Zarządzanie czasem, plan dnia i priorytety - to mi nie wyszło w 2021 r.

11 stycznia 2022

Chciałem pochwalić się sukcesami, które nasz ATS osiągnął w ubiegłym roku, ale stwierdziłem, że zacznę najpierw od porażek. Wszak to właśnie niepowodzenia rozwijają nas i wzmacniają. Informacja o sukcesie, rekordowych wynikach czy wyróżnieniach, niesie niewiele wartości poza marketingiem.

Jedną z moich porażek 2021 r. było niewątpliwie nieodpowiednie zarządzanie czasem i niewłaściwe planowanie dnia pracy. Właśnie o zarządzaniu czasem i priorytetami oraz o planowaniu dnia, opowiem w tym artykule. Przedstawię, jaki był mój konkretny problem, z czego wynikał i jak postanowiłem go rozwiązać.

Prowadząc startup, jakim jest Element, zarządzanie czasem jest dużym wyzwaniem. Zwłaszcza, jeśli prowadzący – tak jak ja – jest stosunkowo świeżo upieczonym rodzicem. Jest to duże wyzwanie, nie tylko dlatego, że ilość pracy jest w praktyce nieskończona, ale również z powodu mocno ograniczonych zasobów na wykonanie tej pracy. Dodatkowo całe przedsięwzięcie obarczone jest ryzykiem utraty majątku własnego lub cudzego (najczęściej obu, ponieważ w startupy inwestują nie tylko założyciele). Jest to sytuacja naturalna dla startupów.

Klucz, do zarządzania czasem, to oczywiście ustalenie priorytetów, a zatem kilka słów o moich priorytetach.

Głównym moim zadaniem jest sprzedaż i za wyniki sprzedażowe Elementu jestem w pełni odpowiedzialny. Ze sprzedażą związany jest ściśle marketing, którym również zajmuję się osobiście (w zasadzie nie korzystamy z pomocy zewnętrznych dostawców usług sprzedażowych i marketingowych). Do moich obowiązków należy również bieżące wsparcie użytkowników naszego systemu ATS, współpraca z zespołem developerów oraz ustalanie kierunku rozwoju Elementu

Wiemy zatem już za co jestem odpowiedzialny, a zatem jakie mam priorytety. Na jaki problem natrafiłem?

Problemem jest moja natura. Z jednej strony jestem ciekawy świata i technologii. Chcę znać wszystkie trendy, narzędzia, sposoby rozwiązywania problemów. Chcę być na bieżąco ze wszystkimi nowinkami, aplikacjami i komentarzami ekspertów. Z drugiej strony posiadam pewną dozę kreatywności i biegłości technologicznej, która pozwala mi samodzielnie tworzyć bloga, newsletter, webinary, dbać o SEO i ogólnie zajmować się dość skutecznie marketingiem. Marketing jest jednak czasochłonny i wymaga systematyczności. 

Gdy do tego wszystkiego dołożymy codzienne zadania związane ze sprzedażą i prowadzeniem firmy, zarządzanie czasem okazuje się trudne. Na tyle trudne, że w ubiegłym roku moje zarządzanie czasem było dalekie od optymalnego.

Co robiłem źle? Przede wszystkim zarządzałem czasem i planowałem dzień w zasadzie pod dyktando sprzedaży, a zatem klientów. Prezentacje Elementu (jedna z najbardziej czasochłonnych i energochłonnych czynności sprzedażowych) zazwyczaj ustalane były na środek dnia, tak abym miał z rana i popołudniami czas na maile, telefony i inne sprawy. Niemniej jednak, na życzenie klienta prezentacja mogła odbyć się równie dobrze w poniedziałek o 7:00 rano albo w piątek o 17:00. Klientom nie odmawiałem. Wszystkie inne sprawy, niezwiązane ze sprzedażą, miały niższy priorytet, a zatem mogły w każdym momencie wypaść z danego dnia na rzecz spotkania z klientem.

Mój plan dnia był zatem w dużej mierze ruchomy i każdy dzień mógł być inny.

Uciekały mi przez to terminy przeróżnych rzeczy. Cierpiały zazwyczaj rzeczy małe, tych przecież jest najwięcej, ale zdarzały się również opóźnienia spraw większych. Jedna z dużych firm, której obiecałem jakiś czas temu materiał na temat Elementu, wciąż tego materiału nie otrzymała. Nie otrzymała, ponieważ jest to wyjątkowo rozpoznawalna firma, dla której chciałem przygotować wyjątkowy materiał marketingowy. Taki wyjątkowy materiał wymaga jednak wyjątkowej ilości czasu na przygotowanie. Czasu zabrakło do dziś, ponieważ bieżące “priorytety” zawsze spychały inne zadania na dalszy plan.

Jasne, skupienie się na sprzedaży ma swoje zalety, ale zaniedbanie działań marketingowych podcina skrzydła tejże sprzedaży właśnie. To przecież marketing generuje leady, które w lejku sprzedażowym mogę później codziennie procesować. Reasumując przesadne priorytetyzowanie klientów i ruchomość planu dnia prowadziło do bałaganu i niższej efektywności mojej pracy.

Tak wyglądał mój kalendarz w grudniu:

Ktoś mógłby pomyśleć, że pełny kalendarz to dużo pracy. Widać zadania i wydarzenia, jest zatem plan, są priorytety. Powinno być dobrze.

Nie było dobrze. Co z tego, że kalendarz cały zapełniony, skoro plan dnia był w dużej mierze przypadkowy. Zarządzanie czasem nie było zgodne z moimi priorytetami, lecz z potrzebami innych firm. Takie planowanie dnia to brak regularności i ciągła niepewność. Takie zarządzanie czasem to:

  • Więcej stresu
  • Niższa efektywność pracy
  • Większe ryzyko niedowiezienia terminów
  • Większe ryzyko zaniedbania części zadań

Noworoczna rewolucja.

Podsumowałem, przemyślałem i zaplanowałem nowy sposób zarządzania czasem w 2022 r. Zmiana polega na wprowadzeniu sztywnych segmentów dnia pracy. Każdy segment przeznaczony jest dla określonego obszaru moich priorytetów i zadań. Dzięki segmentom będę miał pewność, że żaden priorytet nie spycha innych priorytetów na margines. Dla wielu z Was taki podział na segmenty to standard. Ja długo sądziłem, że nie muszę tak sztywno zarządzać swoim czasem i że jestem w stanie zapanować nad wszystkim na bieżąco. Myliłem się.

Zanim przedstawię, jak to zaplanowałem, najpierw podsumuję moje kluczowych obowiązki. Ułożyłem je według priorytetów i poświęcanego im czasu:

  1. Sprzedaż  Elementu (emaile, telefony, wideoprezentacje, oferty, wdrożenia).
  2. Marketing (SEO, Newsletter, Blog, Webinary).
  3. Wsparcie użytkowników (emaile, telefony, szkolenia, support na czacie).
  4. Rozwój systemu – głównie kontakt z developerami.

Ktoś mógłby zapytać – dlaczego wsparcie użytkowników jest na trzecim zamiast na pierwszym miejscu? Wynika to z prostego faktu – mamy niewiele zgłoszeń związanych z pracą na naszym systemie ATS. Pomimo stale rosnącej liczby użytkowników, liczba zgłoszeń o dziwo nie tylko nie wzrasta, ale w ostatnich miesiącach nawet maleje(!). Dodatkowo większość tych zgłoszeń załatwiana jest w ciągu kilku minut. Wsparcie użytkowników jest najwyższym priorytetem, ale zajmuje znikomą ilość naszego czasu.

Zgodnie z powyższymi priorytetami utworzyłem w każdym dniu roboczym następujące segmenty:

8:00 – 9:00 emaile -> seo

Rozpoczynam dzień sprawdzeniem skrzynki e-mailowej. Mogą to być wiadomości, które pozostały z dnia poprzedniego lub przyszły z samego rana. Jeśli wiadomości nie ma, wówczas przechodzę do działań związanych z SEO, czyli pozycjonowaniem strony systemu ATS w wyszukiwarce Google. Swoją drogą SEO stało się ostatnio moim hobby, ale to temat na inny wpis.

Zastanawiałem się, czy nie dzwonić do klientów już od 8 rano. Mam jednak wrażenie, że w dobie pracy hybrydowej dzień przesunął się do przodu. Z tego powodu telefonowanie rozpoczynam obecnie o 9:00. Z drugiej strony działania SEO składają się z różnych, czasem bardzo krótkich czynności, które mogę “wcisnąć w lukę pozostającą po wyczyszczeniu skrzynki e-mailowej i zazwyczaj pozostaje mi na to od 10 do 30 minut.

Moje nowe hobby – SEO. Działam jednoosobowo, bez zewnętrznego wsparcia.  Codzienne, regularne działania oparte o wiedze zbieraną w Internecie przynoszą rezultaty:

9:00 – 10:00 telefony-> blog / newsletter

Od 9:00 wykonuję wszystkie zaplanowane telefony do klientów. Jeśli nie dodzwaniam się, przerzucam telefon na kolejne dni (nie zawsze na następny, to zależy od historii danego klienta. Jeśli do klienta nie dodzwaniam się np. trzy dni z rzędu, to mam w zwyczaju zrobić mu kilkudniową przerwę i przerzucić go np. na kolejny tydzień). Jeśli wszystkie zaplanowane na ten segment telefony zostały wykonane, to przechodzę do pracy nad Blogiem i Newsletterem.

Z telefonami zazwyczaj idzie mi dość szybko. Raport wskazuje, że średnio dziennie w 2021 r. wykonywałem 9 telefonów do klientów:

W ciągu 30-40 minut jestem w stanie zadzwonić do kilkunastu klientów. Jeśli jest dużo nieodebranych połączeń, wówczas nawet do kilkudziesięciu. Przykład z dziś – wykonałem 19 połączeń i zostało mi 20 minut na pisanie tego tekstu.

Przedpołudniowe godziny sprzyjają mi lekkością pióra, dlatego ten segment przeznaczyłem na pisanie dłuższych treści.

Ktoś mógłby zapytać – czy moje artykuły na bloga i newsletter są tworzone codziennie przez 20 minut? Zdecydowanie nie. Do pisania dłuższych treści najbardziej efektywne są dłuższe sesje, najlepiej kilkugodzinne (z przerwami). Na to przeznaczam głównie weekendy. W ciągu dnia roboczego mogę jednak doszlifować coś, dodać kilka akapitów, przygotować publikację itp itd. Obsługa blogów, newsletterów i ogólnie content marketingu, to oprócz tworzenia treści cała masa różnych innych, małych zadań, które również zabierają czas i wymagają uwagi.

10:00 – 15:00 – wideoprezentacje

Duży blok, dedykowany sprzedaży, zarezerwowany przede wszystkim na zdalne prezentacje naszego systemu ATS. Oczywiście nie codziennie cały przedział godzinowy jest zajęty, dlatego wolne luki uzupełniam bieżącymi sprawami, które uznam w danym momencie za najpilniejsze. Tu mam zatem pewną swobodę i przestrzeni na kreatywne zarządzanie zadaniami, czyli robienie czegoś, czego nie zdążyłem zrobić w innym segmencie, tu też zawsze staram się zjeść lunch 🍕

15:00 – 16:30 ofertowanie -> telefony/emaile -> marketing

Kolejnym, po wideoprezentacji, krokiem w lejku sprzedażowym jest oferta. Ten segment jest właśnie zaplanowany na ofertowanie klientów, dla których w tym dniu przeprowadziłem prezentację.

Po wysłaniu ofert ponownie sprawdzę skrzynkę mailową i odpowiem na wszystkie pilne wiadomości. Oddzwonię również na nieodebrane telefony. Jeśli czas pozostanie, to wracam do marketingu, tym razem jednak nie do pisania, a do tworzenia grafik, filmów oraz przygotowywania webinarów. W godzinach popołudniowych, w szczególności, jeśli przeprowadziłem kilka prezentacji, mogę nie mieć już weny do pisania, dlatego poklikanie w Photoshopie lub After Effect jest miłą odskocznią.

Wszystkie powyższe segmenty są na sztywno umieszczone w kalendarzu i powtarzają się w nieskończoność w każdy dzień roboczy. Nie ma tym samym możliwości, żeby ktoś zarezerwował spotkanie w innym terminie niż między 10:00 a 15:00. Oczywiście zawsze mogą pojawić się sytuacje wyjątkowe, niemniej jednak tak ustawione segmenty zagwarantują, że będą to sytuacje sporadyczne.

Czy 16:30 to koniec mojej pracy? Właściciel startupu zazwyczaj nie ma takiego komfortu.

O 16:30 lecę po Zosię do żłobka i do godziny 20:00 jestem dla rodziny. Od 20:00 najczęściej znowu siadamy z żoną do pracy, ona ogarnia swoje tematy rekrutacyjne, a ja zabieram się za cokolwiek, co jest najpilniejsze lub co akurat wpadło mi do głowy jako coś, czym warto się zająć.

Zofia Michalewska – przyszła Pani prezes Element miała swoją premierę na Linkedin.  Kliknij zdjęcie i zobacz film 🙂

Tak wygląda od teraz mój tydzień od poniedziałku do piątku.

W weekendy lubię jeszcze uciec z domu do biura na kilka godzin i coś nadrobić, np. usiąść na dłuższą sesję z tekstem, grafiką lub video. Gdy piszę ten akapit jest właśnie niedziela 20:07 i siedzę w biurze. 

Startup startupem, ale rodzina najważniejsza. Dziś 4 godziny z Zosią szaleliśmy w parku rozrywki. Wróciła szczęśliwa i wykończona 🙂

Bonus dla rekruterów!

Jak planowałem dzień pracy, gdy sam byłem rekruterem i rekruterów szkoliłem? Podobnie jak obecnie.

Rano porządkujemy skrzynkę i ewentualnie prowadzimy spotkania z kandydatami, którzy zaczynają pracę nieco później. Jeśli w obowiązku mam sprzedaż (pozyskiwanie projektów rekrutacyjnych) to przed porą lunchu telefonuję do klientów.

Następnie, do godzin popołudniowych ogłoszenia, search.

Chciałem upewnić się, jak to wygląda obecnie. Zapytałem Sylwię, dyrektorkę operacyjną Lobo HR, czyli firmy rekrutacyjnej, którą kiedyś zarządzałem. Sylwia na moje pytanie odpisała tak:

To co napisałeś jest jak najbardziej zgodne z Naszymi w Lobo standardami, przy czym ogłoszenia publikujemy rano. To wynika z faktu, że portale z ogłoszeniami wprost wskazują, że opublikują ogłoszenie w danym dniu jeśli zostanie ono przesłane do godz. 10:00- tak jest w przypadku np. praca.pl, albo, że publikują w ciągu 6 godzin od przesłania, ale tylko do 16:00- tu pracuj.pl, czyli, aby mieć pewność, że ogłoszenie “zawiśnie” w danym dniu, w praktyce trzeba to zrobić z rana w przedziale 8:00- 10:00, zatem My zaczynamy od:

8:00 – 9:00 – rozmowy z Kandydatami “wczesnymi”
9:00 – 10:00 – skrzynka, ogłoszenia
10:00 – 12:30 – sprzedaż- cold calls
12:30 – 14:00 – rozmowy z Kandydatami “lunchowymi”
14:00 – 16:00 – direct search, administracja
16:00 – wzwyż – rozmowy z kandydatami ( tu głównie u Izy inżynierowie, budowlanka, czyli ci, którzy nie mogą rozmawiać w trakcie pracy bo są fizycznie w pracy)

Jeszcze ciekawostka- zauważyliśmy, że w związku z praca zdalną z racji covid, bardzo często Kandydaci chcą rozmawiać w porze lunchowej 😉 Wynika to z faktu, że w tym czasie nie mają zaplanowanych “dużych” spraw typu video, call za callem, bo standardem jest, że ludzie robią przerwę obiadową, zatem wszystko co długotrwałe, ważne, jest planowane przed lub po lunchu. Tym samym Kandydat wie, że będzie mógł zrobić sobie przerwę w pracy na rozmowę z rekruterem i raczej nikt po stronie Pracodawcy o tej porze nie zaskoczy go niczym.

Moją szanowna małżonka, IT rekruterka, również potwierdziła powyższy system pracy 🙂

Reasumując.

Uporządkowanie dnia pracy i zarządzanie czasem zgodnie z góry ustalonymi priorytetami, ma wiele walorów. Nie tylko mam pewność, że nie zaniedbuję żadnych obszarów, ale tracę mniej czasu na zastanawianie się co mam teraz robić oraz mniej stresuję się, że o czymś zapominam.

Kolejną korzyścią jest regularność działań, która niezwykle wzmacnia proces nauki i zmniejsza ryzyko pojawiania się błędów. Ja uczę się dość intensywnie zagadnień marketingowych, w szczególności SEO i content marketingu. Poznaję i nabieram biegłości w posługiwaniu się nowymi narzędziami (np. wspomniany wcześniej pakiet Adobe – Photoshop, Premiere, After Effect), z którymi bieżący kontakt jest niezbędny, aby nie zapominać tego, co poznało się kilkanaście czy kilkadziesiąt godzin wcześniej.

Poza tym wszystko, co da się automatyzować, to automatyzuję. Jak automatyzować pracę postaram się jednak napisać przy innej okazji.

Zobaczymy czy wytrwam w moich postanowieniach, trzymajcie kciuki a ja trzymam również za Wasze postanowienia noworoczne! 🙂

Polecamy:

 

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Maciej Michalewski

Maciej Michalewski

CEO @ Element. Recruitment Automation Software

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Ostatnie wpisy: