usunął je po zamknięciu procesu rekrutacyjnego zgodnie ze wskazówkami poradnika UODO), nie ma możliwości nawet zweryfikować jakie dokumenty przekazał kandydat w toku rekrutacji. Tym samym pracodawca nie ma możliwości faktycznej obrony przed tym roszczeniem, a nawet narażony jest na brak możliwości obrony przed nieuczciwą osobą, która mogłaby w sprawie przedstawić jako dowód dokument dowolny, nawet taki, którego faktycznie pracodawcy nie został dostarczony.
Sąd słusznie – w mojej ocenie – rozstrzygnął, że pracodawca powinien posiadać możliwość wykazania, że roszczenie jest bezzasadne i w tym celu powinien przechowywać CV kandydata także po zamknięciu procesu rekrutacyjnego. Z uwagi na 3-letni termin przedawnienia roszczenia kandydata, logicznym wnioskiem jest, że to właśnie przez 3 lata po zakończeniu procesu rekrutacyjnego należy przechowywać CV kandydata.
Aktualizacja z 17.09.2022 – pojawiło się uzasadnienie wyroku sądu. Sąd wskazał, że:
- aby skutecznie przeciwdziałać dyskryminacji pracodawca nie może usuwać danych kandydatów zaraz po zakończonym procesie.
- usunięcia danych nie uzasadnia również to, że kandydat po zakończonym procesie rekrutacyjnym nie zgłasza roszczeń wobec pracodawcy. Za dalszym przechowywaniem danych przemawiać może realizacja praw innych osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym.
- wspomniany wyżej art. 291 K.p. wskazuje termin przedawnienia roszczeń kandydatów. Tym samym kandydaci muszą przyjąć 3-letni termin jako górną granicę przechowywania ich danych osobowych. Tym samym przechowywanie danych przez ten czas nie jest przechowywaniem „na zapas”, co twierdzi Prezes UODO.
Sąd ma zdanie ostatnie i to właśnie rozstrzygnięcia sądu powinny być dla nas najważniejszą wskazówką, w szczególności ważniejszą niż wskazówki UODO. Należy jednak pamiętać, że jest to jedno z pierwszych rozstrzygnięć w tego typu sprawie. W przyszłości mogą pojawić się kolejne orzeczenia innych sądów, które mogą mieć nieco inne spojrzenie na omawiane zagadnienia.
Wiemy zatem, że najbezpieczniej jest przechowywać CV w systemach rekrutacyjnych, które automatyzują przechowywanie i anonimizację CV kandydatów. Wciąż jednak nie mamy ostatecznej pewności co do tego, jak długo CV możemy przechowywać i po jakim czasie dane osobowe kandydatów należy usunąć. Czy na ostateczne wnioski przyjdzie nam czekać na orzeczenia Sądu Najwyższego? Zobaczymy.
Jeśli interesuje Cię temat rodo w rekrutacji, to zachęcam do lektury dwóch innych artykułów, które powstały przy udziale ekspertów w obszarze prawa i ochrony danych osobowych:
- RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć.
- Weryfikacja kandydatów w rekrutacji a RODO – poradnik dla działów HR
Więcej na temat omawianego rozstrzygnięcia, w tym szersze przedstawienie stanowiska UODO w artykule Gazety Prawnej
Polecam:
- Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj unikalne dane i ciekawostki z rynku pracy i rekrutacji.
- Poznaj ATS Element i sprawdź czy to najlepszy system rekrutacyjny dla Twojej firmy.
- Zobacz najczęściej czytane posty na naszym blogu:

Maciej Michalewski
CEO @ Element. Recruitment Automation Software
Ostatnie wpisy:
Sztuczna Inteligencja w HR: angażująca dyskusja na Konferencji Infoshare
Zobacz dyskusję o roli sztucznej inteligencji w HR, która miała miejsce na konferencji Infoshare. Dowiedz się, jak AI może przekształcić przyszłość HR.
Hey ChatGPT, hold my beer! Przyszłość pracy w czasach AI i robotów
OpenAI i Boston Dynamic to dwie firmy, które pokazują, jak wkrótce może zmienić się rynek pracy. Co się stanie, gdy technologie tych fim płączą swoje siły?
Przyszłość zdalnych spotkań dzięki Google Project Starline?
Project Starline to przełomowa technologia, która wprowadza nowy wymiar do spotkań zdalnych. Zobacz, jak ta innowacja czyni spotkania bardziej immersyjne!
AI w rekrutacji: wydarzenia, narzędzia, korzyści i zagrożenia. Szkolenie!
Jak sztuczna inteligencja już dziś wspiera procesy rekrutacyjne? Przedstawiam aktualne narzędzia, korzyści i zagrożeniai. Szkolenie z AI dla rekruterów!
Google uderza w Calendly i inne aplikacje do umawiania spotkań.
Jak Google zmienia zasady gry w obszarze umawiania spotkań, konkurując z Calendly i innymi? Czy Twoja firma korzysta z automatyzacji rezerwacji spotkań?
Twitter kupił platformę do rekrutacji. Czy to plan na konkurencję z Linkedin?
Twitter, pod nową nazwą X Corp., nabył platformę do rekrutacji Laskie. To pierwszy duży zakup od czasu przejęcia firmy przez Elona Muska. Jaki jest cel?