Element ATS logo
ENG SPRAWDŹ DEMO
MENU

Rekruter vs Hiring Manager: nieporozumienia i sposoby ich unikania.

29 stycznia 2024

"Rekrutacja to nie bazar" - rekruter na temat hiring managera

“Rekrutacja to nie bazar” stwierdził jeden z rekruterów w kontekście hiring managera, który odrzucił kandydata po etapie testów. Stwierdzenie zebrało mnóstwo polubień, co pokazuje, jak duża jest skala niezrozumienia roli hiring managera w procesie rekrutacyjnym.

Niniejszy artykuł ma pomóc mniej doświadczonym rekruterom w zrozumieniu, kim jest hiring manager i jakie są jego priorytety w procesie rekrutacyjnym. Jednocześnie tekst przedstawia praktyczne wskazówki na usprawnienie współpracy rekruterów z hiring managerami.

Definicja roli rekrutera i hiring managera w procesie rekrutacyjnym

Z uwagi na temat, którego dotyczy ten artykuł, warto przypomnieć sobie jakie relacje w procesie rekrutacyjnym łączą rekrutera i hiring managera.

Zacznijmy od podstaw.

Rekruter jest specjalistą, którego głównym zadaniem jest pozyskanie odpowiednich kandydatów do procesu rekrutacyjnego. Słowo “odpowiednich” oznacza, że rolą rekrutera jest też przynajmniej wstępna selekcja profili. Po przeprowadzeniu selekcji rekruter prezentuje najbardziej obiecujących kandydatów hiring managerowi.

Hiring manager, czyli osoba odpowiedzialna za decyzję o zatrudnieniu kandydatów wyselekcjonowanych przez rekrutera, to zazwyczaj bezpośredni przełożony dla stanowiska, na które prowadzony jest proces rekrutacyjny. Hiring manager definiuje wymagania dla stanowiska, tworzy opis stanowiska i decyduje o ostatecznym wyborze kandydata. Hiring manager może być również (ale nie musi) odpowiedzialny za wdrożenie i szkolenie nowego pracownika po zakończeniu procesu rekrutacji.

Jasne jest zatem, że rekruter i hiring manager to partnerzy w procesie rekrutacyjnym. Jakość pracy i współpracy rekrutera i hiring managera wpływa bezpośrednio na jakość procesu rekrutacyjnego.

Zadania rekrutera vs zadania hiring managera

Zadanie rekrutera i hiring managera jest, a przynajmniej powinno być, takie samo – zatrudnienie najlepszego kandydata wykorzystując do tego celu możliwie najmniejsze zasoby (np. krótki czas rekrutacji i niski stopień wykorzystania budżetu na marketing rekrutacyjny).

Choć ten ostateczny cel rekrutera i hiring managera jest taki sam, to te dwie role mają różne priorytety podczas procesu rekrutacyjnego. Wynika to z faktu, że każda z tych ról odpowiada za inny etap tego procesu, co wyjaśniłem wyżej, wskazując definicję tych ról.

Zadania rekrutera

Co do zasady zadaniem rekrutera jest pozyskanie jak największej liczby odpowiednich kandydatów w jak najkrótszym czasie i wykorzystując do tego jak najniższy budżet. Celowo użyłem zwrotu “co do zasady”, ponieważ oczywiście mogą być tu różne odstępstwa, np. rekruter może mieć na tyle duży budżet na swoje działania, że w zasadzie nie musi przejmować się kosztem ogłoszeń czy narzędzi sourcingowych.

Prawidłowe określenie zadań rekrutera jest ważne m.in. z tego względu, że jednocześnie określa, z czego ten rekruter będzie rozliczany i za co de facto jest wynagradzany. Należy zatem wskazać, że rekruter co do zasady rozliczany jest z efektywnego (w krótkim czasie, bez angażowania nadmiernego budżetu, trafny dobór profili) dostarczania hiring managerowi najlepszych kandydatów. Do oceny jakości wykonania tego zadania stosuje się różne wskaźniki, np. liczba kandydatów dostarczonych przez rekrutera w stosunku do liczby kandydatów zaakceptowanych przez hiring managera, czy też tempo dostarczania kandydatów.

Zadania hiring managera

Zadaniem hiring managera polega na zatrudnieniu najlepszego kandydata na określone stanowisko. W tym celu hiring manager musi współpracować z rekruterem i przeprowadzić możliwie najlepszą selekcję kandydatów przedstawionych przez rekrutera.

Zwracam uwagę, że dla hiring managera najważniejszym priorytetem jest to, aby zatrudniony kandydat był najlepszy z możliwych. Hiring manager działa przede wszystkim pod presją jakości zatrudnionego kandydata, a nie pod presją czasu jego zatrudnienia (choć oczywiście tu również pojawiają się liczne wyjątki, np. w hiring manager zleca pilną rekrutację i ma ściśle ograniczony czas, na zatrudnienie).

Różne zadania to różne priorytety

Co do zasady (podkreślam, że jest to zasada, od której są liczne wyjątki) rekruter ma szybko dostarczać jakościowych kandydatów a hiring manager ma zatrudniać najlepszych kandydatów. To są dwa różne priorytety i to właśnie ta różnica jest najczęstszą przyczyną problemów we współpracy rekruterów i hiring managerów.

Jeśli nie jest to jeszcze w pełni jasne, to za chwilę takie się stanie.

Tarcie pomiędzy rekruterem i hiring managerem

Tarcia pomiędzy rekruterem a hiring managerem wynikają najczęściej z opisanej wyżej różnicy w ich priorytetach. Przyjrzymy się najpopularniejszym przykładom.

Tempo procesowania kandydatów przez hiring managera

Rekruter skoncentrowany na szybkim dostarczaniu jak największej liczby jakościowych kandydatów może czuć frustrację, gdy hiring manager dokonuje długotrwałej oceny każdego z nich.

Tu należy pamiętać o trzech czynnikach, które wywołują na rekruterze presję:

Po pierwsze, rekruter może być pod presją swoich KPI, które często w ogóle pomijają wspomniany wcześniej wskaźnik stosunku kandydatów zaprezentowanych do zaakceptowanych, i koncentrują się głównie na liczbie przedstawionych kandydatów w jednostce czasu (presja na szybkość zamiast na jakość).

Po drugie, rekruter jest pod presją samych kandydatów, którzy włączeni w proces rekrutacyjny stają się dla rekrutera zobowiązaniem. Jest to zobowiązanie do utrzymania szybkiego tempa rekrutacji, tzn. przechodzenia kandydata do kolejnych etapów rekrutacji, do bieżącego informowania kandydata o jego sytuacji w procesie rekrutacyjnym, udzielania mu odpowiedzi na pytania oraz do przekazania feedbacku po ewentualnym odrzuceniu.

Po trzecie rekruter jest pod presją hiring managera, który oczekuje kolejnych kandydatów oraz wyjaśnień w sprawie kandydatów już procesowanych.

Reasumując, rekruter znajduje się pod presję czasu, którą wywierają pozostali uczestnicy procesu rekrutacyjnego i ta presja może generować stres, w szczególności, jeśli proces nie idzie pomyślnie.

Nie można również wykluczyć tego, że napięcie rodzi się po stronie hiring managera, który może uznać, że rekruter nie dostarcza wystarczającej liczby jakościowych profili (wówczas manager może ocenić, że proces przeciąga się z winy rekrutera).

Może być też odwrotnie, przytłoczony obowiązkami hiring manager czuje się sfrustrowany faktem, że otrzymał od rekrutera zbyt dużą (w jego ocenie) liczbę kandydatów, z którymi musi przeprowadzić rozmowy.

Tempo pracy rekrutera i hiring managera jest częstym powodem wzajemnych pretensji.

Brak akceptacji kandydatów przez hiring managera

Normalną sprawą jest to, że nie każdy kandydat przekazany przez rekrutera, zostanie zaakceptowany przez hiring managera do procesowania, lub później do zatrudnienia. Gdyby każdy kandydat rekrutera nadawał się w tym samym stopniu do zatrudnienia, to rola hiring managera w procesie rekrutacyjnym byłaby w zasadzie zbędna. Jak wspomniałem wcześniej, zadaniem hiring managera jest wybór najlepszych kandydatów spośród przedstawionych. Odrzucanie kandydatów przez hiring managera jest zatem koniecznym elementem procesu rekrutacyjnego. 

O ile w sytuacji niskiego tempa procesowania kandydatów przez hiring managera, może on tłumaczyć się czynnikami obiektywnymi, takimi jak natłok innych obowiązków, tak w przypadku odrzucania kandydatów przedstawionych przez rekruterów, manager sam podejmuje decyzje o odrzuceniu i decyzja ta w pewnym sensie atakuje rekomendację rekrutera. Jeśli decyzja hiring managera o odrzuceniu kandydata jest niezrozumiała dla rekrutera, to może wywołać u niego frustrację, czy wręcz złość.

Problemy z komunikacją

Spora część, jeśli nie większość, problemów pojawiających się we współpracy rekruterów z hiring managerami, wynika z nieprawidłowej komunikacji.

Przyjrzyjmy się tym problemom bliżej.

Brak lub nieprawidłowa komunikacja. Skuteczna komunikacja jest kluczowa w każdej relacji, a jej brak lub niewłaściwe zastosowanie może prowadzić do nieporozumień i konfliktów. Jeżeli rekruter i hiring manager nie komunikują się skutecznie, może to prowadzić do różnorodnych problemów, z których najczęstszym jest nieporozumienie w zakresie wymagań określonych względem kandydata i brak merytorycznych feedbacków dla kandydatów.

Niezrozumienie potrzeb. Jeżeli rekruter i hiring manager nie rozumieją potrzeb drugiej strony, to trudno o efektywny proces rekrutacyjny. Wspomniana wyżej komunikacja powinna w pierwszej kolejności obejmować kwestię określenia i zrozumienia potrzeb hiring managera i rekrutera. Hiring manager określa swoje potrzeby względem kandydata i oferty pracy, rekruter przedstawia oczekiwania kandydatów oraz zasoby (przede wszystkim czas), jakie potrzebuje do pozyskania odpowiednich kandydatów. Prawidłowe określenie i zrozumienie potrzeb, jest podstawą dobrze przygotowanego procesu rekrutacyjnego.

Zmieniające się potrzeby rekrutacyjne. W dynamicznym środowisku biznesowym potrzeby rekrutacyjne mogą się zmieniać. Klasycznym problemem rekruterów i ich kandydatów jest sytuacja, w której po przedstawieniu pierwszych profili okazuje się, że wymagania uległy zmianie, przez co rekruter musi rozpocząć proces rekrutacyjny w zasadzie od początku. Jest to zazwyczaj frustrująca sytuacja, w szczególności, gdy rekruter włożył już w ten proces czas i wysiłek oraz pozyskał dobrych kandydatów, którym teraz trzeba podziękować za poświęcony czas. Nie daj boże, żeby taka sytuacja miała miejsce po zaofertowaniu kandydata, który złożył już wypowiedzenie u swojego obecnego pracodawcy…

Brak informacji o bieżących potrzebach rynku pracy. Zarówno rekruter, jak i hiring manager muszą być na bieżąco z trendami i zmianami na rynku pracy. Jeżeli którykolwiek z nich nie jest na bieżąco, może to prowadzić do nieefektywnego procesu rekrutacyjnego (długi czas pozyskiwania kandydatów za pomocą nierynkowej oferty) i niewłaściwego doboru kandydatów. To rekruter zazwyczaj jest odpowiedzialny za przekazanie hiring managerowi bieżących danych rynkowych. Rekruter jest blisko kandydatów, a więc powinien znać ich potrzeby i na podstawie tych potrzeb budować swoją wiedzę o aktualnych potrzebach rynku pracy. Ta wiedza powinna być przekazywana hiring managerowi, który dzięki temu może dopasować ofertę pracy do aktualnych potrzeb.

Reasumując, wysoka jakość komunikacji jest krytyczna, aby proces rekrutacyjny przebiegał prawidłowo. Właśnie z uwagi na powyższe przygotowałem metodę, której wdrożenie jest proste i chroni współpracę rekrutera i hiring managera przed większością nieporozumień.

Link do opisu tej metody

Komunikacja rekrutera z Hiring Managerem: klucz do skutecznej rekrutacji. Artykuł na blogu Element ATS.

Odpowiedzialność hiring managera - krytyczna, a często zapominana przez rekruterów!

Każdy rekruter powinien pamiętać, że hiring manager, podejmując decyzję o zatrudnieniu kandydata, bierze na siebie odpowiedzialność znacznie większą, niż rekruter dostarczając kandydatów do procesu rekrutacyjnego.

Rekruter nie gwarantuje kandydatowi zatrudnienia, nie obiecuje mu, że wkrótce wróci z pozytywną wiadomością z procesu rekrutacyjnego. Rekruter daje jedynie możliwość udziału w procesie rekrutacyjnym, którego zakończenie od niego nie zależy.

Z drugiej strony decyzja hiring managera o zatrudnieniu określonego kandydata niesie długotrwałe konsekwencje nie tylko dla hiring managera, ale także dla jego zespołu i całej organizacji. Hiring manager, decydując się na zatrudnienie konkretnego kandydata, podejmuje istotną decyzję o zasobach ludzkich, która będzie wpływała na realizację celów organizacji.

Przyjrzymy się temu bliżej, ponieważ mam wrażenie, że wielu rekruterów nie zdaje sobie sprawy z wagi odpowiedzialności hiring managerów.

Jeżeli zatrudniony przez hiring managera kandydat okaże się odpowiednim wyborem, może przynieść ogromną wartość dla zespołu i organizacji, przyczyniając się do ich sukcesu. Dobre zatrudnienie może przynieść także korzyści dla hiring managera, który ma szanse uzyskać uznanie, a także finansowe korzyści, za udaną decyzję i skuteczne zarządzanie swoim zespołem.

Z drugiej strony, jeżeli zatrudniony kandydat nie spełni oczekiwań, może to mieć różnorodne negatywne konsekwencje. Może to wpłynąć na morale i efektywność pracy zespołu, a to przełoży się ostatecznie na wyniki całej organizacji. Hiring manager będzie odpowiedzialny za tę nieudaną decyzję, co wpłynie na jego reputację i pozycję w organizacji.

W porównaniu do decyzji rekrutera, o przedstawieniu konkretnego kandydata do procesu rekrutacyjnego, decyzja hiring managera o zatrudnieniu ma zdecydowanie większą wagę. Jeśli rekruter przedstawi nieodpowiedniego kandydata, może to być skorygowane poprzez przedstawienie innych kandydatów. Jednak jeśli hiring manager zdecyduje się na zatrudnienie niewłaściwego kandydata, skutki tej decyzji będą długotrwałe i mogą być trudne do naprawienia.

Reasumując, decyzja hiring managera o zatrudnieniu kandydata ma kluczowe znaczenie dla całej organizacji, gdyż może wpływać na jej efektywność pracy, morale zespołu oraz ostateczne wyniki. Powyższe okoliczności tworzą bardzo dużą presję na menagerach, którzy pod wpływem tej presji starannie selekcjonują kandydatów i oceniają ich zazwyczaj surowiej, niż rekruterzy.

Presja tworzy tarcie i kandydat "idealny"

Biorąc pod uwagę wszystko to, co napisałem powyżej, jasne jest, że z jednej strony pod presją jest hiring manager, a z drugiej rekruter.

Przypomnę, że rekruter, działając pod presją z trzech różnych stron (kandydat, hiring manager, KPI), dostarcza hiring managerowi najlepszych – w jego ocenie – kandydatów. Hiring manager starannie i często surowiej niż rekruter ocenia i selekcjonuje kandydatów. Na skutek tej oceny hiring manager odrzuca kandydatów, których rekruter ocenił pozytywnie. Tu należy dodać, że niestety hiring managerom zdarza się zbyt często nie podawać rekruterom szczegółowego uzasadnienia odrzucenia.

Zarówno rekruter, jak i hiring manager, mogą czuć frustrację, jeśli nie otrzymują od swojego partnera tego, na co liczą. Rekruter liczy na zatrudnienie i szybki, szczegółowy feedback, a hiring manager na kandydatów, którzy spełnią jego wymagania.

Rekruter, którego kandydaci są odrzucani lub procesowani zbyt wolno (w jego ocenie), może mieć poczucie, że hiring manager nie docenia jego wysiłków i szybkości pracy. Z drugiej strony, hiring manager może czuć, że nie otrzymuje jakościowych profili, bądź też, że zniecierpliwiony rekruter nie rozumie, jak ważne jest znalezienie kandydata możliwie bliskiego ideału.

Celowo użyłem powyżej słowo ideał, którego w kontekście kandydatów rekruterzy nie cierpią.  Zapewniam, że nikt w rzeczywistości nie szuka prawdziwego ideału i nie trzeba tłumaczyć hiring managerowi, że takowych nie ma. Można co najwyżej zapytać managera, czy zdaje sobie, jak trudno jest znaleźć kandydata spełniającego wszystkie jego wymagania. To pytanie powinno być jednak zadane przed rozpoczęciem procesu, a nie w jego trakcie.

Negatywna opinia rekruterów o hiring managerach i vice versa.

Brak zrozumienia roli i priorytetów hiring managera powoduje, że rekruterzy czują frustrację i wyrabiają sobie negatywne zdanie o hiring managerach. Niech za przykład tych frustracji służy fragment dyskusji z grupy HR HRowi HRem. Najwięcej polubień na poniższe pytanie otrzymała odpowiedź, która porównała selekcję hiring managerów do zakupów na bazarze:

Hiring manager selekcjonuje kandydatów jak na bazarze?

Rekrutacja to nie bazar to wyraz frustracji osób, które najczęściej po prostu nie rozumieją roli hiring managera. Oczywiście błędne jest również stwierdzenie w powyższym komentarzu:

“Nigdy nie znajdzie się kandydat spełniający w stu procentach wszystkie wymagania…“.

To stwierdzenie jest nie tylko błędne, ale również szkodliwe dla rozwoju początkujących rekruterów, którzy mogą dość do niefortunnego wniosku, że w takim razie wystarczy odnaleźć kandydata pasującego do wymagań w 95%, albo w 90%, albo w 80%, albo w 70%, albo może wreszcie w 50%. Taki rekruter pomyśli sobie – znalazłem kandydata, który spełnia tylko część wymagań. To nie bazar więc niech hiring manager się nie czepia.

Absurd.

Owszem, można skonstruować również absurdalne wymagania, których nie spełnia żaden kandydat na świecie. Tylko w takim ekstremalnym przypadku można stwierdzić, że nie da się znaleźć kandydata w 100% spełniającego wymagania. 

W rzeczywistości jednak 99% wymagań pracodawców jest realistyczna i kandydaci spełniający te wymagania istnieją. Naturalnie, im te wymagania są trudniejsze do spełnienia, tym trudniej będzie znaleźć kandydata. Stawianie jednak ogólnej tezy, że nie ma kandydatów spełniających 100% wymagań, jest – jak wspomniałem – absurdalne i szkodliwe.

Dodam, że powyższy fragment nie ma na celu czepiać się jednego komentarza, który mógł być niefortunnie napisany i nieprawidłowo zrozumiany. Liczba polubień pod nim wskazuje jednak na szersze niezrozumienie tematu opisanego w tym artykule. Jest to po prostu dobry przykład opisujący ogólny problem.

Najważniejsze zasada, bez której nie ma sensu zaczynać rekrutacji

To otwarta i bieżąca komunikacja.

Otwarta komunikacja pomiędzy rekruterem a hiring managerem jest kluczowa, w szczególności w trakcie przygotowywania procesu rekrutacyjnego, ponieważ pozwala na efektywne ustalenie oczekiwań i potrzeb obu stron. Dokładne zrozumienie potrzeb rekrutacyjnych i zasobów niezbędnych na pozyskanie odpowiednich kandydatów, jest krytyczne dla każdego procesu rekrutacyjnego i chroni ten proces przed wieloma problemami i kosztami nieudanej rekrutacji.

Bieżąca komunikacja umożliwia również ciągłe dostosowywanie strategii rekrutacyjnej do aktualnych wymagań stanowiska i dynamiki rynku pracy.

Bez bieżącej, otwartej komunikacji, rekruter i hiring manager mogą pracować obok siebie, ale nie wspólnie, co zwiększa ryzyko niepowodzenia procesu rekrutacyjnego. 

Co to znaczy, że komunikacja jest otwarta i bieżąca?

Oznacza to, że:

  1. Rekruter i hiring manager regularnie kontaktują się i informują o postępach, problemach i wynikach procesu rekrutacyjnego.
  2. Obydwie strony otwarcie wyrażają swoje oczekiwania, obawy i sugestie dotyczące procesu rekrutacyjnego.
  3. Zarówno rekruter, jak i hiring manager są otwarci na feedback i gotowi do wprowadzenia zmian w celu poprawy procesu rekrutacyjnego.
  4. Każda strona jest dostępna dla drugiej, aby omówić ważne kwestie związane z rekrutacją, zamiast unikać rozmowy lub odkładać ją na później.
  5. Rekruter i hiring manager regularnie planują spotkania, aby omówić postępy, ocenić efektywność strategii rekrutacyjnej i wprowadzić niezbędne zmiany.
  6. Wszystkie decyzje dotyczące procesu rekrutacyjnego są podejmowane wspólnie, w miarę możliwości z akceptacją obu stron.

Podsumowanie

Podsumowując:

Rola rekrutera i hiring managera są różne i mają różne priorytety. Rekruter dostarcza kandydatów, a hiring manager podejmuje decyzję o zatrudnieniu.

Zrozumienie roli i priorytetów hiring managera jest kluczowe dla rekrutera, aby uniknąć frustracji i nieporozumień.

Decyzja hiring managera o zatrudnieniu ma większą wagę niż decyzja rekrutera o przedstawieniu kandydata. Dostarczenie niewłaściwego kandydata przez rekrutera można znacznie łatwiej naprawić niż zatrudnienie przez hiring managera nieodpowiedniego kandydata.

Otwarta i bieżąca komunikacja pomiędzy rekruterem a hiring managerem jest kluczowa dla skutecznego procesu rekrutacyjnego. Regularne spotkania, wyrażanie oczekiwań, otwartość na feedback są niezbędne.

Podstawą jest prawidłowe przygotowanie procesu rekrutacyjnego, a w szczególności wspólne omówienie i zweryfikowanie wymagań względem kandydatów. Można do tego zastosować metodę, o której wspomniałem wcześniej.

Technologia wspiera współpracę i komunikację pomiędzy rekruterami i hiring managerami. Między innymi właśnie do tego zostały stworzone systemy ATS. W szczególności systemy, które dysponują tablicami kanban, jak Element, ułatwiają tę współpracę. Jeśli jeszcze nie stosujesz kanban w rekrutacji, lub chcesz zobaczyć, jak ten kanban pomaga we współpracy z hiring managerami, to zobacz mini serial “Kabnan w Rekrutacji” 👇

Najczęściej czytane:
  1. Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
  2. Praca w HR – najnowsze oferty pracy i aktualne średnie wynagrodzenia w branży HR
  3. Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
  4. Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
  5. Sztuczna inteligencja w rekrutacji i Chat GPT-3 – wszystko co musisz wiedzieć o najnowszej wersji sztucznej inteligencji i jej możliwych zastosowaniach, także w rekrutacji.
  6. RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.
  7. Wszystko o systemach ATS – poradnik wyboru systemu rekrutacyjnego
Maciej Michalewski

Maciej Michalewski

CEO @ Element. Recruitment Automation Software

System ATS Element - poznaj bezpłatnie

Nasze artykuły przeczytasz także na Medium, Hashnode, Tealfeed, Substack.

Ostatnie wpisy:

Jesteśmy partnerem: Logo Polskie Forum HR
  • Twitter Logo
  • Facebook Logo
  • LinkedIn Logo
All rights reserved. Cybergroup P.S.A. © 2024
Polityka ochrony: Danych osobowych Prywatności Prywatności pracowników