Wiedząc, jak szybko agencja może znaleźć odpowiednie osoby, ustalamy z pracodawcą, jakie są jego oczekiwania względem terminu i liczby przedstawionych kandydatów. Jeśli oczekiwania pracodawcy przekraczają szacowane możliwości agencji, to agencja powinna poinformować pracodawcę, że istnieje ryzyko niedostarczenia wymaganej liczby odpowiednich kandydatów w oczekiwanym terminie. Warto od razu wskazać, z czego wynika to ryzyko. W takim wypadku pracodawca ma trzy wyjścia: przyjmuje to ryzyko, zmienia swoje oczekiwania, nie przyjmuje oferty agencji pracy.

Przykład: Agencja pracy przedstawia pracodawcy kandydata. Pracodawca informuje, że tego kandydata posiada już w swojej bazie kandydatów, a zatem nie będzie traktować przedstawionego kandydata, jako kandydata agencji.

• Jak agencja może zabezpieczyć się przed tego typu sytuacją?
• Co, jeśli agencja  pracy podejmuje współpracę z pracodawcą, który posiada bardzo dużą bazę kandydatów i istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że część kandydatów znalezionych przez agencję, będzie już w bazie pracodawcy?
• Co, jeśli kandydaci znajdują się w bazie pracodawcy już od wielu lat, a pracodawca nawet o tym nie wie, ponieważ nie posiada systemu ATS, który nie daje możliwości szybkiego wyszukiwania kandydatów we własnych zasobach?

Często bywa tak, że pracodawca dowiaduje się o tym, że odpowiedni kandydat znajduje się w jego bazie, właśnie na skutek przedstawienia tego kandydata przez agencję pracy.

W takich sytuacjach przychodzi z pomocą zasada, którą nazywam “terminem własności kandydata”. Krótko mówiąc, agencja pracy podejmując współpracę z pracodawcą, ustala w umowie, że jeśli kandydat przedstawiony przez agencję aplikował do pracodawcy wcześniej, niż np. 6 miesięcy przed datą przedstawienia kandydata, to ten kandydat uznawany jest za kandydata agencji.

Ktoś mógłby zapytać, w jaki sposób agencja może zweryfikować, kiedy ten kandydat faktycznie zaaplikował do pracodawcy? Osobiście stosowałem w umowach zapis, na podstawie którego pracodawca był zobowiązany, w sytuacjach wątpliwych, do przedstawienia dowodu potwierdzającego termin aplikacji kandydata (np. email, formularz aplikacyjny itp.).

Ten zapis przydawał się może nie często, ale jednak regularnie.

Skutkiem tego przepisu jest to, że pracodawca każdorazowo musi przeszukać swoją bazę kandydatów pod kątem imienia i nazwiska kandydata przedstawionego przez agencję pracy. Jeśli takie imię i nazwisko widnieje w bazie, to pracodawca weryfikuje czy to jest ta sama osoba, a jeśli tak, to kiedy zaaplikowała.

Wyłączność można zabezpieczyć. Osobiście stosowałem zapis, że jeśli proces rekrutacyjny zostanie zakończony w wyniku zatrudnienia innego kandydata i jednocześnie pracodawca nie dochowa udzielonej wyłączności, wówczas mojej agencji należy się pełne wynagrodzenie, tak jak gdyby to moja agencja pracy przedstawiła zatrudnionego kandydata.

Przykład zapisu w umowie:

W przypadku zatrudnienia kandydata nieprzedstawionego przez Agencję, niedochowanie udzielonej wyłączności uprawnia Agencję do żądania pełnej kwoty wynagrodzenia.

Uwaga do zapisu: 

1. W przypadku tak skonstruowanego zapisu nie ma znaczenia, skąd pochodzi zatrudniony przez Zleceniodawcę Kandydata. Kluczowe jest, że nie jest to Kandydata Agencji pracy oraz że została złamana zasada wyłączności. Może zatem być tak, że Zleceniodawca zatrudnił Kandydata pozyskanego z własnej bazy kandydatów, a mimo to fakt, że jednocześnie złamał wyłączność, nawiązując współpracę z inną Agencją, rodzi konsekwencje w postaci obowiązku zapłaty pełnej kwoty wynagrodzenia.
2. Zgodnie z punktem 1 powyżej, Agencji pracy, względem której został złamany tak skonstruowany zakaz gwarancji, nie zupełnie interesuje, skąd zatrudniony Kandydat pochodzi, jeśli nie jest to kandydat przedstawiony przez tę Agencję.

Wysokość wynagrodzenia agencji pracy określa się zwyczajowo na dwa sposoby:

1. Wartość stała, np. przedpłata w wysokości 5000 zł; success fee w wysokości 25 000 zł; cancelation fee w wysokości 10 000 zł.
2. Krotność lub procent wynagrodzenia kandydata. W tym przypadku wynagrodzenie kandydata wyliczane jest bądź to na podstawie proponowanego wynagrodzenia określonego przez pracodawcę na początku procesu rekrutacyjnego, bądź też na podstawie faktycznego wynagrodzenia, które otrzymał konkretny kandydat wybrany do zatrudnienia.
   1. krotność wynagrodzenia wyliczana jest zazwyczaj jako mnożnik miesięcznego wynagrodzenia brutto kandydata, np. 1.5 krotność miesięcznego wynagrodzenia brutto.
   2. procent wynagrodzenia wyliczany jest zazwyczaj jako procent rocznego wynagrodzenia kandydata, np. 20% rocznego wynagrodzenia brutto kandydata.

W przypadku krotności lub procentu wynagrodzenia nie uwzględnia się wynagrodzenia zmiennego (premie), jeśli wysokość tego wynagrodzenia jest trudna do przewidzenia.

W przypadku specjalistów standardem rynkowym są stawki zaczynające się od 1.5 krotności miesięcznego wynagrodzenia brutto i 15% rocznego wynagrodzenia brutto.

W przypadku stanowisk niskiego szczebla, w szczególności szybko rotujących, stawka powinna być wyliczana z uwzględnieniem liczby kandydatów, którą pracodawca planuje zatrudnić w ciągu miesiąca. Czym więcej kandydatów pracodawca zamierza zatrudnić, tym stawka za jednego kandydata jest zazwyczaj niższa. W tego typu rekrutacjach znacznie wygodniej jest posługiwać się stawką stałą.

To bardzo ważne dla spójności umowy oraz dla uniknięcia późniejszych nieporozumień i ewentualnych sporów sądowych, by prawo do wynagrodzenia za sukces zostało określone w umowie w sposób zgodny z tym, do czego agencja pracy jest tą umową zobowiązana.

To, do czego agencja pracy zobowiązuje się, zawierając umowę rekrutacyjną z pracodawcą, omówiliśmy powyżej w punkcie: Na czym polega usługa rekrutacyjna świadczona przez agencje pracy? Przedstawiłem tam konkretne propozycje zapisów umownych definiujących usługę agencji pracy.

Zgodnie z tymi zapisami, powinniśmy definiować rozliczenie usług agencji pracy. Jeśli zatem agencja pracy jest zobowiązana do przedstawiania kandydatów, których pracodawca może włączyć do swojego procesu rekrutacyjnego, to właśnie za wykonanie tych działań, czyli za przedstawianie tych kandydatów, wynagrodzenie się należy.

Oczywiście, że jeśli jest to wynagrodzeni typu success fee, to trzeba jeszcze zdefiniować, co jest tym sukcesem, ale to omówiliśmy powyżej.

Typowy błąd w tym zakresie to sytuacja, w której obowiązki agencji pracy definiowane są jako przedstawienie kandydatów, których Pracodawca włącza do swojego procesu rekrutacyjnego, a definicja płatności mówi np. tak:

Za prawidłowo zrealizowany proces rekrutacyjny Agencji przysługuje wynagrodzenie za każdego zatrudnionego kandydata…

Tak zdefiniowane rozliczenie pracodawca może wykorzystać, twierdząc, że proces rekrutacyjny w ogóle nie został przeprowadzony przez agencję, lub został przeprowadzony w sposób nieprawidłowy. To przekombinowany zapis. Wystarczyłoby napisać:

Za każdego zatrudnionego (lub jak w moim przypadku Zaangażowanego Kandydata) Agencja otrzyma wynagrodzenie w wysokości…