Wyrok NSA - prawo trzymania danych kandydata przez 3 lata
Orzeczenia
W 2022 roku, w tym artykule, przedstawiłem pierwsze, lub jedne z pierwszych orzeczeń sądowych uchylającą decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prezes nałożył karę na pracodawcę, który zbyt długo – jego zdaniem – przechowywał dane kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.
W powyższym artykule przychyliłem się do decyzji sądu, ale wskazałem też, że jest to jedno z pierwszych rozstrzygnięć i należy zaczekać, na decyzje wyższych instancji. No i się doczekaliśmy.
3 lata potwierdzone
W zabieganiu nie zauważyłem, że w zeszłym roku Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził słuszność orzeczenia z 2022 roku. Pracodawca ma prawo przechowywać dane kandydata przez 3 lata od zakończenia procesu rekrutacyjnego. Zgodnie z orzeczeniem NSA:
- Po zakończeniu procesu rekrutacji administrator ma prawo przechowywać dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni. Podstawą prawną takiego działania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ administrator posiada uzasadniony interes w ich zachowaniu – chodzi o możliwość obrony w sytuacji, gdyby kandydat wystąpił z roszczeniem odszkodowawczym związanym z dyskryminacją w zatrudnieniu. (o tym pisałem właśnie w artykule z 2022 r.)
- Okres przechowywania danych nie może przekraczać czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, czyli 3 lat.
- Po upływie tego terminu administrator powinien nieodwracalnie usunąć dane kandydata, gdyż przestają one być niezbędne do realizacji interesu prawnego – w tym momencie możliwe staje się skuteczne podniesienie zarzutu przedawnienia i obrona przed roszczeniem.
Już w 2022 roku byłem na stanowisku, że okres retencji danych kandydata powinien wynosić trzy lata. Gdybym prowadził rekrutacje, to w swoim systemie ATS ustawiłbym właśnie 36-miesięczny termin na anonimizację danych kandydatów.
System ATS Element umożliwia automatyczną anonimizację danych po upływie wybranego okresu, zgodnie z tym orzeczeniem.
Więcej o zarządzaniu danymi kandydatów w kontekście RODO piszę w kompendium RODO w rekrutacji.
Kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji
Korzystając z okazji, przypominam o poniższym poradniku, który popełniłem jakiś czas temu. Znajdziesz tam odpowiedzi na wiele szczegółowych pytań, dotyczących stosowania RODO w rekrutacji, w tym m.in. w zakresie pozyskiwania kandydatów metodą direct search.
Najczęściej czytane:
- Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
- Praca w HR – najnowsze oferty pracy i aktualne średnie wynagrodzenia w branży HR
- Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
- Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
- Jak napisać CV i profil LinkedIn – kompleksowy poradnik tworzenia CV i profilów LinkedIn
- RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.
- Wszystko o systemach ATS – poradnik wyboru systemu rekrutacyjnego
- Umowy przedwstępne i listy intencyjne w procesach rekrutacyjnych – wszystko, co musisz wiedzieć o prawnych zabezpieczeniach zobowiązania do zatrudnienia.
Maciej Michalewski
Founder & CEO @ Element
Ostatnie wpisy:
Jawność wynagrodzeń, rynek pracy i AI: notatki ze spotkania Polskiego Forum HR
10 czerwca 2026 w Sopocie odbyło się spotkanie Polskiego Forum HR. Zebrałem najważniejsze wnioski o jawności wynagrodzeń, która znosi poufność płac i obciąża działy HR.
Rynek pracy przestał się kurczyć. 267 tysięcy ofert i osiem miast na plusie
W maju 2026 w Polsce pojawiło się 267 tys. ofert pracy, a roczna dynamika pierwszy raz od roku wyniosła 0%. Raport Grant Thornton i Element czyta to jako koniec rocznych spadków.
Szkolenia otwarte z AI, które prowadzę osobiście
Większość moich szkoleń to programy zamknięte, ale kilka prowadzę jako otwarte, z autorskim programem, razem z Altkom Akademia i EY. Oto pełna lista z linkami.
Rozwój systemu Element przyspieszył jak nigdy wcześniej
Nie jestem programistą, a dziś generuję tysiące linii kodu Elementu dzięki AI. O tym, jak vibe coding zmienił tempo rozwoju naszego systemu rekrutacyjnego.
Element ma API: rekrutacja podłączona do twoich systemów
Element ma publiczne API w wersji v1-beta. Pokazuję, co integracje dają klientom systemu rekrutacyjnego, jakie błędy popełniłem i czego mnie nauczyły.
Rekrutacja na telefonie: Element jest już mobilny dzięki AI
Mobilne widoki Elementu są na produkcji. Rekruterzy i hiring managerowie prowadzą proces ze smartfona, a 15 000 linii kodu napisało AI w pięć tygodni.