Przygotuj plan rekrutacji. Plan rekrutacji to po pierwsze kalendarz, w którym umieścisz daty planowanych startów procesów rekrutacyjnych i zatrudnienia wyselekcjonowanych w tych procesach kandydatów. 

Plan rekrutacji to także ustalenie, z jakich etapów procesy rekrutacyjne będą się składać oraz harmonogramy tych procesów, czyli w jakich odstępach czasowych poszczególne etapy będą następowały po sobie. Warto pamiętać, że poszczególne stanowiska pracy mogą mieć – i często mają – różne etapy i różne harmonogramy rekrutacji. Inaczej będziemy rekrutować magazyniera, inaczej kierownika logistyki a jeszcze inaczej dyrektora generalnego. 

Planując etapy, ustalasz także, które osoby mają w nich uczestniczyć. Kto publikuje ogłoszenia lub współpracuje z agencjami pracy, kto jest odpowiedzialny za pozyskiwanie kandydatów, kto robi wstępną selekcję, kto prowadzi pierwsze rozmowy, kto kolejne i kto ostatecznie podejmuje decyzje w przedmiocie zatrudnienia kandydata. 

To nie wszystko. Kluczowe jest ustalenie także, co te osoby mają zweryfikować w ramach swoich etapów, oraz w jakim terminie (np. maksymalnie 3 dni po zakończeniu etapu), w jakiej formie (np. notatka w systemie ATS) i komu (np. osobie odpowiedzialnej za kolejny etap rekrutacji) ma być przekazana informacja zwrotna po zakończeniu etapu. Bez konkretnego rozdzielenia odpowiedzialności za poszczególne etapy, proces rekrutacyjny nie ma w ogóle sensu.

Oczywiście nie twierdzę, że każdy proces rekrutacyjny musi być złożony, wieloetapowy i wieloosobowy. W wielu, a może nawet w większości przypadków, proces rekrutacyjny będzie prosty pod względem liczby etapów i jego uczestników. W podanym wyżej przykładzie stanowiska magazynowego może to być proces nawet jedno lub dwuetapowy, prowadzony przez jedną osobę, a czas realizacji takiego procesu dla jednego kandydata może wynosić dwa lub trzy dni.

Sukces rekrutacji uzależniony jest w dużej, jeśli nie największej, mierze od sukcesu w pozyskiwaniu odpowiednich kandydatów. Jak zatem upewnić się, że zrobimy wszystko, co możliwe w ramach budżetu, aby pozyskać najlepszych kandydatów? Oczywiście i ten proces musimy zaplanować. Podzielimy planowanie pozyskiwania kandydatów na dwa scenariusze, które często występują jednocześnie.

Pozyskiwanie własnymi siłami

Pierwszy scenariusz to pozyskiwanie kandydatów własnymi siłami. W tym przypadku plan rekrutacji konsultujesz z osobami, które będą faktycznie odpowiedzialne za pozyskiwanie. Najczęściej będzie to po prostu zatrudniony w firmie rekruter lub, w przypadku braku rekruterów, pracownik administracji, menadżer zespołu.

Podczas planowania rekrutacji zwróć szczególną uwagę na to, czy osoba odpowiedzialna za rekrutacje posiada wystarczającą wiedzę o kandydatach na stanowiska objęte planem zatrudnienia. Jeśli rekruter nie pozyskiwał w ostatnich miesiącach kandydatów na takie stanowiska, to zalecam przygotowanie się do rekrutacji poprzez zebranie z rynku pracy aktualnych informacji o dostępności potencjalnych kandydatów, ich oczekiwaniach finansowych i pozafinansowych.

Informacja o oczekiwaniach finansowych kandydatów jest w szczególności niezbędna do zaplanowania budżetu na utrzymanie nowych etatów i oszacowanie ile czasu zajmie rekrutacja . Im mniejszy budżet na wynagrodzenia w stosunku do średniej rynkowej, tym więcej czasu i starania będzie potrzeba na pozyskanie i zatrudnienie dobrego kandydata.

Oprócz dostępności i oczekiwań potencjalnych kandydatów, warto dodatkowo ustalić:

• jakimi metodami kandydaci będą poszukiwani;
• jak długo będzie trwało pozyskanie odpowiednich (a nie jakichkolwiek!) kandydatów;
• jaki będzie koszt poszukiwań. 

Pamiętaj, że różne metody pozyskiwania kandydatów (np. ogłoszenia, agencje pracy, direct search) wiążą się z różnymi opłatami. Istnieje wiele portali pracy, niektóre z nich są niszowe, wyspecjalizowane określonych branżach lub stanowiskach. Część tych portali jest darmowa, część płatna. Istnieją także grupy na portalu Facebook, gdzie bezpłatnie można poszukiwać kandydatów. Można wreszcie podejmować samodzielne poszukiwania metodami direct search, najczęściej na portalu Linkedin, ale nie tylko. Wybór odpowiedniego sposobu pozyskiwania kandydatów jest ważny, a pomyłka może kosztować utratę kilku cennych tygodni i sporo pieniędzy.

Jeśli planujesz pozyskiwać kandydatów za pomocą ogłoszeń, to zachęcam Cię do przejrzenia artykułów o tym, jak weryfikować skuteczność kanałów pozyskiwania kandydatów, oraz koniecznie zajrzyj do największej w Polsce bazy bezpłatnych źródeł kandydatów.

Współpraca z agencją rekrutacyjną

Drugi scenariusz, który może być stosowany równolegle z pierwszym, to zlecenie pozyskiwania kandydatów firmie zewnętrznej, specjalizującej się w rekrutacji pracowników, czyli agencji rekrutacyjnej.

Przygotowując się do takiego zlecenia, przeprowadź wcześniej proces wyboru dostawcy usług rekrutacyjnych. W Polsce działają setki firm rekrutacyjnych (w oficjalnych rejestrach jest ich tysiące), wybór odpowiedniego partnera to kluczowa decyzja dla sukcesu Twoich rekrutacji.

Co warto zrobić wybierając agencję:

• sprawdź referencje nie tylko firm, ale konkretnych osób, które będą odpowiedzialne za realizację Twoich procesów rekrutacyjnych;
• sprawdź, czy osoby, które będą Cię obsługiwać, posiadają profil Linkedin (powinny posiadać), jakie doświadczenie wynika z tych profili, oraz czy na profilu dostępne są referencje klientów i kandydatów;
• ustal, jak będzie wyglądał proces pozyskiwania i weryfikacji kandydatów, nie ogólnie, tylko konkretnie w Twoich rekrutacjach;
• zadbaj o gwarancję realizacji usługi rekrutacyjnej, czyli prawo do otrzymania kolejnego, dopasowanego kandydata, który deklaruje akceptację proponowanych przez Twoją firmę warunków współpracy;
• sprawdź, czy firma wpisana jest do krajowego rejestru agencji zatrudnienia;
• wybierając agencję poproś o proponowaną liczbę i terminy dostarczenia kandydatów;
• jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym, jak dobierać i jak współpracować z agencjami pracy, to monitoruj naszego bloga, przygotowujemy webinar na ten właśnie temat.