Lepsze wyszukiwanie i obsługa ponownych aplikacji w Element
Wyszukiwanie kandydatów jeszcze lepsze
Wzięliśmy się za udoskonalanie wyszukiwarki kandydatów w Elemencie.
Choć baza kandydatów w naszym systemie ATS jest błyskawiczna i wyszukiwanie trwa ułamki sekund nawet przy bazach zawierających miliony kandydatów, to wciąż jest kilka rzeczy do poprawy.
Właśnie wdrożyliśmy funkcję wyszukiwania kandydatów po treści uzupełnionych formularzy aplikacyjnych. Wyszukiwania, a nie filtrowania. Na czym polega różnica?
Można w Elemencie filtrować kandydatów po odpowiedziach udzielanych przez kandydatów na formularzu aplikacyjnym. Tu przypomnę, że Element pozwala tworzyć nieograniczoną liczbę pytań aplikacyjnych, więc de facto można tworzyć w systemie nieograniczoną liczbę filtrów.
Filtracja kandydatów jest łatwa, gdy w formularzu wybierają konkretne odpowiedzi, na przykład w pytaniach jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru. Trudniej jest, gdy kandydaci wpisują własne odpowiedzi w polach tekstowych. W takich sytuacjach znacznie wygodniejsze jest wyszukiwanie kandydatów za pomocą słów kluczowych, które można wpisać w wyszukiwarce, aby znaleźć informacje podane przez kandydata w formularzu
W systemie Element można wyszukiwać treści wpisane w pola tekstowe formularza aplikacyjnego. Dotychczas, aby przeszukać bazę kandydatów pod kątem konkretnej frazy wpisanej przez kandydata w takie pole, należało najpierw wybrać odpowiedni filtr w bazie, a następnie wpisać poszukiwane słowo kluczowe w tym filtrze. Nie było to idealne rozwiązanie i jeden z użytkowników zwrócił nam na to uwagę.
W efekcie wdrożyliśmy nową funkcję. Teraz, aby znaleźć kandydatów, którzy wpisali określone wyrażenie w dowolnym polu formularza aplikacyjnego, nie trzeba już korzystać z filtrów. Wystarczy wpisać poszukiwane wyrażenie w główną wyszukiwarkę kandydatów, a system automatycznie przeanalizuje wszystkie formularze aplikacyjne i wyświetli osoby, które użyły tego wyrażenia.
Oto fragment uzupełnionego przez kandydata formularza aplikacyjnym, w którym w pytaniu o otwartym kandydat wpisał “Misja firmy”.
Wpisując to wyrażenie w wyszukiwarce, kandydat został wyszukany i ATS wskazał, że wyszukiwane wyrażenie zostało znalezione w odpowiedzi udzielonej przez kandydata na formularzu aplikacyjnym.
To rozwiązanie znacznie przyspiesza wyszukiwanie kandydatów po treści ich odpowiedzi na formularzach aplikacyjnych.
Tym samym w Elemencie w ułamku sekundy wyszukamy kandydatów po:
- treści CV (bez względu na liczbę stron dokumentu i format zapisu)
- treści notatek, w których oprócz zwykłego tekstu można stosować hashtagi i inne formy zapisu słów kluczowych czy tagów
- treści odpowiedzi na formularzach aplikacyjnych (bez względu na ich liczbę i długość)
- odpowiedziach zamkniętych, jednokrotnego i wielokrotnego wyboru, skali ocen.
Sposoby wyszukiwania można również łączyć w sposób nieograniczony!
Co dalej?
W tej chwili pracujemy nad usprawnieniem precyzyjnego wyszukiwania. Te działanie podjęliśmy również dzięki cierpliwemu dopytywania o zmianę jednego z naszych użytkowników. Przez precyzyjne wyszukiwanie mam na myśli ograniczenie wyników wyszukiwania tylko do tych kandydatów, którzy mają swoich plikach czy notatkach dokładnie taką frazę, jaką użytkownik wpisał w wyszukiwarce. Będzie to dodatkowy sposób wyszukiwania, który jeszcze bardziej poszerzy możliwości wyszukiwarki kandydatów systemu ATS.
Problem ponownej aplikacji kandydata do tego samego procesu
Jednym z największych wyzwań dla rekruterów zajmujących się masowymi rekrutacjami lub przeciążonych pracą jest ponowne aplikowanie tych samych kandydatów do tego samego projektu. Problem staje się jeszcze bardziej uciążliwy, gdy kandydat przy kolejnej aplikacji wprowadza zmienione dane osobowe, np. z powodu literówki, zmiany adresu e-mail lub numeru telefonu.
Taka sytuacja może prowadzić do tego, że rekruter nie zauważy, iż jest to ta sama osoba, która już wcześniej aplikowała do danego procesu. W efekcie rekruter ponownie zaczyna procesować tego kandydata, inwestując czas, który został już wcześniej poświęcony. W większości przypadków, z pewnymi wyjątkami, taka dodatkowa inwestycja czasu jest zmarnowana, ponieważ kandydat został już wcześniej odrzucony, a decyzja o jego dalszym procesowaniu została podjęta. W związku z tym ponowne angażowanie się w procesowanie tego samego kandydata zazwyczaj nie ma sensu.
Od powyższe zasady mogą jednak pojawiać się wyjątki. Na przykład:
- Dobry kandydat zrezygnował w toku procesu rekrutacyjnego, ale zmienił później zdanie. Zaaplikował ponownie. Skoro to dobry kandydat, to warto ponownie się nim zająć.
- Minął dłuższy czas od poprzedniej aplikacji (np. 6 lub 12 miesięcy) i kandydat uprzednio odrzucony spełnia wymagania, których wcześniej nie spełniał. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku, gdy to pracodawca zmodyfikował swoje wymagania w toku procesu rekrutacyjnego i kandydat wcześniej odrzucony obecnie spełnia te wymogi.
Rekruter zawsze chce wiedzieć, czy kandydat, który aplikuje, jest kandydatem aplikującym ponownie. Utrata tej informacji nie tylko naraża pracodawcę i rekrutera na stratę czasu, ale także może prowadzić do niezręcznych sytuacji w toku ponownych rozmów z tym samym kandydatem na ten sam temat.
W jaki sposób systemy ATS mogą wesprzeć rekruterów w takich nieoczywistych sytuacjach? Oto, jak radzi sobie z tym Element.
Automatyzacja obsługi ponownej aplikacji kandydata do tego samego projektu
W Element dostępne są trzy funkcjonalności, które pomagają w zarządzaniu ponownymi aplikacjami kandydatów.
1. Automatyczne łączenie profili kandydata
Pierwsza to automatyczne łączenie profili kandydata, który wielokrotnie aplikuje do tego samego pracodawcy. Jeśli kandydat ponownie aplikuje, używając tych samych danych osobowych (imię, nazwisko, e-mail, telefon), system automatycznie łączy nową aplikację z już istniejącym profilem kandydata w systemie. Dzięki temu pracodawca unika tworzenia duplikatów profili.
Rekruter, klikając w profil kandydata, natychmiast widzi, że dana osoba już istnieje w określonych procesach rekrutacyjnych, zarówno aktualnych, jak i archiwalnych.
2. Wykrywanie potencjalnych duplikatów
Druga funkcjonalność to wykrywanie prawdopodobnych duplikatów. Dotyczy to sytuacji, w których kandydat aplikuje ponownie, ale zmienia część swoich danych osobowych, np. kobieta zmienia nazwisko, kandydat aktualizuje numer telefonu lub e-mail, albo wprowadza literówkę w imieniu lub nazwisku. W większości konkurencyjnych systemów taka zmiana skutkuje utworzeniem duplikatu, co nie rozwiązuje problemu. W Elemencie poszliśmy krok dalej i obsłużyliśmy również takie przypadki.
Element wykorzystuje specjalny algorytm, który analizuje nie tylko podobieństwo danych osobowych, ale również zgodność doświadczenia zawodowego. Jeśli nowa aplikacja różni się np. nazwiskiem lub numerem telefonu, ale inne dane osobowe oraz doświadczenie zawodowe są zgodne, Element rozpoznaje, że może to być duplikat. System informuje o tym użytkownika, wyświetlając specjalną ikonkę przy profilu kandydata. Kliknięcie tej ikonki pozwala rekruterowi przejść do szczegółowego porównania dwóch profili, by podjąć decyzję o ich połączeniu, rozdzieleniu lub pozostawieniu do dalszej analizy.
Porównywanie prawdopodobnie zduplikowanych kandydatów i decydowanie o ich połączeniu:
Jeśli kandydat zaaplikuje ponownie do tego samego procesu rekrutacyjnego, używając tych samych danych osobowych, system Element automatycznie zapobiegnie utworzeniu duplikatu.
Ochrona przed duplikatami to jedno, ale równie istotne jest poinformowanie rekrutera, że kandydat ponownie zaaplikował do tej samej rekrutacji. Samo połączenie ponownej aplikacji z wcześniejszą nie wystarczy, jeśli rekruter nie zauważy tej sytuacji. Dlatego właśnie Element wprowadza funkcję, która w przejrzysty sposób adresuje ten problem.
W przypadku ponownej aplikacji kandydata do tego samego procesu rekrutacyjnego rozpatrujemy dwa scenariusze:
Kandydat jest aktywny w projekcie (nie został odrzucony):
- System wyświetli specjalną zieloną ikonkę, informującą o ponownej aplikacji kandydata.
- Kandydat pozostanie na swoim obecnym etapie w procesie rekrutacyjnym.
- W historii kandydata widoczne będą wszystkie aplikacje, w tym najnowszy formularz aplikacyjny oraz źródło aplikacji.
Kandydat został wcześniej odrzucony w projekcie i aplikuje ponownie:
- System automatycznie przeniesie kandydata na etap aplikacji, czyli tam, gdzie trafiają nowi kandydaci.
- Status kandydata zostanie zmieniony z „odrzucony” na „aktywny”.
- Zielona ikonka ponownej aplikacji wyraźnie oznaczy tego kandydata.
- W historii kandydata rekruter zobaczy informację o wcześniejszym odrzuceniu wraz z powodem oraz notatką dotyczącą ponownej aplikacji.
W obu przypadkach kluczowym elementem jest wyraźna zielona ikonka, która zwraca uwagę rekrutera i zachęca do przejrzenia historii kandydata. Dzięki temu rekruter łatwo sprawdzi status, powody wcześniejszych decyzji i zdecyduje, co dalej zrobić z tym kandydatem.
Taka funkcjonalność zapewnia pełną kontrolę nad procesem i eliminuje ryzyko nieświadomego zignorowania ponownej aplikacji kandydata.
Mała ikonka, prosty mechanizm, a jednak potrafi zaoszczędzić mnóstwo czasu i nerwów!
Najczęściej czytane:
- Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
- Praca w HR – najnowsze oferty pracy i aktualne średnie wynagrodzenia w branży HR
- Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
- Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
- Sztuczna inteligencja w rekrutacji i Chat GPT-3 – wszystko co musisz wiedzieć o najnowszej wersji sztucznej inteligencji i jej możliwych zastosowaniach, także w rekrutacji.
- RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.
- Wszystko o systemach ATS – poradnik wyboru systemu rekrutacyjnego
Maciej Michalewski
Founder & CEO @ Element
Ostatnie wpisy:
Raport ofert pracy – listopad 2024: delikatny spadek, średnia ciągle w górę
Zapraszamy do analizy najnowszego raportu ofert pracy, który przedstawia dane z listopada 2024. Sprawdź, jak rynek pracy radzi sobie w końcówce roku.
Luddyści wdrożą listę zawodów chronionych przed AI? Nowy pomysł rządu
Luddyści wdrożą listę zawodów chronionych przed AI? Nowy pomysł rządu Luddyzm w biznesie i w rządzie Oto wypowiedź Pana Michała Podulskiego, dyrektora Agencji Pracy Tymczasowej
Dlaczego Element jest liderem elastyczności systemów ATS?
Oto dlaczego Element wyróżnia się jako najbardziej elastyczny ATS i jak szybko pozwala dostosować procesy rekrutacyjne do indywidualnych potrzeb firmy.
Lepsze wyszukiwanie i obsługa ponownych aplikacji w Element
Lepsze wyszukiwanie i obsługa ponownych aplikacji w Element Wyszukiwanie kandydatów jeszcze lepsze Wzięliśmy się za udoskonalanie wyszukiwarki kandydatów w Elemencie. Choć baza kandydatów w naszym
Raport ofert pracy – październik 2024: kolejna poprawa!
Ponownie dobre wieści z rynku pracy! Pracodawcy publikują coraz więcej ogłoszeń rekrutacyjnych. W jakich branżach? Sprawdź szczegóły!
Keywords cloud – najlepszy sposób na przygotowanie CV pod ATS
Keywords Cloud, czyli chmura słów kluczowych to najskuteczniejsza techniką przygotowania CV pod systemy ATS. Zobacz czym jest i jak ją dodać do CV.
