Przewidywanie i planowanie rekrutacji - poradnik

29 sierpnia 2022

Wstęp

Wyobraź sobie, że jesteś rekruterem i przychodzi do Ciebie menedżer, mówiąc: „Potrzebuję nowego pracownika na wczoraj”. Odpowiadasz: „Proszę bardzo”, otwierasz system ATS i pokazujesz listę bardzo dobrych kandydatów, którzy aplikowali w ostatnich kilkunastu dniach i prawdopodobnie część z nich wciąż jest gotowa do rozmowy o pracy. Brzmi dobrze? Czy to w dzisiejszych czasach jest w ogóle możliwe? Dzięki odpowiedniemu planowaniu – w dużej mierze tak. 

Planowanie zasobów ludzkich

Badania prowadzone przez CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development – brytyjskie stowarzyszenie zrzeszające specjalistów z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi) wykazały, że 61% organizacji prowadzi działania związane z planowaniem zatrudnienia (1). To dużo czy mało?

Wydaje się, że wciąż zbyt wiele organizacji przyjmuje doraźne podejście do rekrutacji. Z raportu CIPD wynika, że mniej niż połowa firm ma strategię planowania zasobów ludzkich opartą na solidnym zrozumieniu obecnych i przyszłych potrzeb, a nieco ponad 1/3 zbiera dane, aby zidentyfikować luki w umiejętnościach w ich organizacji.

Dlaczego warto planować rekrutacje?

Z jednej strony konieczność planowania jest niby oczywista, w szczególności w biznesie. Z drugiej jednak strony nie zawsze jest czas na przygotowanie analiz, strategii i harmonogramów, a bieżące priorytety spychają planowanie przyszłych zatrudnień na margines. Ten fragment tekstu przeznaczony jest dla tych, którzy wciąż nie mają czasu na przygotowanie planu zatrudnienia.

65 procent porażek biznesowych wynika z problemów ludzkich

Odnosząc się do powyższego badania warto przypomnieć, że nawet najlepiej zbudowany zespół pracowników popełnia błędy. Dobre planowanie pozwala jednak minimalizować występowanie błędów oraz ich konsekwencje.

Czym jest planowanie zatrudnienia?

Planowanie zatrudnienia pozwala określić kogo, kiedy i z jakimi kompetencjami będzie potrzebowała organizacja. Ponadto planowanie pozwala również określić budżet, jaki będzie niezbędny do prowadzenia procesów rekrutacyjnych i zatrudnienia wyselekcjonowanych kandydatów.

Planując działania rekrutacyjne, ustalasz ilu i jakich pracowników powinieneś zatrudniać, aby sprostać obecnym i przyszłym wymogom biznesowym. Szacując potrzeby rekrutacyjne, bierzesz pod uwagę nie tylko planowany rozwój biznesu, ale także statystyczną rotację, której dotychczasowy wskaźnik ekstrapolujesz na kolejne kwartały. 

Naturalnie nie każda rekrutacja będzie z góry zaplanowana. Nieplanowane rekrutacje dotyczą m.in. stanowisk wyższego szczebla, na których wskaźnik rotacji jest zbyt niski, by pozwolił oszacować termin kolejnej rekrutacji. Zdając sobie jednak sprawę, że nawet pracownicy najwyższych szczebli zmieniają pracę, nie dasz się zaskoczyć takiej sytuacji i przygotujesz odpowiednie procesy gromadzenia i transferu wiedzy.

Procesy rekrutacyjne realizowane ad hoc, które planowane są dopiero po pojawieniu się konkretnej i najczęściej wówczas już pilnej potrzeby zatrudnienia, są zazwyczaj bardziej kosztowne i niestety często mniej nieskuteczne. Wynika to z faktu, że nieplanowane rekrutacje, zazwyczaj przeprowadzane są nie tylko w sposób gorzej przygotowany, ale także w szybszym tempie i krótszym okresie. Te okoliczności wpływają negatywnie na proces pozyskiwania odpowiedniej liczby kandydatów, ich weryfikacji i następnie podejmowania decyzji o zatrudnieniu. Taki pośpiesznie przeprowadzony proces rekrutacyjny może być przyczyną błędów rekrutacyjnych, które są bardzo kosztowne

Podsumowując powody, dla których warto planować zatrudnienie i procesy rekrutacyjne:

Jak planować zatrudnienie - analiza potrzeb personalnych.

Planowanie zatrudnienia rozpocznij od zidentyfikowania przyszłych potrzeb kadrowych.

Określ, ilu pracowników i o jakich kwalifikacjach firma będzie potrzebowała do realizacji założonych celów biznesowych. Jeśli cele firmy realizowane będą przez określony zespół, to plan powiększania skonsultuj z menedżerem tego zespołu. W ten sposób uzyskasz pewność, że strategia osiągania celów firmy jest zaakceptowana przez osoby, które będą za te cele odpowiedzialne.

Po ustaleniu niezbędnych zasobów sprawdź, jakimi zasobami dysponujesz obecnie. Odpowiedz na pytanie, jakie umiejętności dostępne są w Twojej organizacji i jakie będą Ci potrzebne w przyszłości, zobaczysz istniejące luki kompetencyjne, które należy uzupełnić.

Rozważ, jaką część zasobów osobowych możesz pozyskać w ramach rekrutacji wewnętrznych, czyli poszukując kandydatów na nowe stanowiska wśród własnych pracowników (awanse, zmiany stanowisk, szkolenia wewnętrzne), a jaką część kandydatów musisz pozyskać z rynku pracy. Jeśli to możliwe, to stosuj rekrutację wewnętrzną. 

Przewagi rekrutacji wewnętrznej:

  • daje możliwość rozwoju pracowników w ramach Twojej organizacji;
  • obniża rotację, ponieważ pracownicy rzadziej szukają rozwoju zawodowego poza Twoją firmą;
  • jest tańsza, ponieważ nie ponosisz kosztów poszukiwań kandydatów na rynku pracy (sprawdź artykuł o skuteczności źródeł kandydatów oraz kompendium darmowych źródeł kandydatów) oraz kosztów weryfikowania tych kandydatów od podstaw; 

Minusem rekrutacji wewnętrznej jest hamowanie tempa pozyskiwania osób z zewnętrznym know-how lub po prostu z innym spojrzeniem na wyzwania firmy, które może pozytywnie wpłynąć na dalszy rozwój organizacji.

Policz, jaki będzie potrzebny budżet na realizację procesów rekrutacyjnych oraz zatrudnienie nowych pracowników. Na koszty procesów rekrutacyjnych składają się najczęściej:

  • koszt zatrudnienia wewnętrznych rekruterów lub koszt wynajęcia profesjonalnej firmy rekrutacyjnej (lub wynajęcia jej rekruterów w ramach usługi RPO);
  • koszty systemu rekrutacyjnego (systemu ATS), który pozwala realizować procesy rekrutacyjne efektywniej oraz automatyzuje budowanie bazy kandydatów na poczet przyszłych rekrutacji;
  • koszt ogłoszeń rekrutacyjnych publikowanych na portalach pracy;
  • koszt narzędzi służących do weryfikacji kandydatów, np. testy, czy sesje assessment center. 
  • koszt utrzymania nowych etatów.

Analiza potrzeb personalnych, podsumowanie:

  • zidentyfikuj potrzeby kadrowe do realizacji celów organizacji;
  • zweryfikuj czy obecne zasoby osobowe wystarczą do realizacji celów;
  • ustal, czy brakujące zasoby osobowe pozyskasz w swojej firmie, czy też musisz pozyskać je z rynku pracy;
  • policz, jaki będzie niezbędny budżet na rekrutacje i utrzymanie nowych miejsc pracy.

Jak planować zatrudnienie - tworzenie skutecznych planów rekrutacyjnych

Przygotuj plan rekrutacji. Plan rekrutacji to po pierwsze kalendarz, w którym umieścisz daty planowanych startów procesów rekrutacyjnych i zatrudnienia wyselekcjonowanych w tych procesach kandydatów. 

Plan rekrutacji to także ustalenie, z jakich etapów procesy rekrutacyjne będą się składać oraz harmonogramy tych procesów, czyli w jakich odstępach czasowych poszczególne etapy będą następowały po sobie. Warto pamiętać, że poszczególne stanowiska pracy mogą mieć – i często mają – różne etapy i różne harmonogramy rekrutacji. Inaczej będziemy rekrutować magazyniera, inaczej kierownika logistyki a jeszcze inaczej dyrektora generalnego. 

Planując etapy, ustalasz także, które osoby mają w nich uczestniczyć. Kto publikuje ogłoszenia lub współpracuje z agencją rekrutacyjną, kto jest odpowiedzialny za pozyskiwanie kandydatów, kto robi wstępną selekcję, kto prowadzi pierwsze rozmowy, kto kolejne i kto ostatecznie podejmuje decyzje w przedmiocie zatrudnienia kandydata. 

To nie wszystko. Kluczowe jest ustalenie także, co te osoby mają zweryfikować w ramach swoich etapów, oraz w jakim terminie (np. maksymalnie 3 dni po zakończeniu etapu), w jakiej formie (np. notatka w systemie ATS) i komu (np. osobie odpowiedzialnej za kolejny etap rekrutacji) ma być przekazana informacja zwrotna po zakończeniu etapu. Bez konkretnego rozdzielenia odpowiedzialności za poszczególne etapy, proces rekrutacyjny nie ma w ogóle sensu.

Oczywiście nie twierdzę, że każdy proces rekrutacyjny musi być złożony, wieloetapowy i wieloosobowy. W wielu, a może nawet w większości przypadków, proces rekrutacyjny będzie prosty pod względem liczby etapów i jego uczestników. W podanym wyżej przykładzie stanowiska magazynowego może to być proces nawet jedno lub dwuetapowy, prowadzony przez jedną osobę, a czas realizacji takiego procesu dla jednego kandydata może wynosić dwa lub trzy dni.

Sukces rekrutacji uzależniony jest w dużej, jeśli nie największej, mierze od sukcesu w pozyskiwaniu odpowiednich kandydatów. Jak zatem upewnić się, że zrobimy wszystko, co możliwe w ramach budżetu, aby pozyskać najlepszych kandydatów? Oczywiście i ten proces musimy zaplanować. Podzielimy planowanie pozyskiwania kandydatów na dwa scenariusze, które często występują jednocześnie.

Pozyskiwanie własnymi siłami

Pierwszy scenariusz to pozyskiwanie kandydatów własnymi siłami. W tym przypadku plan rekrutacji konsultujesz z osobami, które będą faktycznie odpowiedzialne za pozyskiwanie. Najczęściej będzie to po prostu zatrudniony w firmie rekruter lub, w przypadku braku rekruterów, pracownik administracji, menadżer zespołu.

Podczas planowania rekrutacji zwróć szczególną uwagę na to, czy osoba odpowiedzialna za rekrutacje posiada wystarczającą wiedzę o kandydatach na stanowiska objęte planem zatrudnienia. Jeśli rekruter nie pozyskiwał w ostatnich miesiącach kandydatów na takie stanowiska, to zalecam przygotowanie się do rekrutacji poprzez zebranie z rynku pracy aktualnych informacji o dostępności potencjalnych kandydatów, ich oczekiwaniach finansowych i pozafinansowych.

Informacja o oczekiwaniach finansowych kandydatów jest w szczególności niezbędna do zaplanowania budżetu na utrzymanie nowych etatów i oszacowanie ile czasu zajmie rekrutacja . Im mniejszy budżet na wynagrodzenia w stosunku do średniej rynkowej, tym więcej czasu i starania będzie potrzeba na pozyskanie i zatrudnienie dobrego kandydata.

Oprócz dostępności i oczekiwań potencjalnych kandydatów, warto dodatkowo ustalić:

  • jakimi metodami kandydaci będą poszukiwani;
  • jak długo będzie trwało pozyskanie odpowiednich (a nie jakichkolwiek!) kandydatów;
  • jaki będzie koszt poszukiwań. 

Pamiętaj, że różne metody pozyskiwania kandydatów (np. ogłoszenia, agencje rekrutacyjne, direct search) wiążą się z różnymi opłatami. Istnieje wiele portali pracy, niektóre z nich są niszowe, wyspecjalizowane określonych branżach lub stanowiskach. Część tych portali jest darmowa, część płatna. Istnieją także grupy na portalu Facebook, gdzie bezpłatnie można poszukiwać kandydatów. Można wreszcie podejmować samodzielne poszukiwania metodami direct search, najczęściej na portalu Linkedin, ale nie tylko. Wybór odpowiedniego sposobu pozyskiwania kandydatów jest ważny, a pomyłka może kosztować utratę kilku cennych tygodni i sporo pieniędzy.

Jeśli planujesz pozyskiwać kandydatów za pomocą ogłoszeń, to zachęcam Cię do przejrzenia artykułów o tym, jak weryfikować skuteczność kanałów pozyskiwania kandydatów, oraz koniecznie zajrzyj do największej w Polsce bazy bezpłatnych źródeł kandydatów.

Współpraca z agencją rekrutacyjną

Drugi scenariusz, który może być stosowany równolegle z pierwszym, to zlecenie pozyskiwania kandydatów firmie zewnętrznej, specjalizującej się w rekrutacji pracowników, czyli agencji rekrutacyjnej.

Przygotowując się do takiego zlecenia, przeprowadź wcześniej proces wyboru dostawcy usług rekrutacyjnych. W Polsce działają setki firm rekrutacyjnych (w oficjalnych rejestrach jest ich tysiące), wybór odpowiedniego partnera to kluczowa decyzja dla sukcesu Twoich rekrutacji.

Co warto zrobić wybierając agencję:

  • sprawdź referencje nie tylko firm, ale konkretnych osób, które będą odpowiedzialne za realizację Twoich procesów rekrutacyjnych;
  • sprawdź, czy osoby, które będą Cię obsługiwać, posiadają profil Linkedin (powinny posiadać), jakie doświadczenie wynika z tych profili, oraz czy na profilu dostępne są referencje klientów i kandydatów;
  • ustal, jak będzie wyglądał proces pozyskiwania i weryfikacji kandydatów, nie ogólnie, tylko konkretnie w Twoich rekrutacjach;
  • zadbaj o gwarancję realizacji usługi rekrutacyjnej, czyli prawo do otrzymania kolejnego, dopasowanego kandydata, który deklaruje akceptację proponowanych przez Twoją firmę warunków współpracy;
  • sprawdź, czy firma wpisana jest do krajowego rejestru agencji zatrudnienia (https://stor.praca.gov.pl/portal/#/kraz);
  • wybierając agencję poproś o proponowaną liczbę i terminy dostarczenia kandydatów;
  • jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym, jak dobierać i jak współpracować z agencjami, to monitoruj naszego bloga, przygotowujemy webinar na ten właśnie temat.

Skuteczna realizacja planu rekrutacyjnego

Przygotowanie planu to jedno, drugie to jego realizacja. O tym, w jaki sposób realizować procesy rekrutacyjne, piszemy w osobnych artykułach, z których większość znajdziesz w Akademii Rekrutacji. Tam również znajdziesz odnośniki do materiałów zewnętrznych, szkoleń czy raportów z rynku pracy.

Jeśli jednak miałbym wymienić najważniejsze czynniki, które w mojej ocenie są niezbędne do skutecznej realizacji każdego planu rekrutacyjnego, to wskazałbym następujące:

  • kompetentna osoba (lub firma rekrutacyjna) odpowiedzialna za realizację planu rekrutacyjnego;
  • zestaw podstawowych narzędzi:
    • system zarządzania zadaniami (np. tańsze Trello, droższy Monday)
    • system ATS, czyli system zarządzania i automatyzowania procesów rekrutacyjnych i budowania bazy kandydatów;
    • narzędzia Google / Office, w szczególności z naciskiem na korzystanie z kalendarzy, zadań i komunikatorów Meet i Teams do zdalnych rozmów rekrutacyjnych.
  • odpowiedni budżet na pozyskiwanie kandydatów (ogłoszenia, direct search, usługi agencji)
  • czas, niezbędny do przeprowadzenia rzetelnego procesu rekrutacyjnego.

Powodzenia!

Polecam:

Maciej Michalewski

Maciej Michalewski

CEO @ Element. Recruitment Automation Software

Nasze artykuły przeczytasz także na Medium, Substack, Hashnode, Tealfeed, Polywork

Ostatnie wpisy: