Przy okazji szóstego odcinka “Kanban rekrutacji”, w którym przedstawiłem jak wykorzystać kanban w systemach ATS do współpracy pomiędzy pracodawcami a agencjami rekrutacyjnym, wspomniałem, że agencja rekrutacyjna powinna potwierdzać, że uzyskała zgodę kandydata na przekazanie jego danych osobowych do swojego klienta.

Zastanawiam się, czy oświadczenie o uzyskaniu zgody kandydatów agencja może złożyć w umowie zawartej pomiędzy agencją a pracodawcą. Jeśli nie ma ku temu prawnych przeszkód, to można w umowie umieścić zapis, że wszyscy kandydaci przekazywani są za ich zgodą.

Gdyby jednak takiego zapisu w umowie nie było albo gdyby taki zapis według kogoś nie był wystarczający lub możliwy, to można podczas przekazywania kandydatów dodać odpowiednie oświadczenia. Te oświadczenia można dodać np. w mailu albo jako dodatkowa treść pliku word/pdf z rekomendacją kandydata.
Jeśli jednak kandydat przekazywany jest przez agencję za pomocą formularza aplikacyjnego systemu ATS pracodawcy, to do tego formularza można dodać odpowiednie oświadczenia agencji.

Oto treść oświadczenia:

Zgoda na konkretny projekt.
Niniejszym oświadczamy, że Agencja Rekrutacyjna [Nazwa agencji] uzyskała od wyżej wskazanego kandydata zgodę na przekazanie jego/jej danych osobowych w ramach niniejszego procesu rekrutacyjnego.

Zgoda na przyszłe projekty.
Niniejszym oświadczamy, że Agencja Rekrutacyjna [Nazwa agencji] uzyskała od wyżej wskazanego kandydata zgodę na przekazanie jego/jej danych osobowych w ramach niniejszego oraz przyszłych procesów rekrutacyjnych.

Słowo “wyżej” odnosi się do danych osobowych kandydata wskazanych w formularzu. Wyrażenie “niniejszego procesu” odnosi się do procesu również wskazanego na formularzu aplikacyjnym.

Te, i wiele innych informacji o stosowaniu RODO w rekrutacji, znajdziesz w kompendium wiedzy: