Rozmowa Rekrutera z Hiring Managerem: klucz do skutecznej rekrutacji

23 sierpnia 2023

Szkolenie rekrutacyjne

Odświeżam materiały ze swoich szkoleń dotyczących rekrutacji, przypominam sobie projekty rekrutacyjne moje lub moich pracowników i znajomych. Spisuję wyzwania, na jakie natrafiałem najczęściej. Robię to wszystko przygotowując się do kolejnego szkolenia z tematu rekrutacji w branży IT.

Jednym z wyzwań, na które natrafiałem dość regularnie, było rozpoczynanie przez rekrutera poszukiwań kandydatów tylko po to, by po kilku pierwszych tygodniach poszukiwań i rozmów z kandydatami, hiring manager odrzucił przedstawione CV. Działo się tak pomimo tego, że to właśnie Hiring Manager omówił rolę z rekruterem przed startem poszukiwań.

Jak uniknąć takich sytuacji?

Pętla komunikacyjna pomiędzy Rekruterem i Hiring Managerem

Aby uniknąć powyższej sytuacji, stworzyłem framework (schemat działania), który nazwałem Recruiter and Hiring Manager Feedback Loop. Framework przedstawiam na poniższej grafice (kliknij obrazek, aby powiększyć) i szczegółowo omawiam w dalszej części artykułu.

Proces przebiega następująco:

Rekruter zapoznaje się z rolą i omawia ją z Hiring Managerem.
Rekruter wykonuje search (własna baza w systemie ATS lub Linkedin).
Rekruter pobiera profile wyselekcjonowanych kandydatów, ale nie kontaktuje się jeszcze z tymi kandydatami.
Rekruter anonimizuje CV kandydatów (w dalszej części wyjaśnię dlaczego należy w tym miejscu anonimizować kandydatów)
Zanonimizowane profile Rekruter omawia z Hiring Managerem.

Teraz, jeśli profile są trafione, to oznacza, że Rekruter dobrze zrozumiał rolę i wie, jak wyszukać potencjalnych kandydatów. Rekruter może skontaktować się z przedstawionymi kandydatami, by zaproponować włączenie ich do procesu rekrutacyjnego.

Jeśli profile nie są trafione, wówczas dyskusja z Hiring Managerem w punkcie 5 powyżej, powinna doprowadzić do tego, że Rekruter aktualizuje swoje notatki dotyczące tej roli i na podstawie uaktualnionej wiedzy ponownie wyszukuje nowych, lepiej dopasowanych kandydatów, zatem wraca do punktu 2. Następnie przechodzi przez wszystkie kolejne punkty aż do punktu 5, czyli do ponownego omówienia nowej partii zanonimizowanych CV.

Pętla trwa tak długo, jak długo Hiring Manager nie zaakceptuje przedstawionych profili potencjalnych kandydatów.

Naturalnie powyższy schemat jest tym bardziej przydatny, im rola jest bardziej skomplikowana i wyższe jest ryzyko niezrozumienia intencji Hiring Managera.

Korzyści oferowane przez powyższy schemat komunikacji Rekrutera i Hiring Managera

Jakie korzyści oferuje stosowanie powyższego schematu działania?

Dokładniejsze dopasowanie kandydatów: Dzięki ciągłej komunikacji i feedbackowi, Rekruter jest w stanie lepiej zrozumieć oczekiwania hiring managera i znaleźć bardziej odpowiednich kandydatów.
Oszczędność czasu: Chociaż początkowo może to wydawać się czasochłonne, w praktyce schemat skraca czas potrzebny na znalezienie odpowiedniego kandydata. Oszczędność wynika przede wszystkim z faktu, że nie poświęcamy czasu na kontakt z kandydatami, którzy okażą się później nieprzydatni w procesie rekrutacyjnym.
Zwiększenie zaufania: Regularna komunikacja buduje zaufanie między Rekruterem a Hiring Managerem. Jest to w szczególności ważne w przypadku rekruterów, którzy obawiają się, że Hiring Manager zaufania nie do Rekrutera nie ma i być może z tego powodu odrzuca przedstawianych kandydatów.
Lepsza jakość procesu rekrutacyjnego: Dzięki feedbackowi i ciągłemu doskonaleniu, proces rekrutacyjny staje się bardziej precyzyjny i efektywny. Lepiej dopasowani kandydaci, to nie tylko oszczędność czasu, ale także mniej pytań, mniej wątpliwości i mniej stresu.
Zadowolenie kandydatów: kandydat, który w toku procesu rekrutacyjnego zostanie odrzucony, może mieć jawne lub ukryte pretensje do Rekrutera. Dobre zrozumienie roli przed podjęciem kontaktu z kandydatami, to większe szanse, że ewentualne odrzucenie kandydata nie będzie wynikało z błędów Rekrutera (niezrozumienie roli i intencji Hiring Managera), lecz np. z przyczyn leżących już po stronie kandydata (np. wynik testu kandydata lub rozmowy z hiring managerem, negocjacje).

Zagrożenia

Jak wszystko, także i nasz framework niesie pewne zagrożenia:

Nieresponsywny Hiring Manager: Jeśli przeprowadzenie rozmowy z Hiring Managerem, której celem jest omówienie zanonimizowanych CV, przeciąga się w czasie, może to wpłynąć na spowolnienie całego procesu. Trzeba jednak jasno tu stwierdzić, że problem ten dotyczy każdego etapu rekrutacji, w który zaangażowany jest Hiring Manager, więc zagrożenie to nie dotyczy tylko omawianego schematu działania.
Brak możliwości dostarczenia konkretnych kandydatów: Jeśli Hiring Manager upatrzy sobie jakiś profil wśród zanonimizowanych CV, to istnieje duże ryzyko, że Rekruter nie będzie mógł dostarczyć tego kandydata do procesu rekrutacyjnego. Wynika to z faktu, że Rekruter przedstawia profile osób, z którym jeszcze się nie kontaktował, a zatem nie wie, czy te osoby są w ogóle zainteresowane rozmową o zmianie pracy.

Dlaczego należy anonimizować profile kandydatów?

Dlaczego na etapie 5 należy przedstawiać profile kandydatów pozbawione danych osobowych? Z dwóch powodów, jednego praktycznego, a drugiego prawnego:

Zdarza się, że Hiring Managerowie potrafią zapędzić się w swoich działaniach i podejmują kontakt z wybranym przez siebie kandydatem. Bywa też tak, że profil kandydata “wędruje” po firmie i również ktoś inny może taką próbę kontaktu podjąć. Do takiej sytuacji dopuścić nie można, ponieważ kandydat nie wyraził jeszcze zgody na udział w procesie rekrutacyjnym.
Z punktu widzenia prawnego dane osobowe kandydata nie mogą być przetwarzane w procesie rekrutacyjnym, bez uprzedniej zgody kandydata, choćby wyrażonej w sposób dorozumiany. Skoro Rekruter nie kontaktował się jeszcze z kandydatem w sprawie tej konkretnej rekrutacji, to z pewnością nawet dorozumianej zgody kandydat nie udzielił. Więcej o kwestiach RODO w kontekście sourcingu kandydatów przeczytasz w porawniku: RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia, weryfikacja kandydatów. Poradnik

Recruiter and Hiring Manager Feedback Loop - podsumowanie

Pamiętam, gdy uczyłem się rekrutacji na stanowiska spedycyjne. Jeździłem wówczas do mojego kluczowego klienta, który poświęcał mi czas, tłumacząc nie tylko poszczególne role, ale całą usługę spedycji. Po tych rozmowach, które były dla mnie po prostu szkoleniami, czułem się w spedycji jak ryba w wodzie. Z kandydatami rozmawiałem ich branżowym językiem, klientom dostarczałem dobrze dopasowane profile, na rynku czułem się absolutnym ekspertem w temacie rekrutacji w spedycji.

Po prostu regularnie rozmawiałem z moim hiring managerem i to jest klucz do sukcesu wielu procesów rekrutacyjnych. Mam nadzieje, że powyższych framework ułatwi komuś pracę.

Najczęściej czytane:

Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
Praca w HR – najnowsze oferty pracy i aktualne średnie wynagrodzenia w branży HR
Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
Sztuczna inteligencja w rekrutacji i Chat GPT-3 – wszystko co musisz wiedzieć o najnowszej wersji sztucznej inteligencji i jej możliwych zastosowaniach, także w rekrutacji.
RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.