RPO czyli Outsourcing Usług Rekrutacyjnych – co to jest i dla kogo.

4 lipca 2022

Wstęp

Usługa RPO jest coraz bardziej popularna. Osobiście zetknąłem się z nią pierwszy raz w 2018 r., gdy zarządzając firmą rekrutacyjną, wynajmowaliśmy rekrutera do jednej z amerykańskich korporacji za 20 tys. zł miesięcznie. Na tamte czasy były to dobre pieniądze i świetne doświadczenie.

Wcześniej RPO znałem tylko ze słyszenia, głównie za sprawą Alexander Mann Solutions, który był pierwszą znaną mi firmą, świadczącą tego typu usługi na szeroką skalę.

Kilka dni temu moja dobra znajoma przypomniała mi temat RPO, informując, że poszukuje klienta zainteresowanego wynajęciem rekrutera lub całego zespołu rekruterów. Znam ten zespół i wiem, że sprawnie działa. Jeśli poszukujesz takiego wsparcia, to napisz, chętnie przekażę kontakt.

Czym jednak jest RPO? Dlaczego warto rozważyć tę usługę jako alternatywę dla zwiększania liczby własnych rekruterów lub dla współpracy z agencją w oparciu o success fee?

Definicja

Zajrzałem do słownika usług HR Polskiego Forum HR. Znalazłem tam definicję samego pojęcia Outsourcing, które jest podstawą RPO.

Outsourcing: Zlecanie podmiotowi zewnętrznemu (outsourcer) realizacji określonych zadań, funkcji, procesów przez podmiot zlecający (insourcer), który nie pozostaje w żadnym stosunku prawnym z osobą faktycznie wykonującą pracę. Po stronie outsourcera leży funkcja zarządcza związana z wykonaniem danego zadania przez osoby wykonujące pracę.

Recruitment Process Outsourcing (RPO), czyli Outsourcing Procesów Rekrutacyjnych polega na zlecaniu podmiotowi zewnętrznemu realizacji procesów rekrutacyjnych.

Brzmi podobnie do klasycznej współpracy z agencją rekrutacyjną, której pracodawca zleca poszukiwanie kandydatów. Różnic jest jednak wiele.

Outsourcing Procesów Rekrutacyjnych

Model agencyjny vs RPO

Czym zatem różni się RPO od klasycznego zlecenia poszukiwania kandydatów firmie rekrutacyjnej? Przecież zawsze, gdy pracodawca zleca agencji takie poszukiwania, to właśnie outsourcuje część procesu rekrutacyjnego. Czytając internetowe definicje oraz artykuły na temat RPO (często publikowane przez agencje rekrutacyjne) zauważyłem, że najczęściej brakuje w nich wyjaśnienia różnicy pomiędzy RPO a klasyczną współpracą z agencją rekrutacyjną.

Klasyczna współpraca z agencją rekrutacyjną to współpraca polegająca na zleceniu agencji poszukiwania i przedstawienia pracodawcy odpowiednich kandydatów do pracy. Często używaną nazwą tej usługi jest search & selection. Taka forma współpracy rozliczana jest zazwyczaj w oparciu o zaliczkę i opłatę za sukces (tzw. reteiner i success fee). Sukcesem jest wybranie przez pracodawcę do zatrudnienia kandydata przedstawionego przez agencję. Jest to tak zwany model agencyjny współpracy.

W modelu RPO agencja rekrutacyjna staje się w dużej części działem rekrutacyjnym pracodawcy. Agencja, a konkretnie rekruter lub rekruterzy tej agencji, przejmują wszystkie lub większą część obowiązków związanych z prowadzeniem procesu rekrutacyjnego Pracodawcy. Jest to więc usługa znacznie szersza niż samo poszukiwanie i przedstawianie kandydatów.

Rekruter agencji, działający w ramach usługi RPO, działa tak, jakby był zatrudniony przez pracodawcę i zazwyczaj prowadzi cały proces rekrutacyjny. Rekruter w ramach RPO zazwyczaj administrując procesem rekrutacyjnym. Organizuje i bierze udział w spotkaniach kandydata, zbiera i przekazuje feedbacki, doradza w podejmowaniu decyzji i komunikuje się bezpośrednio z osobami decyzyjnymi po stronie pracodawcy.

Pracodawca korzystający z usługi RPO “wynajmuje” rekrutera (jednego lub kilku) na określony czas i korzysta z jego pracy tak, jakby to był jego pracownik. Nie ma tu oczywiście stosunku pracy ani żadnej innej bezpośredniej umowy pomiędzy pracodawcą a rekruterem. Współpraca unormowana jest w kontrakcie zawartym pomiędzy pracodawcą a agencją. 

Różnica pomiędzy modelem agencyjnym a modelem RPO jest zatem bardzo wyraźna. Różnica ta niesie również za sobą szereg korzyści (przede wszystkim finansowych) dla klientów gotowych na taką usługę.

Jak poznać, czy rekruter jest faktycznie pracownikiem pracodawcy, czy też jest rekruterem wynajętym w zakresie usługi RPO? Najczęściej wystarczy wejść na profil Linkedin rekrutera. Na profilu widzimy wówczas, że rekruter zatrudniony jest w agencji rekrutacyjnej X, ale jego aktualne stanowisko to np. Rekruter w Y, czyli firma Y wynajmuje rekrutera od firmy X.

Podsumowując, Recruitment Process Outsourcing (RPO), czyli outsourcing procesów rekrutacyjnych, to zlecenie zewnętrznej firmie, którą jest zazwyczaj wyspecjalizowana agencja rekrutacyjna, zadań związanych z realizacją wszystkich lub części procesów rekrutacyjnych firmy. Strony takiej współpracy mogą indywidualnie określić, jak daleko agencja rekrutacyjna wchodzi w obszar rekrutacji, a także zadań związanych z rekrutacją, jak. np. employer branding.

Korzyści RPO

Przyznam szczerze, że lista korzyści usługi RPO jest bogata. Oto moja lista, do której pewnie i tak jeszcze można byłoby coś dopisać (jeśli przyjdzie Ci coś do głowy to proszę daj znać):
 
  • Brak konieczności tworzenia nowego etatu w zespole rekrutacyjnym pracodawcy. Nie ma takiej potrzeby, ponieważ potrzebny rekruter będzie wynajęty, a nie zatrudniony.
  • Tym samym wrzucamy “koszt zatrudnienia” w fakturę.
  • Brak konieczności tworzenia stanowiska pracy w biurze klienta – rekruter może pracować także w pełni zdalnie.
  • Brak konieczności finansowania narzędzi pracy. Wynajęty rekruter wyposażony jest przez swojego pracodawcę – agencję rekrutacyjną – w pełen zestaw niezbędnych narzędzi. Nie ma jednak problemu, aby pracował na narzędziach pracodawcy.
  • Brak konieczności szkolenia rekrutera. Korzystając z usług agencji rekrutacyjnej, otrzymujemy rekrutera wyszkolonego i wyspecjalizowanego w rekrutacji kandydatów na określone stanowiska pracy.
  • Brak konieczności wspierania rekrutera podczas jego pracy. Rekruter ten w razie potrzeby posiada cały czas dostęp do wsparcia agencji rekrutacyjnej, z której został wypożyczony.
  • Brak konieczności zarządzania rekrutacją, albowiem obowiązek za ten obszar można przenieść na rekrutera i wspierającą go agencję.
  • Dostęp do bazy kandydatów agencji rekrutacyjnej.
  • Swoboda ustalania okresu trwania usługi. Strony umowy RPO mają pełną swobodę określania, na jak długo współpraca ma być nawiązania. Na przeprowadzenie jednej rekrutacji? Na pół roku? Na czas nieokreślony do odwołania? Nie ma tu żadnych ograniczeń
  • Swoboda ustalenia zakresu usług oddelegowanych do RPO. Zakres ten może być definiowany zarówno przez etapy procesów lub obszary działania (np. tylko pozyskiwanie i wstępna selekcja kandydatów, prowadzenie kompletnego procesu rekrutacyjnego, zadania związane z employer branding itp.),  jak też przez zdefiniowanie listy stanowisk lub specjalizacji, które wynajęty rekruter będzie obsługiwał (np. rekrutacji IT, inżynieryjne, blue collars).
  • Wynajęty rekruter pracuje na wyłączność dla pracodawcy. Jest to przewaga nad standardową współpracą z agencją rekrutacyjną, podczas której rekruter prowadzi najczęściej jednocześnie wiele projektów dla wielu klientów.
  • Korzystny sposób rozliczania usługi, który zwyczajowo polega na comiesięcznych płatności “abonamentu” za wynajem rekrutera. Istnieją również modele mieszane, gdzie pewna część wynagrodzenia agencji rozliczana jest na zasadzie success fee. 

RPO - dla kogo i ile kosztuje?

Lista korzyści jest dość bogata i zachęcająca.  Outsourcing procesów rekrutacyjnych będzie zatem szczególnie atrakcyjna dla pracodawców, którzy:
 
  1. posiadają wzmożone potrzeby rekrutacyjne;
  2. nie chcą lub nie mogą tworzyć kolejnych etatów w zespole rekrutacyjnym.
Typowym przykładem będzie pracodawca, który planuje powiększyć zespołu o kilkadziesiąt lub więcej osób. Proces rekrutacji zaplanowany został na 6 miesięcy. Pracodawca zdaje sobie sprawę, że zatrudnienie tak wielu osób w tak krótkim czasie przerośnie możliwości jego obecnego zespołu rekrutacyjnego. Ma trzy wyjścia:
 
  1. Powiększa zespół rekrutacyjny, zwiększając koszty stałe i ryzykując konieczność likwidację nowych stanowisk w zespole rekrutacyjnym po zakończeniu projektu.
  2. Zleca poszukiwanie kandydatów firmie rekrutacyjnej na zasadach płatności reteiner+success fee.
  3. Zleca usługę RPO.
Z tych trzech opcji najbardziej korzystną finansowo wydaje się właśnie usługa RPO. Wynika to z faktu, że opłaty success fee najprawdopodobniej przewyższą abonament związany z RPO. Można to łatwo policzyć na przykładzie zatrudnienia 20 programistów:
 
  • Opłata success fee za rekrutację jednego programisty,  przyjmując dość łaskawie, to 30 tys. zł (często są to opłaty znacznie wyższe). Rekrutacja 20 programistów to koszt 600 tys. zł.
  • Przyjmijmy bezpiecznie, że sprawny rekruter jest w stanie zatrudnić w miesiącu 2 programistów. 20 programistów zatrudni w około 10 miesięcy. Projekt ma potrwać 6 miesięcy, więc wynajmiemy dwóch rekruterów.
  • Załóżmy, że miesięczny abonament za usługę RPO wynosił 30 tys. zł per rekruter. Po 6 miesiącach całkowity koszt rekrutacji wyniósłby 360 tys. zamiast 600 tys. zł.
Liczby mówią same za siebie. Jeśli zatem rosną potrzeby rekrutacyjne Twojej firmy i rozważasz skorzystanie z usługi agencji, to daj znać. Jak wspomniałem na początku — mam do polecenia przynajmniej jeden sprawny zespół rekruterów otwarty na pracę zarówno w modelu RPO jak i agencyjnym.

Polecam:

Maciej Michalewski

Maciej Michalewski

CEO @ Element. Recruitment Automation Software

Nasze artykuły przeczytasz także na Medium, Substack, Hashnode, Tealfeed, Polywork

Ostatnie wpisy: