Element ATS logo
ENG SPRAWDŹ DEMO
MENU

Exit Interview: Kluczowe pytania i wartościowe wskazówki dla HR

7 maja 2023

Exit Interview - co to jest i dlaczego jest potrzebne

Exit Interview to rozmowa przeprowadzana z pracownikiem opuszczającym organizację. Jest to ważne narzędzie zarządzania, które pozwala firmom na zdobycie cennych informacji na temat ich wewnętrznego funkcjonowania, kultury pracy, relacji między pracownikami oraz potencjalnych obszarów do poprawy.

W tym artykule przyjrzymy się celom, procesom i najlepszym praktykom związanym z Exit Interview, aby pomóc zarówno pracodawcom, jak i pracownikom w skutecznym prowadzeniu tego typu rozmów.

Zrozumienie, jak przeprowadzić efektywne Exit Interview, może przyczynić się do identyfikacji problemów i wprowadzenia koniecznych zmian w organizacji, co z kolei może prowadzić do zwiększenia zadowolenia z pracy i redukcji rotacji pracowników.

Cele przeprowadzania Exit Interview

Przeprowadzanie Exit Interview ma wiele celów, które przyczyniają się do dalszego rozwoju i usprawnienia funkcjonowania firmy. Oto najważniejsze z nich:

  • Zbieranie informacji zwrotnej. Rozmowa pozwala na pozyskanie opinii odchodzącego pracownika na temat środowiska pracy, kultury organizacyjnej, relacji z przełożonymi i kolegami, a także na temat stanowiska i obowiązków. (może Cię zainteresować: informacje zwrotne w procesie rekrutacyjnym)
  • Identyfikacja obszarów do poprawy. Exit Interview może ujawnić słabe strony organizacji, które wymagają uwagi. Pozwala to na wprowadzenie koniecznych zmian, które mogą zwiększyć efektywność i satysfakcję pracowników.
  • Zrozumienie przyczyn odejścia. Analiza informacji zebranych podczas Exit Interview może pomóc pracodawcy zrozumieć, dlaczego pracownicy odchodzą i co można zrobić, aby zatrzymać wartościowych pracowników w przyszłości.
  • Wsparcie przekazywania wiedzy. Exit Interview może być okazją do przekazania wiedzy i doświadczeń odchodzącego pracownika jego następcy lub zespołowi. Może to pomóc w płynniejszym przejściu i kontynuacji pracy po odejściu pracownika. Przydatne będzie tu zapisywanie notatek czy raportów z przeprowadzonych rozmów np. w systemie ATS lub innym systemie zarządzania wiedzą i procesami HR.
  • Utrzymanie dobrych relacji. Prowadzenie Exit Interview w sposób profesjonalny i szanujący pracownika może przyczynić się do utrzymania dobrych relacji z byłymi pracownikami, co może być korzystne dla wizerunku firmy oraz tworzenia pozytywnego środowiska pracy.

Przygotowanie do Exit Interview

Aby Exit Interview przyniosło oczekiwane rezultaty, warto odpowiednio się do niego przygotować. Poniżej przedstawiam kilka kluczowych aspektów, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania rozmowy:

  • Wybór odpowiedniej osoby. Osoba przeprowadzająca Exit Interview powinna być kompetentna, obiektywna i zdolna do prowadzenia rozmowy w sposób profesjonalny. Może to być przełożony, przedstawiciel działu HR lub zewnętrzny konsultant. Nie ma sensu jednak angażować w taką rozmowę osób, które są skonfliktowane z pracownikiem lub istnieją powody by sądzić, że pracownik nie będzie szczery podczas rozmowy z tą osobą.
  • Opracowanie listy pytań. Przygotuj zestaw pytań, które pozwolą na zebranie wartościowych informacji. Pytania powinny dotyczyć m.in. powodów odejścia, doświadczeń związanych z pracą, relacji z innymi pracownikami czy propozycji zmian w organizacji (propozycja pytań poniżej).
  • Tworzenie atmosfery zaufania. Ważne jest, aby pracownik czuł się komfortowo i swobodnie podczas Exit Interview. Zapewnij prywatność rozmowy oraz podkreśl, że zebrane informacje będą traktowane poufnie i wykorzystane w celu poprawy warunków pracy.
  • Zachowanie neutralności. Stwórz warunki do prowadzenia rozmowy w sposób obiektywny, unikając wyrażania własnych opinii czy emocji. Nie staraj się również przekonywać pracownika do swoich ocen czy argumentów. Pozwoli to pracownikowi na szczere wyrażenie swoich przemyśleń i odczuć.
  • Planowanie czasu. Przygotuj się na to, że Exit Interview może potrwać dłużej niż przewidujesz. Pracownik może mieć wiele do powiedzenia, a warto poświęcić odpowiednią ilość czasu, aby uzyskać jak najwięcej informacji.

Kluczowe pytania do zadania podczas Exit Interview

Podczas Exit Interview warto zadać pytania, które pozwolą na uzyskanie pełniejszego obrazu doświadczeń pracownika. Oto przykładowe pytania z różnych obszarów:
 
  • Przyczyny odejścia.
    • Dlaczego zdecydowałeś się opuścić naszą firmę?
    • Czy są konkretne powody lub okoliczności, które wpłynęły na Twoją decyzję?
  • Zadowolenie z pracy.
    • Jak oceniasz swoje ogólne zadowolenie z pracy w naszej firmie?
    • Czy czułeś się spełniony zawodowo?
  • Atmosfera i kultura pracy.
    • Jak oceniasz kulturę i atmosferę w naszym zespole?
    • Czy czułeś się dobrze w pracy i współpracy z kolegami?
    • Czy czułeś się częścią zespołu?
    • Co moglibyśmy poprawić, aby środowisko pracy było bardziej komfortowe?
  • Przełożeni i zarządzanie.
    • Jak oceniasz swoje relacje z przełożonymi?
    • Czy uważasz, że byli pomocni i wsparcie w Twoim rozwoju zawodowym?
    • Czy relacje z kolegami z zespołu były dla Ciebie satysfakcjonujące?
  • Wsparcie i rozwój zawodowy.
    • Czy otrzymałeś wystarczające wsparcie i możliwości rozwoju zawodowego w firmie?
    • Jakie obszary wymagają poprawy?
  • Szkolenia i możliwości nauki. 
    • Jak oceniasz dostępność szkoleń i możliwości nauki w firmie?
    • Czy są jakieś konkretne obszary, które wymagają większego zaangażowania?
  • Obowiązki i wymagania.
    • Czy uważasz, że Twoje obowiązki i wymagania były jasno przedstawione?
    • Czy były jakieś aspekty, które sprawiały trudności?
    • Jak oceniasz swoje obowiązki i odpowiedzialności w tej roli?
    • Czy czułeś się wystarczająco przygotowany do realizacji swoich zadań?
  • Wynagrodzenie i świadczenia. 
    • Jak oceniasz swoje wynagrodzenie i świadczenia w porównaniu z rynkiem pracy? (może Cię zainteresować: największa lista raportów płacowych)
    • Czy były one adekwatne do Twojej roli i umiejętności?
  • Rekomendacje dotyczące firmy. 
    • Co uważasz, że firma może zrobić, aby poprawić warunki pracy, atmosferę lub efektywność?
    • Czy masz jakieś konkretne sugestie?
  • Opinie na temat nowego miejsca pracy.
    • Jakie są Twoje oczekiwania względem nowego miejsca pracy?
    • Co przyciągnęło Cię do tej firmy?
  • Przekazanie obowiązków.
    • Czy masz jakieś uwagi dotyczące przekazania swoich obowiązków następcy?
    • Czy są jakieś kluczowe informacje, które powinien otrzymać?
  • Ogólne wrażenia i wspomnienia.
    • Jakie są Twoje ogólne wrażenia i wspomnienia związane z pracą w naszej firmie?
    • Czy chciałbyś coś dodać na zakończenie?

Jak prowadzić rozmowę – wskazówki dla menedżerów

Prowadzenie exit interview to ważne zadanie dla menedżerów, które pozwala na zgromadzenie cennych informacji oraz identyfikację obszarów do poprawy. Oto kilka wskazówek, które pomogą w efektywnym przeprowadzeniu rozmowy:

  • Zapewnij odpowiednie otoczenie. Upewnij się, że miejsce, w którym przeprowadzane jest exit interview, jest spokojne i prywatne. Pozwoli to pracownikowi na swobodne wyrażanie swoich myśli i uczuć.
  • Zachęcaj do szczerości. Wyjaśnij cel rozmowy i podkreśl, że wszelkie informacje zostaną potraktowane poufnie. Daj pracownikowi zrozumieć, że jego opinia jest cenna i może wpłynąć na pozytywne zmiany w organizacji.
  • Słuchaj uważnie. Podczas exit interview kluczowe jest aktywne słuchanie. Pozwól pracownikowi mówić bez przerywania i staraj się zrozumieć jego punkt widzenia.
  • Zadawaj otwarte pytania. Staraj się zadawać pytania, które zachęcą pracownika do udzielenia wyczerpujących odpowiedzi. Pytania otwarte, zaczynające się od “jak”, “dlaczego” czy “co”, pozwolą na dogłębne poznanie przyczyn odejścia pracownika.
  • Unikaj konfrontacji. Celem exit interview nie jest dyskusja czy obrona stanowiska firmy, lecz zbieranie informacji o doświadczeniach pracownika. Unikaj konfrontacji i nie krytykuj jego decyzji.
  • Dziękuj za uczestnictwo. Na koniec rozmowy podziękuj pracownikowi za jego uczestnictwo w exit interview i życzenia powodzenia na nowym etapie kariery. W ten sposób zakończysz spotkanie w pozytywnym tonie.

Analiza zebranych informacji i wyciąganie wniosków

Po przeprowadzeniu exit interview ważne jest przetworzenie i analiza zebranych informacji. Oto jak można to zrobić efektywnie:

  • Dokumentacja. Zapisz wszystkie informacje uzyskane podczas exit interview, by nie stracić żadnych istotnych danych. Przygotuj notatki, które będą zawierać konkretne wypowiedzi pracownika oraz główne punkty rozmowy.
  • Szukanie wzorców. Przeanalizuj zebrane dane i spróbuj znaleźć powtarzające się wzorce. Może to obejmować problemy związane z zarządzaniem, relacjami międzyludzkimi, środowiskiem pracy czy innymi aspektami.
    Przykład wzorca, który może się pojawić podczas analizy danych z exit interview, to częste skargi pracowników na brak komunikacji ze strony przełożonych. Jeśli wielu opuszczających organizację pracowników zgłasza takie obawy, może to wskazywać na problem z komunikacją wewnętrzną, który wymaga uwagi i poprawy. Wzorzec ten może sugerować, że menedżerowie nie informują pracowników o ważnych zmianach, nie udzielają wystarczającego wsparcia czy nie są dostępni dla swoich podwładnych w sytuacjach wymagających porady lub wyjaśnienia.
  • Identyfikacja obszarów do poprawy. Na podstawie analizy danych z exit interview zidentyfikuj obszary, które wymagają poprawy. To mogą być konkretne działy, procesy, zachowania menedżerów czy praktyki związane z rozwojem zawodowym pracowników.
  • Opracowanie planu działania. Opracuj plan działania mający na celu wprowadzenie zmian w organizacji. Plan powinien zawierać konkretne działania, terminy realizacji i odpowiedzialne osoby. (przykład planu działania poniżej). (W temacie planowania działań może Cię zainteresować: Automatyzacja umawiania spotkań) 
  • Monitorowanie efektów. Po wprowadzeniu zmian monitoruj ich efekty. Przeprowadzaj regularne rozmowy z pracownikami, aby dowiedzieć się, czy wprowadzone zmiany przynoszą pozytywne rezultaty.
  • Dziel się wnioskami. W miarę możliwości, dziel się wnioskami z exit interview z innymi menedżerami i pracownikami HR. To pozwoli na szerzenie wiedzy o tym, co działa, a co wymaga poprawy, co przyczyni się do rozwoju całej organizacji.

Przykład planu działania opartego na wynikach exit interview

Przykład planu działania opartego na wynikach exit interview może wyglądać następująco:

  1. Zidentyfikuj problem. W wyniku analizy zebranych informacji z exit interview, stwierdzono, że brak możliwości awansu i rozwoju zawodowego jest jednym z głównych powodów rezygnacji z pracy przez pracowników.

  2. Zbierz dodatkowe dane. Przeprowadź ankietę wśród obecnych pracowników, aby zrozumieć, jak postrzegają możliwości awansu i rozwoju zawodowego w organizacji.

  3. Opracuj strategię. Na podstawie zebranych danych, opracuj strategię mającą na celu poprawę sytuacji, taką jak wprowadzenie systemu szkoleń, mentoringu czy planów rozwojowych dla poszczególnych stanowisk.

  4. Wdrożenie. Wprowadź opracowane rozwiązania w życie, upewniając się, że są dostępne dla wszystkich pracowników i komunikowane w odpowiedni sposób.

  5. Monitoruj i oceniaj. Śledź postępy w zakresie rozwoju zawodowego pracowników oraz ewentualne zmiany w wynikach exit interview. Regularnie oceniaj skuteczność wdrożonych działań i wprowadzaj potrzebne korekty.

Taki plan działania pozwala na skierowanie uwagi na konkretny problem i wprowadzenie zmian mających na celu jego rozwiązanie, co w efekcie może przyczynić się do zmniejszenia liczby rezygnacji z pracy i poprawy satysfakcji z pracy w organizacji.

Wprowadzanie zmian w organizacji na podstawie wyników Exit Interview

Wprowadzanie zmian w organizacji na podstawie wyników exit interview może być skomplikowanym procesem. Z tego względu warto postępować według określonego schematu działań, który może wyglądać następująco:

  1. Ustalanie priorytetów. Na podstawie analizy wyników exit interview, zidentyfikuj kluczowe problemy, które wymagają natychmiastowej uwagi. Ustal priorytety, które mają największy wpływ na zatrzymywanie i zadowolenie pracowników.
  2. Opracowanie planu działań. Na podstawie ustalonych priorytetów, opracuj szczegółowy plan działań, który będzie zawierał cele, zadania, odpowiedzialności, terminy oraz wskaźniki sukcesu. Plan powinien uwzględniać krótko- i długoterminowe działania, które mają na celu usprawnienie organizacji.
  3. Wsparcie ze strony zarządu. Aby wprowadzić skuteczne zmiany, konieczne jest uzyskanie wsparcia ze strony zarządu i liderów organizacji. Przedstaw plan działań oraz wyniki exit interview, aby uzyskać ich poparcie oraz zaangażowanie w proces zmian.
  4. Komunikacja z pracownikami. Ważne jest, aby informować pracowników o zmianach wynikających z wyników exit interview. Utwórz kanały komunikacji, które pozwolą na przekazanie informacji o planowanych zmianach oraz uzyskanie informacji zwrotnej od pracowników.
  5. Monitorowanie i ocena. Regularnie monitoruj postępy w zakresie wprowadzanych zmian oraz mierz ich skuteczność za pomocą odpowiednich wskaźników sukcesu. W razie potrzeby wprowadzaj korekty, aby osiągnąć zamierzone cele.
  6. Utrzymywanie ciągłego doskonalenia. Po wprowadzeniu zmian, dąż do ciągłego doskonalenia procesów w organizacji. Kontynuuj zbieranie informacji z exit interview oraz analizuj je, aby wprowadzać dalsze ulepszenia i dostosowywać się do potrzeb pracowników.

Warto pamiętać, że wprowadzanie zmian w organizacji na podstawie wyników exit interview jest kluczowe dla poprawy zadowolenia i lojalności pracowników oraz dla osiągnięcia długoterminowego sukcesu organizacji.

Exit interview - podsumowanie

Exit interview to ważne narzędzie, które pozwala organizacjom lepiej zrozumieć powody odejścia pracowników oraz identyfikować obszary wymagające poprawy. Prowadzenie skutecznych rozmów i analiza zebranych informacji są kluczowe dla wprowadzenia efektywnych zmian w organizacji.

W artykule omówiłem cele exit interview, jak przygotować się do rozmowy oraz jakie pytania zadawać, aby uzyskać wartościowe informacje. Przedstawiłem również wskazówki dla menedżerów dotyczące prowadzenia rozmów oraz analizy wyników exit interview. Na koniec, omówiłem proces wprowadzania zmian w organizacji, które mają na celu zwiększenie zadowolenia i zatrzymywanie pracowników.

Pamiętaj, że exit interview to tylko jeden z elementów zarządzania kapitałem ludzkim. Współpracując z pracownikami i dbając o ich potrzeby, organizacje mogą osiągnąć lepsze wyniki oraz zbudować trwałe relacje z pracownikami, które przyczynią się do długoterminowego sukcesu organizacji.

Najczęściej czytane:

  1. Darmowe ogłoszenia o pracę i największa lista źródeł kandydatów – największa w Polsce lista bezpłatnych i płatnych źródeł kandydatów
  2. Praca w HR – najnowsze oferty pracy i aktualne średnie wynagrodzenia w branży HR
  3. Akademia Rekrutacji – zbiór wiedzy na temat rekrutacji oraz raporty z rynku pracy.
  4. Gowork – jak reagować na negatywne opinie o pracodawcach – Kompleksowy poradnik dla pracodawców.
  5. Sztuczna inteligencja w rekrutacji i Chat GPT-3 – wszystko co musisz wiedzieć o najnowszej wersji sztucznej inteligencji i jej możliwych zastosowaniach, także w rekrutacji.
  6. RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć – kompleksowy poradnik RODO w rekrutacji z naciskiem na działania typu direct search / sourcing.
  7. Wszystko o systemach ATS – poradnik wyboru systemu rekrutacyjnego.
Maciej Michalewski

Maciej Michalewski

CEO @ Element. Recruitment Automation Software

System ATS Element - poznaj bezpłatnie

Nasze artykuły przeczytasz także na Medium, Substack, Hashnode, Tealfeed

Ostatnie wpisy:

Jesteśmy partnerem: Logo Polskie Forum HR
  • Twitter Logo
  • Facebook Logo
  • LinkedIn Logo
All rights reserved. Cybergroup P.S.A. © 2024
Polityka ochrony: Danych osobowych Prywatności Prywatności pracowników