Automatyzacja umawiania spotkań rekrutacyjnych i innych wydarzeń
Automatyzacja umawiania spotkań rekrutacyjnych
Zarządzanie spotkaniami, bezpośrednimi i zdalnymi to dla rekruterów chleb powszedni. Istnieje wiele narzędzi, które automatyzują proces umawiania spotkań. Poniższy artykuł może być przydatny dla wszystkich, którzy chcieliby szybciej i wygodniej zarządzać rezerwacją terminów w swoim kalendarzu. Choć temat omawiam na kanwie procesów rekrutacyjnych, to opisywane narzędzia mogą być stosowane do wszelkich innych spotkań, nie tylko rekrutacyjnych.
Zanim przejdę do omówienia konkretnych narzędzi automatyzujących umawianie spotkań, kilka słów o tym, jak działają te narzędzia i jakie niosą korzyści.
Jak działa automatyzacja umawiania spotkań rekrutacyjnych?
Narzędzia automatyzujące proces umawiania spotkań działają w skrócie w sposób następujący:
- Wybieramy dni i godziny w swoim kalendarzu, spośród których inne osoby mogą wybierać terminy spotkań.
- Narzędzie tworzy automatycznie specjalną stronę internetową, na której widoczne są ustalone powyżej terminy.
- Stronę rezerwacji spotkań udostępniamy wybranym osobom (np. wysyłając link do tej strony w wiadomości email) lub wszystkim (np. umieszczając link do tej strony w stopce maila, na profilu LinkedIn lub innej stronie internetowej).
- Za pomocą powyższej strony zainteresowane osoby mogą zarezerwować spotkanie w dozwolonym przedziale dni i godzin.
- Po dokonaniu rezerwacji wszyscy uczestnicy spotkania automatycznie otrzymują informację o zarezerwowanym spotkaniu, spotkanie pojawia się w kalendarzach, a przed spotkanie rozsyłane są automatyczne przypomnienia.
- Przygotowanie harmonogramu spotkań i strony rezerwacji nie wymaga żadnej specjalnej wiedzy i zajmuje kilkadziesiąt sekund.
Korzyści stosowania narzędzi do automatyzacji umawiania spotkań rekrutacyjnych
Jeśli nie jesteś jeszcze przekonany/a do korzystania z automatyzacji umawiania spotkań, to przyjrzyj się korzyściom, jakie te narzędzia niosą:
- Oszczędność czasu: Automatyzacja procesu umawiania spotkań pozwala uniknąć konieczności wymiany wielu wiadomości e-mail i telefonów w celu ustalenia terminu rozmowy rekrutacyjnej. Dodatkowo wykorzystując je w systemie ATS (lub CRM w obszarze sprzedaży), dodatkowo ograniczamy czas niezbędny do umówienia spotkania. Więcej o sposobie wykorzystania tego typu narzędzi w systemach ATS w dalszej części artykułu.
- Zwiększenie efektywności: Narzędzia automatyzujące rezerwację spotkań rekrutacyjnych umożliwiają szybsze i wygodniejsze zarządzanie harmonogramem rekrutacji i uniknięcie kolizji terminów spotkań z kandydatami.
- Poprawa komunikacji: Narzędzia do automatyzacji procesu umawiania spotkań umożliwiają lepszą komunikację pomiędzy stronami procesu rekrutacyjnego poprzez udostępnienie wszystkim uczestnikom procesu rekrutacyjnego informacji o dostępnych terminach rozmów rekrutacyjnych oraz o terminach już zarezerwowanych. Dodatkowo omawiane narzędzia automatyczne potwierdzają rezerwację spotkań i przypominają o spotkaniach.
- Łatwiejsze zarządzanie wieloma rozmowami rekrutacyjnymi: Narzędzia te pozwalają na automatyczne tworzenie przerw między spotkaniami, wypełnianie luk, które utworzyły się po odwołanych spotkaniach oraz komunikowanie wszelkich zmian. Tego typu korzyści są szczególnie przydatne dla osób prowadzących dużą liczbę spotkań, w szczególności w zakresie rekrutacji niskiego szczebla, gdzie liczba odwoływanych i przekładanych spotkań jest stosunkowo największa.
- Poprawa obsługi kandydatów: Automatyzacja procesu umawiania spotkań pozwala na szybszą obsługę kandydatów i zwiększenie ich zadowolenia z procesu rekrutacyjnego, co wpływa korzystnie na candidate experience i w konsekwencji poprawia markę pracodawcy na rynku pracy.
Podsumowując, narzędzia do automatyzacji procesu umawiania spotkań rekrutacyjnych oszczędzają czas (a zatem pieniądze), zwiększają efektywność pracy, poprawiają komunikacje, ułatwiają zarządzanie wieloma spotkaniami oraz poprawiają obsługę kandydatów i innych uczestników spotkań, co jest szczególnie przydatne w kontekście procesów rekrutacyjnych. Dodatkowo narzędzia te w prosty sposób można zastosować w systemach ATS.
Calendly - jedna z najpopularniejszych, płatnych aplikacji do automatyzacji rezerwacji terminów spotkań
Dotychczas na rynku najpopularniejszą aplikacją do automatyzacji umawiania spotkań było prawdopodobnie Calendly. Calendly pozwala tworzyć harmonogramy spotkań i udostępniać je innym osobom, które mogą rezerwować wolne terminy bez konieczności kontaktowania się i słownego potwierdzania terminów. Calendly integruje się z wieloma innymi narzędziami, takimi jak Google Calendar, Outlook i Salesforce, co ułatwia zarządzanie spotkaniami i wizytami w różnych organizacjach, a w przypadku zdalnych spotkań także za pomocą różnych komunikatorów (Teams, Meets, Zoom itp.).
Minusem Calendly jest to, że aby w pełni cieszyć się jej funkcjonalnościami, musimy opłacać abonament. Owszem istnieje bezpłatna wersja, ale ma różnorodne ograniczenia, przez które może być niewystarczająca dla profesjonalnych i intensywnych zastosowań.
Alternatywne narzędzia do automatyzacji rezerwacji terminów spotkań od Google i Microsoft
Nie trzeba było długo czekać, aby Google i Microsoft zaproponowali własne, alternatywne rozwiązania, które w pełni integrują się z pozostałymi ich aplikacjami. Co kluczowe, jeśli Twoja firma opłaca już narzędzia Google (np. pakiet Google Workspace) lub Microsoft (np. Office 365), to prawdopodobnie wspomniane alternatywy możesz mieć bezpłatnie, ze wszystkimi funkcjonalnościami.
Jakie to alternatywy do automatyzacji umawiania spotkań zaproponował Google i Microsoft?
- Google — Harmonogram Spotkań (jest to dodatkowa funkcjonalność Kalendarzy Google i nie ma własnej strony produktu)
- Microsoft — Microsoft Bookings
Harmonogramy spotkań Google - bezpłatne narzędzie dla subskrybentów Google Workspace
Funkcjonalność Harmonogram Spotkań dostępna jet w Google dla kont Google Workspace służbowych, szkolnych oraz dla osób indywidualnych w subskrypcji Google Workspace Indyvidual. Przypomnę, że to, co kiedyś nazywało się G suite, dziś nazywa się Workspace.
Harmonogram spotkań umożliwia przede wszystkim tworzenie profesjonalnych stron rezerwacji spotkań, które można publikować w Internecie i udostępniać wybranym osobom. Tak wygląda przykładowa strona rezerwacji spotkań:
Poniżej formularz rezerwacji konkretnego terminu spotkania. Do formularza dodałem dwa dodatkowe pola: Numer telefonu (wymagane); Z jakiego ATS korzystasz obecnie (opcjonalne).
Strona rezerwacji spotkań tworzy się zupełnie automatycznie, a rolą użytkownika jest przede wszystkim ustalenie, kiedy oraz w jakich dniach i godzinach ktoś może zarezerwować spotkanie, w jaki sposób spotkanie ma się odbyć (bezpośrednio, zdalne) i jak długo ma trwać. Możliwości konfiguracji jest znacznie więcej i można przeczytać o nich w tym miejscu. Samo przygotowanie harmonogramu, jego konfiguracja i dalsza obsługa jest bardzo łatwa.
Najważniejsze funkcje Harmonogramu Spotkań Google:
- Pełna integracja z Google Calendar (widzisz w kalendarzu godziny udostępnione w Harmonogramie i zarezerwowane spotkania).
- Automatyczne dodawanie linków Google Meet.
- Możliwość ograniczenia rezerwacji spotkań na ostatnią chwilę (np. możesz zabronić umawiania spotkań 15 minut przed wybranym terminem spotkania).
- Automatyczne dodawanie przerw między spotkaniami.
- Możesz ograniczyć dzienną liczbę spotkań rekrutacyjnych.
- Możesz poprosić osobę rezerwującą spotkania o dodatkowe informacje (np. numer telefonu, cel spotkania itp.).
Microsoft Bookings - bezpłatne rozwiązanie dla użytkowników Office 365
Microsoft Bookings to automatyzacja umawiania spotkań dostępna w większości pakietów Office 365 i Microsoft 365. Bookings integruje się z większością aplikacji firmy Microsoft, w tym przede wszystkim z Outlook, Teams czy Skype.
Jeśli w korzystasz z Office 365 to najprawdopodobniej możesz bezpłatnie korzystać również z Microsoft Bookings. W razie wątpliwości sprawdź, czy Twój administrator IT udostępnił tę aplikację dla Twojego konta Microsoft.
O ile w przypadku Google dostęp do narzędzia następował bezpośrednio w Google Calendar, to Microsoft Bookings posiada dedykowaną stronę tej aplikację: https://outlook.office.com/bookings/onboarding
Osobiście częściej działam w środowisku Google więc nie miałem okazji bliżej poznać funkcjonalności Microsoft Bookings. Z tego, co jednak zdążyłem zauważyć, są bardzo zbliżone do Harmonogramów spotkań Google. Poniżej dwie przykładowe strony rezerwacji spotkań, które utworzyłem kilkoma kliknięciami w Bookings.
Strona rezerwacji spotkań:
Oprócz standardowych stron rezerwacji Bookings daje również możliwość tworzenia osobistych stron rezerwacji. Strony te różnią się wyglądem i funkcjonalnościami. Nie zgłębiałem tematu, ale rozwiązanie wydaje się ciekawe. Osobista strona rezerwacji spotkań Microsoft Bookings:
Harmonogramy Google i Microsoft Bookings - bezpłatność to największa przewaga nad Calendly
Zarówno Google jak i Microsoft oferują rozwiązania, które stanowią dobrą alternatywę dla Calendly i innych tego typu aplikacji. Naturalnie każda aplikacja jest nieco inna, niemniej jednak podstawowe funkcje działają identycznie lub bardzo podobnie.
Dla użytkowników Google Workspace i Office 365 najważniejszą przewagą Harmonogramów Google i Microsoft Bookings będzie to, że są prawdopodobnie bezpłatne. Prawdopodobnie, ponieważ większość, ale nie wszystkie abonamenty obejmują omawiane narzędzia.
Jak stworzyć harmonogram spotkań rekrutacyjnych?
Skoro mamy narzędzia do automatyzacji rezerwacji terminów spotkań rekrutacyjnych, to warto przemyśleć kwestię tworzenia harmonogramów tych spotkań.
Dla przypomnienia harmonogram spotkań w kontekście omawianych narzędzi, to zakres dni i godzin, które udostępniamy kandydatom. Kandydaci zobaczą udostępniony zakres dni oraz godzin i będą mogli swobodnie, bez konsultacji z nami, wybierać jeden z dostępnych jeszcze terminów na swoje spotkanie rekrutacyjne.
Zanim zaplanujesz harmonogram spotkań rekrutacyjnych, przemyśl jak wygląda Twój tydzień pracy. Zastanów się, jakie będą optymalne godziny w wybranych dniach na spotkania rekrutacyjne. Analizując dzień pracy i planując harmonogram spotkań warto pamiętać o:
- Terminach, w których kandydaci najczęściej mogą rozmawiać. Niestety często są to terminy po zakończeniu pracy, czyli np. po godzinie 16:00. Jeśli możesz zacząć później pracę, by zostać w biurze do godziny 17 lub 18, to prawdopodobnie dobrym pomysłem będzie dodatkowe udostępnienie w harmonogramie właśnie tych późniejszych godzin. W idealnym scenariuszu zostawilibyśmy w harmonogramie jedną lub dwie godziny rano, jedną lub dwie w środku dnia, np. w okolicach lunchu, i jedną właśnie w okolicach końca pracy.
- Przerwach między spotkaniami. Jeśli czujesz, że pomiędzy spotkaniami potrzebujesz przerwę, to omawiane tu narzędzia pozwalają na automatyczne dodanie zdefiniowanej przez Ciebie przerwy między spotkaniami. Dodanie przerwy rodzi pewną konsekwencję, której można na początku nie zauważyć. Dodanie 10-minutowej przerwy między spotkaniami spowoduje, że z dwugodzinnego slotu na dwie 60-minutowe rozmowy, pozostanie de facto tylko jedno okienko na godzinną rozmowę. Innymi słowy, zarezerwowanie jednego slotu przez kandydata spowoduje, że z tego dwugodzinnego okienka wypadnie nie 60 minut a 60 minut plus 10-minutowa przerwa między spotkaniami. W tej sytuacji na drugie spotkanie pozostanie mniej niż 60 minut. Jeśli ustaliliśmy długość spotkania na 60 minut, to w omawianym przykładzie drugie okienko zniknie z udostępnionego harmonogramu.
- Przypomnieniach. Konfigurując narzędzie, warto od razu ustawić przypomnienia spotkań. W Harmonogramach Google (które jak wspomniałem są tak naprawdę dodatkową funkcją Google Calendar) możesz ustawić przypomnienia zarówno sms, jak i e-mailowe. Możesz oczywiście ustawić kilka przypomnień i czas ich wysłania.
- Ograniczeniu liczby spotkań. Nie wiem, jak w przypadku Microsoft Bookings, ale w Harmonogramach Google możesz ustawić też maksymalną liczbę spotkań rekrutacyjnych w ciągu jednego dnia. Świetna opcja, dzięki które możesz dać kandydatom do wyboru cały dzień, ale masz równocześnie pewność, że tych spotkań będzie w ciągu dnia nie więcej niż tyle, ile postanowisz.
- Dodaniu do formularza rejestracji dodatkowych pytań. Kandydat, który wybiera termin spotkania, może zostać automatycznie poproszony o podanie dodatkowych informacji. Nie znalazłem tej opcji w Microsoft Bookings, choć może niezbyt dobrze szukałem, natomiast w przypadku Harmonogramów Google możesz poprosić kandydata o dowolne dodatkowe informacje, np. o nazwę stanowiska, na które aplikuje. Nazwa stanowiska to będzie bardzo przydatna informacja, jeśli masz napięty kalendarz i prowadzisz rekrutacje na różne role.
Automatyzacja spotkań rekrutacyjnych za pomocą systemu ATS
Jak w praktyce stosować tego typu narzędzia wykorzystując system ATS? Pokażę to oczywiście na przykładzie Elementu.
Najprostszym rozwiązaniem będzie umieszczenie linku do strony rezerwacji spotkań w wiadomościach przekazywanych kandydatom. Jak jednak przyspieszyć zapraszanie tylko wyselekcjonowanych kandydatów na spotkanie rekrutacyjne?
W ATS utworzyłbym etap “Rozmowa” lub “Spotkanie” i dodałbym do tego etapu automatyczną wiadomość, w której treści umieściłbym zaproszenie na spotkanie rekrutacyjne wraz z linkiem do wyboru terminu spotkania przez kandydata. Przygotowanie takiej automatyzacji w Elemencie to kilkanaście sekund a późniejsze wysłanie zaproszenia do wybranego kandydata to już dosłownie dwie sekundy. Nagrałem krótki film pokazujący jak łatwo to zrobić:
Automatyzacja umawiania spotkań w sprzedaży
Osobiście już nie rekrutuję, ale nieustannie sprzedaję. Cały czas korzystam z funkcji automatycznego umawiania zdalnych prezentacji systemu rekrutacyjnego Element. Owszem zdarza się, że spotkanie tworzę w kalendarzu ręcznie, np. od razu podczas rozmowy telefonicznej, ale w zdecydowanej większości przypadków wysyłam prośbę o propozycję terminu lub o wybór tego terminu właśnie za pomocą dostępnego online kalendarza.
Sprawdza się doskonale i zdecydowanie zachęcam do korzystania z takiej automatyzacji.
- Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
- Job Monit HR – wynagrodzenia i oferty pracy w HR
- Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
- Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
- Sztuczna inteligencja w rekrutacji i Chat GPT-3 – wszystko co musisz wiedzieć o najnowszej wersji sztucznej inteligencji i jej możliwych zastosowaniach, także w rekrutacji.
- RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.
Maciej Michalewski
CEO @ Element. Recruitment Automation Software
Ostatnie wpisy:
Raport ofert pracy – listopad 2024: delikatny spadek, średnia ciągle w górę
Zapraszamy do analizy najnowszego raportu ofert pracy, który przedstawia dane z listopada 2024. Sprawdź, jak rynek pracy radzi sobie w końcówce roku.
Luddyści wdrożą listę zawodów chronionych przed AI? Nowy pomysł rządu
Luddyści wdrożą listę zawodów chronionych przed AI? Nowy pomysł rządu Luddyzm w biznesie i w rządzie Oto wypowiedź Pana Michała Podulskiego, dyrektora Agencji Pracy Tymczasowej
Dlaczego Element jest liderem elastyczności systemów ATS?
Oto dlaczego Element wyróżnia się jako najbardziej elastyczny ATS i jak szybko pozwala dostosować procesy rekrutacyjne do indywidualnych potrzeb firmy.
Lepsze wyszukiwanie i obsługa ponownych aplikacji w Element
Lepsze wyszukiwanie i obsługa ponownych aplikacji w Element Wyszukiwanie kandydatów jeszcze lepsze Wzięliśmy się za udoskonalanie wyszukiwarki kandydatów w Elemencie. Choć baza kandydatów w naszym
Raport ofert pracy – październik 2024: kolejna poprawa!
Ponownie dobre wieści z rynku pracy! Pracodawcy publikują coraz więcej ogłoszeń rekrutacyjnych. W jakich branżach? Sprawdź szczegóły!
Keywords cloud – najlepszy sposób na przygotowanie CV pod ATS
Keywords Cloud, czyli chmura słów kluczowych to najskuteczniejsza techniką przygotowania CV pod systemy ATS. Zobacz czym jest i jak ją dodać do CV.
