Wyrok NSA - prawo trzymania danych kandydata przez 3 lata
Orzeczenia
W 2022 roku, w tym artykule, przedstawiłem pierwsze, lub jedne z pierwszych orzeczeń sądowych uchylającą decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prezes nałożył karę na pracodawcę, który zbyt długo – jego zdaniem – przechowywał dane kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.
W powyższym artykule przychyliłem się do decyzji sądu, ale wskazałem też, że jest to jedno z pierwszych rozstrzygnięć i należy zaczekać, na decyzje wyższych instancji. No i się doczekaliśmy.
3 lata potwierdzone
W zabieganiu nie zauważyłem, że w zeszłym roku Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził słuszność orzeczenia z 2022 roku. Pracodawca ma prawo przechowywać dane kandydata przez 3 lata od zakończenia procesu rekrutacyjnego. Zgodnie z orzeczeniem NSA:
- Po zakończeniu procesu rekrutacji administrator ma prawo przechowywać dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni. Podstawą prawną takiego działania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ administrator posiada uzasadniony interes w ich zachowaniu – chodzi o możliwość obrony w sytuacji, gdyby kandydat wystąpił z roszczeniem odszkodowawczym związanym z dyskryminacją w zatrudnieniu. (o tym pisałem właśnie w artykule z 2022 r.)
- Okres przechowywania danych nie może przekraczać czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, czyli 3 lat.
- Po upływie tego terminu administrator powinien nieodwracalnie usunąć dane kandydata, gdyż przestają one być niezbędne do realizacji interesu prawnego – w tym momencie możliwe staje się skuteczne podniesienie zarzutu przedawnienia i obrona przed roszczeniem.
Już w 2022 roku byłem na stanowisku, że okres retencji danych kandydata powinien wynosić trzy lata. Gdybym prowadził rekrutacje, to w swoim systemie ATS ustawiłbym właśnie 36-miesięczny termin na anonimizację danych kandydatów.
System ATS Element umożliwia automatyczną anonimizację danych po upływie wybranego okresu, zgodnie z tym orzeczeniem.
Więcej o zarządzaniu danymi kandydatów w kontekście RODO piszę w kompendium RODO w rekrutacji.
Kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji
Korzystając z okazji, przypominam o poniższym poradniku, który popełniłem jakiś czas temu. Znajdziesz tam odpowiedzi na wiele szczegółowych pytań, dotyczących stosowania RODO w rekrutacji, w tym m.in. w zakresie pozyskiwania kandydatów metodą direct search.
Najczęściej czytane:
- Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
- Praca w HR – najnowsze oferty pracy i aktualne średnie wynagrodzenia w branży HR
- Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
- Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
- Jak napisać CV i profil LinkedIn – kompleksowy poradnik tworzenia CV i profilów LinkedIn
- RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.
- Wszystko o systemach ATS – poradnik wyboru systemu rekrutacyjnego
- Umowy przedwstępne i listy intencyjne w procesach rekrutacyjnych – wszystko, co musisz wiedzieć o prawnych zabezpieczeniach zobowiązania do zatrudnienia.
Maciej Michalewski
Founder & CEO @ Element
Ostatnie wpisy:
Firma automatyczna, część 1: dlaczego budujemy firmę, którą prowadzi AI
Pierwsza część serii Firma automatyczna: dlaczego w Elemencie oddajemy rutynę automatom, a decyzje zostawiamy ludziom.
Element pędzi ze zmianami: Slack, domyślne filtry i globalna podmiana szablonów
Ledwo odświeżyliśmy wygląd Elementu, a już doszła integracja ze Slackiem, domyślne filtry, globalna podmiana szablonów wiadomości i import kandydatów prosto z CV.
Nowy wygląd Elementu: 182 commity, z czego 181 napisały agenty AI
Element ma nowy interfejs w Material 3, a pod spodem przepisany frontend z Angulara 13 na 18. Pokazuję, co zmieniło się na ekranie i ile tej pracy wykonały agenty AI.
Oferty pracy w Polsce, sierpień 2026: więcej ogłoszeń, mniej etatów
W sierpniu 2026 w Polsce pojawiło się 257 046 nowych ofert pracy, o 4% więcej rok do roku, choć zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw spada. Dane z raportu Grant Thornton i mój komentarz.
Czy system ATS odrzuca CV? Prawda wygląda inaczej
Czy system ATS odrzuca CV? Prawda wygląda inaczej Wprowadzenie Krótka odpowiedź: nie. Żaden system ATS, z którym miałem do czynienia, w tym Element, nie ma
Pola i tagi w Elemencie: system dla małej i międzynarodowej firmy
Nowy sposób wykorzystania pól i tagów w Elemencie. Dowolna liczba pól, tagi także na kontach użytkowników i jeden przełącznik, który zamienia grupę tagów w granicę bazy kandydatów.