Pomiar efektywności źródeł kandydatów to ważny element optymalizacji procesów rekrutacyjnych. Pisałem o tym niedawno w artykule dotyczącym pomiaru efektywności portali pracy. Link do artykułu.

System ATS powinien wspierać zarządzanie źródłami i raportowanie ich efektywności. W Element ATS koncentrowaliśmy się dotychczas głównie na kandydatach, którzy dodawani są do systemu automatycznie na skutek wypełnienia i wysłania formularza aplikacyjnego. W Elemencie każdy formularz aplikacyjny ma przypisane źródło kandydata i system przypisuje to źródło automatycznie do każdej aplikacji.

Część kandydatów nie aplikuje jednak przez formularz aplikacyjny. W takim wypadku rekruterzy dodają ręcznie takich kandydatów do systemu ATS. Rosnąca liczba użytkowników Elementu pokazuje nam, że spora grupa rekruterów wciąż preferuje właśnie ten ręczny sposób dodawania kandydatów do systemu. Wiąże się to przede wszystkim z pozyskiwaniem kandydatów metodą direct/executive search oraz z rekrutacjami na stanowiska najniższego szczebla.

W przypadku działań bezpośrednich naturalne jest, że rekruter otrzyma od kandydata CV takim kanałem komunikacji, jaki wykorzystuje do rozmowy z tym kandydatem. Często będzie to Linkedin lub email. W przypadku stanowisk niskiego szczebla kandydat może po prostu wysłać sms’a, że szuka pracy, albo przyjść pod halę produkcyjną i porozmawiać o pracy z brygadzistą pod halą produkcyjną. Scenariuszy jest wielep[}lo.

Plusem ręcznego dodawania CV do systemu ATS jest to, że rekruter nie traci już czasu na proszenie kandydata, aby przesłał swoją aplikację przez formularz aplikacyjny.

Minusem:

• trzeba samemu poświęcić czas, aby dodać kandydata do ATS,
• formularz aplikacyjny może być wykorzystywany do standaryzowania procesu aplikowania i tę standaryzację tracimy, o ile sami formularza nie uzupełniamy za kandydata,
• system nie zarejestruje pozostawionej (klikniętej) przez kandydata zgody RODO, którą zwyczajowo zaznaczają na formularzu aplikacyjnym.

W systemie ATS Element oczywiście można dodawać ręcznie kandydatów do systemu, niemniej jednak kwestia oznaczania źródła takiego kandydata nie była do tej pory optymalnie rozwiązana.

W przypadku kandydatów aplikujących online źródło kandydata zapisuje się w Elemencie automatycznie. Jak wspomniałem wcześniej każdy formularz ma przypisane konkretne źródło. W przypadku kandydatów dodawanych ręcznie źródło było oznaczane jako ręczne/manual i nie można było ustawić innego. Obejściem problemu było samodzielne uzupełnienie formularza aplikacyjnego w imieniu kandydata.

Klienci zwrócili nam uwagę, że brak wygodnego oznaczania źródeł kandydatów ręcznie dodawanych do systemu utrudnia codzienną pracę. Rozwiązaliśmy zatem ten problem.

Wdrożyliśmy nową funkcję, która pozwala wybrać dowolne źródło podczas ręcznego dodawania kandydata do systemu. Lista źródeł powiązana jest ściśle z listą linków aplikacyjnych stosowanych przy aplikowaniu online. Dzięki temu powiązaniu organizacja posiada jedną, spójną listę źródeł, którą może zmieniać (np. dodać nowe źródło) bez ograniczeń.

Choć nie mogę być osobiście odpowiedzialny za tworzenie funkcjonalności naszego ATS, to jakoś muszę dawać upust swojej potrzebie tworzenia. Dlatego wdrożenie nowych funkcji Elementu wykorzystuję do rozwoju swojego nowego hobby, jakim jest tworzenie filmów, animacji i grafik marketingowych. Ot, kolejne narzędzie w moich sprzedażowych rękach. Wczoraj zarwałem wieczór i wyprodukowałem taką oto krótką wideo zajawkę omawianej wyżej funkcji: