Wyrok NSA - prawo trzymania danych kandydata przez 3 lata
Orzeczenia
W 2022 roku, w tym artykule, przedstawiłem pierwsze, lub jedne z pierwszych orzeczeń sądowych uchylającą decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prezes nałożył karę na pracodawcę, który zbyt długo – jego zdaniem – przechowywał dane kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.
W powyższym artykule przychyliłem się do decyzji sądu, ale wskazałem też, że jest to jedno z pierwszych rozstrzygnięć i należy zaczekać, na decyzje wyższych instancji. No i się doczekaliśmy.
3 lata potwierdzone
W zabieganiu nie zauważyłem, że w zeszłym roku Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził słuszność orzeczenia z 2022 roku. Pracodawca ma prawo przechowywać dane kandydata przez 3 lata od zakończenia procesu rekrutacyjnego. Zgodnie z orzeczeniem NSA:
- Po zakończeniu procesu rekrutacji administrator ma prawo przechowywać dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni. Podstawą prawną takiego działania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ administrator posiada uzasadniony interes w ich zachowaniu – chodzi o możliwość obrony w sytuacji, gdyby kandydat wystąpił z roszczeniem odszkodowawczym związanym z dyskryminacją w zatrudnieniu. (o tym pisałem właśnie w artykule z 2022 r.)
- Okres przechowywania danych nie może przekraczać czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, czyli 3 lat.
- Po upływie tego terminu administrator powinien nieodwracalnie usunąć dane kandydata, gdyż przestają one być niezbędne do realizacji interesu prawnego – w tym momencie możliwe staje się skuteczne podniesienie zarzutu przedawnienia i obrona przed roszczeniem.
Już w 2022 roku byłem na stanowisku, że okres retencji danych kandydata powinien wynosić trzy lata. Gdybym prowadził rekrutacje, to w swoim systemie ATS ustawiłbym właśnie 36-miesięczny termin na anonimizację danych kandydatów.
System ATS Element umożliwia automatyczną anonimizację danych po upływie wybranego okresu, zgodnie z tym orzeczeniem.
Więcej o zarządzaniu danymi kandydatów w kontekście RODO piszę w kompendium RODO w rekrutacji.
Kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji
Korzystając z okazji, przypominam o poniższym poradniku, który popełniłem jakiś czas temu. Znajdziesz tam odpowiedzi na wiele szczegółowych pytań, dotyczących stosowania RODO w rekrutacji, w tym m.in. w zakresie pozyskiwania kandydatów metodą direct search.
Najczęściej czytane:
- Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
- Praca w HR – najnowsze oferty pracy i aktualne średnie wynagrodzenia w branży HR
- Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
- Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
- Jak napisać CV i profil LinkedIn – kompleksowy poradnik tworzenia CV i profilów LinkedIn
- RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.
- Wszystko o systemach ATS – poradnik wyboru systemu rekrutacyjnego
- Umowy przedwstępne i listy intencyjne w procesach rekrutacyjnych – wszystko, co musisz wiedzieć o prawnych zabezpieczeniach zobowiązania do zatrudnienia.
Maciej Michalewski
Founder & CEO @ Element
Ostatnie wpisy:
Agenci AI nie zmienią firm, które nie zmienią się same
Aron Levie, CEO Box, spotkał się z kilkudziesięcioma liderami IT i AI z dużych przedsiębiorstw. Jego obserwacje o agentach AI w enterprise potwierdzają trendy, które widzę w codziennej pracy z firmami wdrażającymi AI.
Gallup 2026: świat pracy się sypie, a menedżerowie tracą zapał szybciej niż reszta
Raport Gallup State of the Global Workplace 2026 pokazuje, że globalne zaangażowanie spadło do 20%, a menedżerowie tracą zapał szybciej niż ich zespoły. Paradoks AI: indywidualna produktywność rośnie, organizacyjna nie.
Wielka reorganizacja: firmy przebudowują się wokół AI
Foundation Capital zbadało 25 firm i odkryło, że AI zmienia nie tylko narzędzia, ale całą strukturę organizacji. Cztery role pozostaną ludzkie.
Social Media polaryzują. AI depolaryzuje?
Social Media polaryzują. AI depolaryzuje? Wprowadzenie Niedawno chwaliłem Groka za fakt, że najmniej halucynuje i jest najmniej politycznie poprawny. Teraz mamy kolejne dane, które uzupełniają
Robot z polskim rodowodem, który wkręca śruby szybciej od człowieka
Robot z polskim rodowodem, który wkręca śruby szybciej od człowieka Kiedy mówimy o automatyzacji, większość ludzi myśli o chatbotach, generatorach obrazów i asystentach programowania. Tymczasem
Wiersze AI podobają się bardziej niż poezja Szekspira
Wiersze AI podobają się bardziej niż poezja Szekspira Wprowadzenie Badanie opublikowane w Scientific Reports (Nature) dostarczyło wyników, które powinny zainteresować każdego, kto uważa, że ludzką