System rekrutacyjny to program, w którym prowadzisz rekrutacje: publikujesz ogłoszenia, zbierasz CV, oceniasz kandydatów i składasz oferty. W praktyce większość takich systemów to systemy ATS (Applicant Tracking System).
Problem w tym, że na polskim rynku jest ich kilkanaście i ciężko porównać je bez godzin czytania stron sprzedażowych. Dlatego zebraliśmy w jednym miejscu to, co naprawdę warto wiedzieć przed wyborem: jakie funkcje są potrzebne, ile to kosztuje i czym się różnią poszczególne systemy.
Jakie funkcje powinien mieć system rekrutacyjny?
Dane z SelectSoftware Reviews mówią, że firmy z ATS-em rekrutują średnio o 60% szybciej. Ale nie każda funkcja jest równie ważna. Oto podział na to, bez czego się nie obejdziesz, i na to, co jest miłym dodatkiem.
Bez tego nie zaczynaj
- Multiposting ogłoszeń, czyli publikacja na Pracuj.pl, OLX, LinkedIn, Indeed jednym kliknięciem
- Baza kandydatów z wyszukiwarką, tagami i pełną historią kontaktów
- Tablica kanban do przeciągania kandydatów między etapami rekrutacji
- Automatyczne wiadomości e-mail i SMS (potwierdzenia, odrzucenia, zaproszenia)
- Obsługa RODO: zbieranie zgód, anonimizacja, rejestr przetwarzania
- Raporty: czas rekrutacji, skuteczność poszczególnych źródeł, koszt zatrudnienia
Miło mieć
- Preselekcja z AI, czyli automatyczny ranking CV według dopasowania do wymagań
- Wbudowany sourcing na LinkedIn, GitHub i Stack Overflow
- Panel dla hiring managera (bez potrzeby kupowania osobnej licencji)
- Integracje z kalendarzem, Slackiem, systemem kadrowym
- Moduł onboardingu nowego pracownika
Pełna lista tego, co potrafi ATS Element, jest na stronie funkcjonalności.
Ile kosztuje system rekrutacyjny?
To zależy od tego, jak duży masz zespół i ile rekrutacji prowadzisz. Na polskim rynku spotkasz trzy modele rozliczenia:
| Model | Zakres cenowy | Dla kogo |
|---|---|---|
| SaaS (subskrypcja) | 200–2 000 zł/mies. | MŚP i średnie firmy |
| Enterprise | 2 000–10 000+ zł/mies. | Korporacje, agencje rekrutacyjne |
| Per rekrutacja | 50–200 zł/ogłoszenie | Firmy z okazjonalną rekrutacją |
Sama subskrypcja to nie wszystko. Zapytaj też o koszt wdrożenia (od 0 zł w systemach SaaS do kilkudziesięciu tysięcy w rozwiązaniach enterprise), limity użytkowników i opłaty za dodatkowe moduły.
Warto też policzyć drugą stronę: według SHRM jedna chybiona rekrutacja kosztuje firmę 30–50% rocznej pensji na danym stanowisku. Dobry system rekrutacyjny zmniejsza to ryzyko, bo pomaga podejmować decyzje na podstawie danych, a nie intuicji.
Aktualne ceny ATS Element są na stronie cennika.
System rekrutacyjny dla małych firm
Jeśli masz firmę do 50 osób i rekrutujesz kilka razy w roku, nie potrzebujesz systemu enterprise za 5 000 zł miesięcznie. Potrzebujesz czegoś, co działa od pierwszego dnia i nie wymaga szkolenia IT.
Na co zwrócić uwagę:
- Wdrożenie w godzinach, nie tygodniach. Element ATS np. startuje w 45 minut.
- Cennik bez pułapek: bez minimalnej liczby stanowisk, bez rocznych zobowiązań
- Interfejs, w którym rekruter ogarnie się sam, bez instrukcji
- Integracja z darmowymi portalami pracy, żeby nie przepalać budżetu na ogłoszenia
- Automatyczna obsługa RODO, bo mała firma rzadko ma prawnika na etacie
Klucz: system powinien zarabiać na siebie od pierwszego miesiąca. Jeśli rekruter spędza mniej czasu na administracji i więcej na rozmowach z kandydatami, inwestycja się zwraca.
System rekrutacyjny dla korporacji
Gdy prowadzisz 30+ rekrutacji naraz w kilku działach, potrzeby są inne. Rekruter musi widzieć swoje procesy, hiring manager swoje, a HRBP potrzebuje przekrojowych raportów. To wymaga wielopoziomowych uprawnień.
Oprócz tego w dużych organizacjach liczą się:
- Dashboardy z KPI rekrutacyjnymi i porównaniami między działami
- Integracje API z systemem kadrowym (SAP, Workday), SSO i kalendarzami
- Bezpieczna migracja bazy kandydatów z poprzedniego systemu
- SLA z gwarantowanym czasem reakcji i dedykowany opiekun klienta
Na co zwrócić uwagę przy wyborze?
Zanim podpiszesz umowę, sprawdź te rzeczy:
| Kryterium | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|
| Bezpłatny test | Czy możesz przetestować system przed zakupem? Jak długo trwa trial? |
| Czas wdrożenia | Ile czasu zajmie uruchomienie? Czy potrzebujesz wsparcia IT? |
| Multiposting | Na ile portali pracy możesz publikować ogłoszenia? Czy jest to w cenie? |
| RODO | Czy system automatycznie zbiera zgody i anonimizuje dane? |
| Wsparcie techniczne | Jak szybko reaguje support? Czy jest dostępny po polsku? |
| Opinie użytkowników | Sprawdź recenzje i case study od firm podobnych do Twojej |
| Migracja danych | Czy dostawca pomoże przenieść dane z poprzedniego systemu? |
| Rozwój produktu | Jak często pojawiają się nowe funkcje? Czy jest roadmapa? |
Systemy rekrutacyjne dostępne w Polsce
Na polskim rynku działa kilkanaście systemów. Zebraliśmy te, z którymi spotykamy się najczęściej u klientów przechodzących na Element:
| System | Typ | Wyróżnik |
|---|---|---|
| Element ATS | SaaS | Szybkie wdrożenie (45 min), preselekcja AI, sourcing LinkedIn/GitHub, elastyczny cennik |
| eRecruiter | SaaS / Enterprise | Duża baza klientów w PL, integracja z Pracuj.pl |
| Traffit | SaaS | Prosty interfejs, popularny w MŚP |
| Teamtailor | SaaS | Silny employer branding, strony kariery |
| Workable | SaaS | Międzynarodowy, AI sourcing, anglojęzyczny |
Jeśli interesuje Cię bezpośrednie porównanie z liderem polskiego rynku, zobacz Element vs eRecruiter.
Sprawdź, czy Element pasuje do Twojej firmy
Wdrożenie trwa 45 minut. Nie potrzebujesz karty kredytowej ani rocznej umowy.
Przetestuj za darmoNajczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje system rekrutacyjny?
Systemy SaaS kosztują od 200 do 2 000 zł miesięcznie za pakiet dla zespołu HR. Rozwiązania enterprise zaczynają się od ok. 5 000 zł/mies. Większość dostawców daje bezpłatny okres próbny, więc możesz sprawdzić, zanim zapłacisz.
Jaki system rekrutacyjny wybrać dla małej firmy?
Taki, który da się uruchomić w jeden dzień i nie wymaga rocznej umowy. Szukaj systemu SaaS z multipostingiem ogłoszeń, bazą kandydatów, automatycznymi odpowiedziami i obsługą RODO. Element ATS np. startuje w 45 minut i nie wymaga wsparcia IT.
Czym się różni system rekrutacyjny od systemu ATS?
W praktyce oba terminy oznaczają to samo. Formalnie "system rekrutacyjny" jest szerszą kategorią (obejmuje też sourcing czy onboarding), a ATS (Applicant Tracking System) to konkretny typ narzędzia do śledzenia kandydatów. Więcej o tym na stronie Wszystko o ATS.
Jak długo trwa wdrożenie systemu rekrutacyjnego?
Proste systemy SaaS uruchomisz w ciągu jednego dnia. Element ATS np. wdraża się w 45 minut. Systemy enterprise z migracją danych i integracjami potrzebują 2-8 tygodni. Sama migracja bazy kandydatów z poprzedniego systemu to dodatkowe 1-5 dni roboczych.
Czy system rekrutacyjny jest zgodny z RODO?
Powinien być, ale nie każdy jest na tym samym poziomie. Sprawdź, czy system automatycznie zbiera zgody od kandydatów, anonimizuje dane po upływie okresu retencji i pozwala realizować prawo do usunięcia danych. Jeśli tego nie oferuje, szukaj dalej.
