Agencje pracy — wybór agencji i zasad współpracy. Poradnik
Agencje pracy i pracodawcy - poradnik współpracy
Rynek agencji pracy stale rośnie. W Polsce istnieją tysiące agencji pracy, z których większość to jednoosobowe działalności gospodarcze. Niektóre zwą się agencjami rekrutacyjnymi, inne agencjami zatrudnienia, czasem to nazewnictwo ma znacznie większe, czasem mniejsze. Wszystkie te firmy jednak zajmują się przede wszystkim poszukiwaniem kandydatów do pracy dla swoich klientów — pracodawców.
Agencje pracy zapewniają o wysokiej jakości swoich usług. Pracodawcy, którzy poszukują wsparcia swoich procesów rekrutacyjnych, mają zatem w czym wybierać. W niniejszym poradniku przedstawię:
- w jaki sposób pracodawcy powinni wybierać agencje rekrutacyjne do obsługi swoich procesów rekrutacyjnych.
- w jaki sposób agencje rekrutacyjne powinny wybierać swoich klientów, by zapewnić sobie i swoim klientom sukces rekrutacyjny.
- jakie zasady współpracy pracodawcy i agencje pracy powinny brać pod uwagę przed jej rozpoczęciem.
- jakie konkretne zapisy prawne mogą pojawiać się w umowach z agencjami pracy, które chronią interesy agencji pracy i pracodawców.
SPIS TREŚCI
Źródło wiedzy zawartej w poradniku
Niniejszy poradnik powstał na podstawie moich doświadczeń oraz na podstawie wiedzy i praktyki prawników z Kancelarii Creativa Legal, wspólnie z którymi przeprowadziłem jeden z webinarów o tematyce współpracy agencji pracy z pracodawcami. Linki do webinarów znajdują się na końcu poradnika.
Jeśli chodzi o mnie, zanim życie zawodowe poświęciłem systemowi rekrutacyjnemu Element, to przez około 10 lat działalnością rekrutacyjną. Moja praca polegała przede wszystkim na budowaniu agencji pracy. Do moich obowiązków należało m.in.:
- samodzielna sprzedaż i realizacj usług rekrutacyjnych;
- rekrutacja pracowników agencji, czyli w głównej mierze pracowników na stanowisko konsultanta 360 stopni (sprzedawca i rekruter);
- szkolenie konsultantów, a także
- rozwiązywanie, czasem na drodze sądowej, konfliktów, które pojawiały się pomiędzy moją agencją pracy a jej klientami na kanwie realizowanych usług rekrutacyjnych.
Historię powyższej agencji pracy, w tym jej problemy, które doprowadziły do zatrzymania działalności, opisałem w osobnym artykule: Lobo HR – historia i pożegnanie firmy, dzięki której mam to co kocham
Na bazie powyższych doświadczeń moich i prawników z Creativa Legal, dzielimy się z Państwem dobrymi praktykami z obszaru współpracy pracodawców z agencjami pracy.
Jak wybrać najlepszą agencję pracy
Nie jest problemem znaleźć jakąkolwiek agencję pracy. Nie jest też problemem znaleźć jakiegokolwiek pracodawcę, który poszukuje wsparcia w rekrutacji pracowników. Wyzwaniem jest jednak znaleźć partnera solidnego, z którym współpraca przyniesie oczekiwane rezultaty. Jest to wyzwanie szczególne dla firm, które stawiają swoje pierwsze kroki na rynku rekrutacyjnym.
Co zatem ma zrobić pracodawca, aby dobrze wybrać agencję pracy, oraz co zrobić ma agencja, aby dobrze wybrać pracodawcę?
Zacznijmy od wyzwań stojących przed pracodawcami.
Pracodawca prowadzący regularnie procesy rekrutacyjne, w szczególności poprzez publikowanie ogłoszeń na portalach pracy, zarzucany jest ofertami agencji pracy. W chwili pisania tego tekstu krajowy rejestr agencji zatrudnienia pokazuje 8 468 agencji, których status w rejestrze nie jest zawieszony. Dodajmy do tego kolejne tysiące, które w ogóle nie wpisały się do rejestru i w efekcie firm świadczących usługi rekrutacyjne będzie w Polsce pewnie kilkanaście tysięcy.
Specjalizacja agencji pracy
Jednym z pierwszych filtrów, jaki pracodawca powinien użyć, analizując napływające oferty usług rekrutacyjnych, jest specjalizacja agencji pracy. Jeśli bowiem rekrutujemy spawaczy, to nie ma sensu do tej rekrutacji angażować agencji pracy, która rekrutuje głównie programistów i ze spawaczami nie miała do czynienia. Jeśli poszukujemy programistów, to nie ma sensu angażować agencji pracy, która owszem programistów rekrutuje, ale średnio jednego w miesiącu lub kwartale. Na rynku jest zbyt duży wybór, by pracodawca mógł podejmować ryzyko współpracy z firmami niewyspecjalizowanymi.
Czy twierdzę, że agencja pracy, która nie ma specjalizacji, nie może znakomicie przeprowadzić specjalistycznej rekrutacji? Nie, nie twierdzę tego. Dobry rekruter z odpowiednim zapleczem czasu i narzędzi poradzi sobie na nieznanym sobie wcześniej terenie. Niemniej pracodawca, który analizuje szansę na sukces współpracy, musi bezpiecznie założyć, że trafi na przeciętnego rekrutera. Statystycznie przeciętny rekruter z agencji wyspecjalizowanej zrealizuje projekt rekrutacyjny w swojej specjalizacji lepiej, niż przeciętny rekruter agencji, która tej specjalizacji nie posiada. To logiczne i właśnie z tego powodu pracodawca powinien do współpracy zapraszać specjalistów.
W jaki sposób pracodawca może zweryfikować specjalizację agencji pracy? Jest na to kilka sposobów.
Zacznijmy od rzeczy najprostszych, czyli sprawdźmy stronę internetową agencji. Jeśli na stronie widoczny jest link do bloga, to sprawdźmy również jej bloga. Ponadto sprawdźmy kanały w social mediach, w szczególności profile firmy na portalu Linkedin i Facebook. Czy znaleźliśmy jakiekolwiek informacje potwierdzające interesującą nas specjalizację agencji? Jeśli tak, to plus dla agencji. Jeśli nie, to jeszcze nic straconego, szukamy dalej.
Po wstępnym rekonesansie zadajmy przedstawicielowi agencji bezpośrednie pytanie o to, w czym się specjalizują. Jeśli agencja specjalizację potwierdzi, to prosimy o przykłady rekrutacji, które zrealizowała w ostatnich 3 miesiącach właśnie na stanowiska w interesującej nas specjalizacji. Warto pytać o konkrety (kiedy projekt był realizowany, dla jakiej firmy, na jakie konkretne stanowisko, czy klient jest zadowolony). Jeśli konkretnych odpowiedzi nie będzie, to drążymy tak długo, aż uznamy, że rozumiemy, w czym faktycznie agencja się specjalizuje.
To, że agencja specjalizuje się w określonych rekrutacjach, nie oznacza, że nasz projekt rekrutacyjny poprowadzi specjalista. Upewnijmy się, że tak właśnie będzie, dopytując o osobę, lub osoby, które będą prowadziły nasz projekt. Pamiętajmy jednak, że fakt, iż naszą rekrutacją zajmie się ktoś na stanowisku juniorskim, nie musi oznaczać, że powinniśmy rezygnować z propozycji współpracy. Jeśli junior posiada silne zaplecze, w postaci doświadczonego i sprawnego przełożonego, który będzie nadzorował jego pracę, to możemy patrzeć w przyszłość spokojniej. Osobiście baczniej przyglądałbym się jakości pracy tegoż juniora, np. prosząc o częstsze raporty z działań (np. do ilu kandydatów udało się już dotrzeć, jakie działania zostały już podjęte, jakie są pierwsze profile, które są w przygotowaniu do rekomendacji).
Gdy pracodawca zostanie poinformowany o tym, kto konkretnie będzie odpowiedzialny za realizację procesu rekrutacyjnego i jakie jest doświadczenie tej osoby, to warto jeszcze zerknąć na profil LinkedIn przydzielonego nam rekrutera. Sprawdźmy, czy na wszelki wypadek, czy informacje w profilu pokrywają się z uzyskanymi informacjami.
Referencje klientów agencji pracy
Referencje są jedną z najlepszych form upewnienia się co do słuszności wyboru agencji. Im bardziej zależy nam na dobrym wyborze agencji pracy (a tak naprawdę jakiegokolwiek partnera biznesowego), tym bardziej powinniśmy dopytywać o referencje. Zapytajmy zatem, czy agencja może przekazać nam kontakt do swoich kilku klientów, dla których w ostatnich 3 miesiącach realizowała projekty rekrutacyjnej w zakresie interesującej nas specjalizacji. Dlaczego 3 miesiącach, a nie np. 6? Ponieważ jeśli faktycznie specjalizuje się w danym obszarze rekrutacji, to takie rekrutacje powinny być realizowane regularnie, żeby nie powiedzieć nieustannie.
Spytajmy również, które z tych referencji dotyczą projektów realizowanych przez osobę, która będzie odpowiedzialna za nasz projekt rekrutacyjny.
W ostatnim kroku skontaktujmy się ze wskazanymi firmami i zapytajmy o współpracę. Pytając, pamiętaj, by wejść w szczegóły, tzn. dopytaj np. o to:
- na jakie stanowiska rekrutacje były prowadzone
- jak szybko kandydaci zostali przedstawieni
- jak firma ocenia jakość kandydatów
- kto (imię i nazwisko) po stronie agencji prowadził projekt
- czy były jakiekolwiek zastrzeżenia do współpracy z tą osobą i ogólnie z agencją
Rejestr agencji zatrudnienia i organizacje branżowe
Wskazówką co do tego, czy agencja pracy traktuje poważnie swoje obowiązki, jest to, czy wpisana jest do krajowego rejestru agencji zatrudnienia. Firmy świadczące usługi rekrutacyjne mają prawny obowiązek złożenia wniosku o wpis do tego rejestru. Rejestr jest jawny i dostępny pod adresem https://stor.praca.gov.pl/portal/#/kraz/wyszukiwarka. Każdy może sprawdzić, czy określony podmiot jest wpisany do rejestru i nie jest zawieszony.
Oczywiście nie jest tak, że jeśli danej firmy (dobry przykład to freelancer), nie ma w rejestrze, to usługa rekrutacyjna na pewno nie będzie profesjonalnie zrealizowana. Z pewnością istnieją firmy, których w rejestrze nie ma, a świetnie rekrutują. Wpis do rejestru jest po prostu kolejną wskazówką dla pracodawcy co do wyboru agencji. Suma wszystkich wskazówek opisanych w tym poradniku powinna mieć wpływ na decyzję o wyborze agencji.
Istnieją również organizacje zrzeszające agencje pracy. Największą i najbardziej rozpoznawalną taką organizacją w Polsce jest Polskie Forum HR. Inny przykład to SAZ, czyli Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia. Tego typu organizacje dbają przede wszystkim o jakość usług rekrutacyjnych, m.in. poprzez regularne szkolenia, a także podejmują działania wpływające na kształt zasad prawnych obowiązujących na rynku pracy. Udział w tego typu organizacjach nie jest obowiązkowy, ale wśród członków znajdziemy zazwyczaj firmy poważne, którym zależy na jakości swoich usług i renomie swojej marki.
Ocena projektu
Krytyczną kwestią dla wyboru agencji pracy jest to, w jaki sposób agencja oceni nasz projekt rekrutacyjny. Przez ocenę projektu mam tu na myśli przede wszystkim oszacowanie czasu, w którym agencja przedstawi określoną liczbę kandydatów spełniających wymagania pracodawcy.
Aby agencja pracy mogła prawidłowo ocenić projekt, musi otrzymać następujące informacje:
- zakres obowiązków
- wymagania konieczne
- wymagania dodatkowe (mile widziane)
- warunki finansowe zatrudnienia
- benefity poza finansowe
- ścieżka rozwoju (jeśli istnieje)
Powyższe informacje pozwolą agencji zweryfikować trudność realizacji projektu rekrutacyjnego. Weryfikacja będzie polegać przede wszystkim na analizie dostępności kandydatów i atrakcyjność oferty pracy. Wynikiem analizy, którą pracodawca powinien otrzymać, jest deklaracja co do liczby i terminu przedstawienia kandydatów spełniających przynajmniej konieczne wymogi, oraz których oczekiwania będą odpowiadały ofercie pracodawcy.
Podsumowanie działań weryfikujących agencje pracy
Opisana powyżej lista działań pozwoli podjąć świadomy wybór agencji pracy, która wesprze procesy rekrutacyjne pracodawcy. Jest to lista stworzona na podstawie moich doświadczeń i z pewnością nie jest to lista kompletna. Nie jest również tak, że trzeba wykonać wszystkie opisane powyżej działania, by wybrać dobrego partnera. Nie ma sensu aż tak dokładnie weryfikować agencję pracy, którą poleciła nam zaufana osoba. Inaczej będziemy weryfikować też znany na rynku podmiot a inaczej (bardziej szczegółowo) agencję nieznaną. Zawsze należy indywidualnie podejść do konkretnej sytuacji i wybrać najlepszy zestaw narzędzi weryfikujących partnerów.
Pamiętajmy również, że wybór dobrej agencji pracy to kluczowy czynnik wpływający na końcowy sukces rekrutacji. Zadbajmy, aby ten sukces był, ponieważ koszty nieudanej rekrutacji małe nie są, o czym pisałem w artykule Koszt nieudanej rekrutacji – cena zatrudnienia nieodpowiedniego kandydata
Jak agencja pracy powinna wybierać pracodawców
Choć to zazwyczaj agencja pracy stara się o pozyskanie zlecenia, to nie znaczy, że powinna przyjmować każde zlecenie. Na rynku regularnie można spotkać projekty rekrutacyjne, które są trudne, czasem niewykonalne na warunkach przedstawionych przez pracodawcę. Przystępując do rozmów z pracodawcą, należy zweryfikować czy jest sens przyjąć jego projekt do realizacji.
Może Cię zaciekawić: system ATS, który automatyzuje pozyskiwanie projektów rekrutacyjnych
Weryfikacja oczekiwań pracodawcy względem kandydatów
Pierwszym i najważniejszym działaniem agencji jest ustalenie oczekiwań pracodawcy względem kandydata. Tu należy szczególną wagę położyć na wyraźne, potwierdzone minimum e-mailowo, wskazanie, co jest wymogiem koniecznym w profilu kandydata, a co jest jedynie mile widziane. Niejednokrotnie spotkałem się w swojej praktyce rekrutacyjnej z sytuacjami, w których brak wyraźnego określenia oczekiwań pracodawcy względem kandydatów był zarodkiem problemów, najczęściej skutkujących wydłużonym okresem poszukiwań kandydatów, a zatem kosztu rekrutacji, jaki ponosi agencja pracy. Zdarzało się też tak, że po jakimś czasie pracodawca wstrzymywał projekt z uwagi na niezdolność do podjęcia ostatecznej decyzji, jakich kompetencji w rzeczywistości poszukuje.
Agencja pracy ustala, jaką ofertę pracy pracodawca proponuje kandydatom
Kolejnym krokiem agencji pracy jest ustalenie proponowanych przez pracodawcę warunków zatrudnienia. Te warunki również powinniśmy otrzymać co najmniej e-mailowo. Dobrą praktyką jest potwierdzenie wszystkich istotnych ustaleń w formie podpisanego przez pracodawcę zamówienia (skan jest w zupełności wystarczający).
Agencja pracy ustala okoliczności sprzyjające i utrudniające pozyskanie kandydatów
Następnie dopytajmy pracodawcę o wszelkie okoliczności, które nie są związane bezpośrednio z ofertą pracy, a które mogą sprzyjać pozyskiwaniu kandydatów. Mam tu na myśli np. możliwość rozwoju, pracę zdalną lub hybrydową, dobra lokalizacja w przypadku konieczności dojazdów, dobrą opinię pracodawcy itp.
Z drugiej strony należy również sprawdzić, czy istnieją okoliczności utrudniające realizację projektu. Zazwyczaj taką okolicznością jest negatywna opinia o pracodawcy. Sygnałem do niepokoju jest w szczególności wysoka rotacja, o którą można zapytać podczas rozmowy z pracodawcą. W powyższych przypadkach warto dopytać i pracodawcę i kandydatów o powody takiego stanu rzeczy.
Agencja pracy sprawdza, czy oferta pracodawcy jest konkurencyjna
Posiadając już najważniejsze elementy oferty pracy, czyli wymogi i warunki zatrudnienia, agencja pracy powinna zweryfikować, jak ta oferta wypada na tle konkurencji. Kluczowe jest jak najlepsze oszacowanie, ilu odpowiednich kandydatów i w jakim terminie, agencja pracy jest w stanie przedstawić pracodawcy.
W jaki sposób wykonać to szacowanie? Oto dwa podstawowe sposoby:
- Skontaktowanie się z kilkoma kandydatami, którzy posiadają przynajmniej kilkuletnie doświadczenie w danej branży i zapytanie ich o to, czy ich zdaniem oferta pracy jest atrakcyjna, najlepiej dopytując o jej mocne i słabe strony (zarobki, lokalizacja, opinia o pracodawcy, benefity itp).
- Porównanie oferty pracodawcy z konkurencyjnymi ofertami, które dostępne są na portalach pracy.
Ustalenie terminu i liczby przedstawionych kandydatów
Wiedząc, jak szybko agencja może znaleźć odpowiednie osoby, ustalamy z pracodawcą, jakie są jego oczekiwania względem terminu i liczby przedstawionych kandydatów. Jeśli oczekiwania pracodawcy przekraczają szacowane możliwości agencji, to agencja powinna poinformować pracodawcę, że istnieje ryzyko niedostarczenia wymaganej liczby odpowiednich kandydatów w oczekiwanym terminie. Warto od razu wskazać, z czego wynika to ryzyko. W takim wypadku pracodawca ma trzy wyjścia: przyjmuje to ryzyko, zmienia swoje oczekiwania, nie przyjmuje oferty agencji pracy.
Forma przedstawienia kandydatów
Poza liczbą i terminem przedstawienia kandydatów pracodawca może mieć jakieś konkretne oczekiwania względem formy prezentacji kandydatów. Tu najczęściej pojawia się prośba o przedstawienia CV wraz z podsumowaniem wywiadu przeprowadzonego z kandydatem. Wywiad ten dotyczy najczęściej motywacji kandydata do zmiany pracy i szerszego opisu doświadczenia zawodowego. Dobrą praktyką jest ustalenie, czy pracodawca oczekuje, by zadać kandydatom jakieś konkretne pytania.
Przykład z mojego własnego doświadczenia. Pamiętam, jak rozpoczynałem swoją specjalizację w rekrutacjach w branży TSL. Jeździłem wówczas do jednego z klientów z tej branży i szkoliłem się z usług spedycyjnych. Na podstawie szkoleń przygotowaliśmy listę kilkunastu pytań do spedytorów, których rekrutowaliśmy dla tego klienta. Owszem, rozmowa rekrutacyjna była długa, ale raport z rozmowy, który otrzymywał klient, oszczędzał pracodawcy mnóstwo czasu.
Agencja pracy ustala harmonogram rekrutacji przewidywany przez pracodawcę
Uzgodniwszy termin i liczbę przedstawionych kandydatów, a także formę ich przedstawienia, warto jeszcze ustalić, jak wygląda przebieg procesu rekrutacyjnego po stronie pracodawcy. Ile i jakie etapy rekrutacji przewiduje pracodawca? W jakich odstępach czasowych te etapy będą przeprowadzane? Jaki jest planowany ostateczny termin zatrudnienia kandydata?
Podsumowanie wszystkich zebranych od pracodawcy informacji
Trzy zebrane dotychczas informacje:
- Szacowany termin i liczba przedstawionych kandydatów
- Harmonogram rekrutacji pracodawcy
- Ostateczny termin zatrudnienia kandydata
dają agencji i pracodawcy pogląd na to, jak cały harmonogram projektu jest napięty i czy w ogóle jest realistyczny.
Przykład: Pracodawca oczekuje kandydatów w krótkim czasie. Z szacowania agencji wynika, że będzie potrzebowała dwukrotnie dłuższego czasu na przedstawienie odpowiedniej liczby kandydatów. Agencja powinna skonfrontować pracodawcę z realiami pozyskiwania kandydatów i ustalić sensowny harmonogram projektu.
Przykład: Pracodawca zaplanował wieloetapowy proces rekrutacyjny, który rozciąga się na przestrzeni 4 miesięcy. Rekrutacja dotyczy kandydatów, na których istnieje duży popyt. Tak długi proces rekrutacyjny tworzy ryzyko, że większość kandydatów nie dotrwa do końca tego procesu. W konsekwencji agencja będzie musiała przedstawić więcej kandydatów, niż pierwotnie planowano, a zatem zwiększa się koszt pracy agencji i wydłuża się termin zamknięcia projektu, a zatem uzyskania pełnej kwoty wynagrodzenia za ten projekt.
Na tym etapie agencja posiada już najważniejsze informacje dotyczące procesu współpracy. Pozostaje ustalić jeszcze, kto będzie osobą kontaktową w czasie współpracy i jaka jest jej responsywność na wypadek konieczności udzielania bieżących informacji, np. związanych z pytaniami kandydatów o szczegóły oferty pracy lub feedback po kolejnych etapach rekrutacyjnych.
Tak przeprowadzony wywiad agencji pracy z pracodawcą pozwala ocenić trudność i zidentyfikować ryzyka projektu oraz zaplanować zasoby i działania niezbędnego do jego realizacji. Agencja może zatem przygotować uszytą na miarę ofertę współpracy.
Agencje pracy i pracodawcy - zasady współpracy i prawne zabezpieczenia
Na czym polega usługa rekrutacyjna świadczona przez agencje pracy?
Zanim przejdziemy do konkretnych prawnych zapisów, które mogą pojawiać się w umowach pomiędzy agencjami pracy a pracodawcami, powinniśmy ustalić, do czego zobowiązana jest agencja pracy w ramach wsparcia procesów rekrutacyjnych swoich klientów. Ustalenie zakresu usług agencji pracy jest kluczowe dla dalszych rozważań o ochronie interesów agencji i pracodawców.
Niniejszy poradnik skupia się na usługach rekrutacyjnych polegających na dostarczaniu przez agencję kandydatów, którzy zostają zatrudnieni przez pracodawcę.
Poradnik nie obejmuje różnych form zatrudniania zewnętrznego, takich jak praca tymczasowa, leasing pracowniczy, body leasing itp.
Wśród usług rekrutacyjnych, które świadczone są przez agencje pracy, wyróżniamy:
- Poszukiwanie i przedstawienie kandydatów – agencja proponuje kandydatów do ich włączenia w proces rekrutacyjny pracodawcy
- Przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego – agencja prowadzi proces rekrutacyjny i przedstawia kandydatów do zatrudnienia
- RPO (Recruitment Process Outsourcing) – przejęcie od pracodawcy przez agencję pracy wszystkich lub większości procesów związanych z rekrutacją pracowników. W tym modelu agencja pracy staje się w pewnym sensie wewnętrznym działem rekrutacyjnym pracodawcy. Ten model współpracy omówiłem w artykule: RPO czyli Outsourcing Usług Rekrutacyjnych – co to jest i dla kogo.
W poradniku skupimy się przede wszystkim na modelu numer 1 – poszukiwanie i przedstawianie kandydatów, który jest zdecydowanie najpopularniejszym modelem współpracy pomiędzy agencjami pracy a pracodawcami, nie tylko w Polsce, ale także w skali globalnej.
Poszukiwanie i przedstawianie kandydatów przez agencję pracy
Najbardziej popularny na rynku model współpracy z agencjami pracy sprowadza się do następujących obowiązków agencji:
- Wyszukanie odpowiednich kandydatów
- Wykonanie wstępnej selekcji kandydatów
- Przedstawienie pracodawcy wyselekcjonowanych kandydatów
Model ten jest oczywisty dla agencji pracy. Nie jest jednak oczywisty dla wielu pracodawców, w szczególności dla pracodawców, którzy nie posiadają doświadczenia we współpracy z agencjami pracy. To bardzo ważne, aby pracodawca dobrze rozumiał, co konkretnie należy do obowiązków agencji.
Przykład: pracodawca otrzymuje wyselekcjonowanych przez agencję rekrutacyjną kandydatów, spośród których zatrudnia jedną osobę. Usługa zostaje zakończona sukcesem i rozliczona. Po kilku dniach kandydat rezygnuje z pracy. Sfrustrowany pracodawca żąda zwrotu płatności, twierdząc, że kandydat zrezygnował, ponieważ agencja nie przeprowadziła procesu rekrutacyjnego lub przeprowadziła go w sposób nieprawidłowy.
Z powyższym przykładem spotkałem się niejednokrotnie w mojej własnej agencji pracy. Dotyczyło to właśnie sytuacji, w których pracodawca nie rozumiał zakresu usługi agencji. Usługa agencji, którą opisałem w trzech punktach powyżej, nie polega na przeprowadzeniu procesu rekrutacyjnego. Proces ten przeprowadza pracodawca, nie agencja pracy. Agencja rekrutacyjna jest jedynie kolejnym źródeł kandydatów, których pracodawca włącza do swojego procesu rekrutacyjnego.
Owszem, agencja pracy naturalnie przeprowadza wstępną selekcję kandydatów. Selekcja ta polega zazwyczaj (choć naturalnie można umówić się na szerszy zakres działań) tylko na potwierdzeniu w rozmowie z kandydatem jego doświadczenia zawodowego, otwartości na warunki zatrudnienia oferowane przez pracodawcę, ewentualnie na ocenie rekrutera, czy kandydat odpowiada oczekiwaniom klienta.
W żadnym razie działania agencji pracy realizowane w tym modelu współpracy nie zastępuje procesu rekrutacyjnego realizowanego przez pracodawcę.
Agencja pracy nie przedstawia kandydatów wprost do zatrudnienia. Agencja przedstawia kandydatów nadających się — w jej ocenie — do włączenia do procesu rekrutacyjnego pracodawcy, licząc jednocześnie na to, że któryś z tych kandydatów faktycznie zostanie zatrudniony.
Można spojrzeć na powyższą kwestię z jeszcze jednej perspektywy. W ramach usługi rekrutacyjnej agencja pracy nie weryfikuje czy programista potrafi dobrze programować, czy spawacz potrafi dobrze spawać, oraz czy magazynier potrafi dobrze operować wózkiem widłowym, czy też wreszcie, czy kandydat dobrze wkomponuje się organizację pracodawcy. Te i wiele innych obszarów bada pracodawca w ramach własnego procesu rekrutacyjnego.
Wytłuściłem fragmenty powyższego tekstu, ponieważ ich zrozumienie jest absolutnie kluczowe dla pracodawców i pozwala zrozumieć ryzyka związane ze współpracą i uniknąć w przyszłości nieporozumień.
Poszukiwanie i przedstawianie kandydatów przez agencję pracy - prawna definicja do wykorzystania w umowie współpracy
W umowach, które stosowałem prowadzać agencję pracy, usługi rekrutacyjne definiowałem w sposób następujący:
Na podstawie niniejszej Umowy Zleceniodawca zleca, a Agencja zobowiązuje się do poszukiwania i przedstawiania Zleceniodawcy kandydatów na stanowiska wskazane przez Zleceniodawcę w Zamówieniu, których Zleceniodawca może włączyć do własnego procesu rekrutacyjnego.
Kluczowe elementy zapisu:
- Zadaniem Agencji jest poszukiwanie i przedstawianie kandydatów
- Zleceniodawca (pracodawca) włącza kandydatów do własnego procesu rekrutacyjnego
Elementy te powinny wykluczyć jakiekolwiek wątpliwości co do faktu, że pracodawca prowadzi własny proces rekrutacyjny a agencja pracy pełni de facto rolę kolejnego źródła kandydatów.
Ważne: upewnij się, że zapisy dotyczące wynagrodzenia usługi agencji są tak skonstruowane, że jasno z nich wynika, iż wynagrodzenie należy się za działania wskazane powyżej a nie “za zatrudnienie kandydata”. To bardzo ważne, aby wymagalność wynagrodzenia była prawidłowo skorelowana ze zrealizowaną usługą, którą definiuje umowa, a nie z jakimś innym zdarzeniem, jakim w tym przypadku jest właśnie “zatrudnienie kandydata”.
Przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego - sens i prawna definicja do wykorzystania w umowie współpracy
Usługa polegająca na prowadzeniu przez agencje pracy procesu rekrutacyjnego dla pracodawcy, związana jest z przeniesieniem na agencję większego zakresu pracy i większej odpowiedzialności. W wyniku tego procesu pracodawca może oczekiwać od agencji, że otrzyma kandydatów dokładnie zweryfikowanych pod względem kompetencji i kwalifikacji, które są niezbędne do wykonywania wskazanej pracy.
Pracodawca może w tym modelu współpracy ograniczyć, a nawet zupełnie zlikwidować swój własny proces rekrutacyjny i ograniczyć się np. do finalnej decyzji o zatrudnieniu kandydata na podstawie rekomendacji agencji. Czym więcej obowiązków rekrutacyjnych przejmie na siebie agencja pracy, tym bardziej model współpracy zbliżony jest do modelu RPO, który omówiony jest dokładnie w artykule: RPO czyli Outsourcing Usług Rekrutacyjnych – co to jest i dla kogo.
Zapis umowny, który można wykorzystać w tego rodzaju współpracy:
Na podstawie niniejszej Umowy Zleceniodawca zleca, a Agencja zobowiązuje się do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, w wyniku którego przedstawi Zleceniodawcy kandydatów rekomendowanych do zatrudnienia. Zleceniodawca przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że Agencja przedstawi kandydatów wybranych zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą i na skutek swojego profesjonalnego działania.
Kluczowe elementy zapisu:
- Wskazanie, że Agencja prowadzi proces rekrutacyjny.
- Agencja rekomenduje kandydatów do zatrudnienia, a nie do włączenia do procesu rekrutacyjnego pracodawcy.
- Potwierdzenie przez Zleceniodawcę, że Agencja jest profesjonalnym podmiotem i zdaje się na wybór Agencji kandydatów do zatrudnienia.
Model RPO
Jak wspomniałem już kilkukrotnie, pracodawca i agencja mogą umówić się na rozszerzenie zakresu usług tak daleko, że agencja przejmie całość procesu rekrutacyjnego od pracodawcy, łącznie z ostateczną decyzją o zatrudnieniu kandydata. Ten model współpracy, zwany RPO (Recruitment Process outsourcing) opisany jest w artykule: RPO czyli Outsourcing Usług Rekrutacyjnych – co to jest i dla kogo.
Termin "własności kandydata" czyli co, jeśli pracodawca posiada w swojej bazie kandydata przedstawionego przez agencję?
Przykład: Agencja pracy przedstawia pracodawcy kandydata. Pracodawca informuje, że tego kandydata posiada już w swojej bazie kandydatów, a zatem nie będzie traktować przedstawionego kandydata, jako kandydata agencji.
- Jak agencja może zabezpieczyć się przed tego typu sytuacją?
- Co, jeśli agencja pracy podejmuje współpracę z pracodawcą, który posiada bardzo dużą bazę kandydatów i istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że część kandydatów znalezionych przez agencję, będzie już w bazie pracodawcy?
- Co, jeśli kandydaci znajdują się w bazie pracodawcy już od wielu lat, a pracodawca nawet o tym nie wie, ponieważ nie posiada systemu ATS, który nie daje możliwości szybkiego wyszukiwania kandydatów we własnych zasobach?
Często bywa tak, że pracodawca dowiaduje się o tym, że odpowiedni kandydat znajduje się w jego bazie, właśnie na skutek przedstawienia tego kandydata przez agencję pracy.
W takich sytuacjach przychodzi z pomocą zasada, którą nazywam “terminem własności kandydata”. Krótko mówiąc, agencja pracy podejmując współpracę z pracodawcą, ustala w umowie, że jeśli kandydat przedstawiony przez agencję aplikował do pracodawcy wcześniej, niż np. 6 miesięcy przed datą przedstawienia kandydata, to ten kandydat uznawany jest za kandydata agencji.
Ktoś mógłby zapytać, w jaki sposób agencja może zweryfikować, kiedy ten kandydat faktycznie zaaplikował do pracodawcy? Osobiście stosowałem w umowach zapis, na podstawie którego pracodawca był zobowiązany, w sytuacjach wątpliwych, do przedstawienia dowodu potwierdzającego termin aplikacji kandydata (np. email, formularz aplikacyjny itp.).
Ten zapis przydawał się może nie często, ale jednak regularnie.
Skutkiem tego przepisu jest to, że pracodawca każdorazowo musi przeszukać swoją bazę kandydatów pod kątem imienia i nazwiska kandydata przedstawionego przez agencję pracy. Jeśli takie imię i nazwisko widnieje w bazie, to pracodawca weryfikuje czy to jest ta sama osoba, a jeśli tak, to kiedy zaaplikowała.
Termin "własności kandydata" - przykład prawnej definicji do wykorzystania w umowie
Poniżej przykład prawnej definicji terminu własności kandydata, który stosowałem we własnej praktyce agencyjnej:
W przypadku przedstawienia przez Agencję kandydata, który przesłał dokumenty aplikacyjne do procesu rekrutacyjnego prowadzonego przez Zleceniodawcę w okresie 6 miesięcy przed dniem jego przedstawienia przez Agencję, Zleceniodawca jest zobowiązany do poinformowania Agencji o tym fakcie w ciągu jednego dnia roboczego i wskazania daty aplikacji kandydata. W przypadku wskazanym powyżej kandydat przedstawiony przez Agencję nie będzie uznawany za Kandydata Agencji.
W wyjątkowych sytuacjach, na prośbę Agencji, Zleceniodawca przedstawi również dokumentację potwierdzającą uprzednie pozyskanie danego kandydata przez Zleceniodawcę bez udziału Agencji.
Pomimo pozyskania kandydata przez Zleceniodawcę w okresie 6 miesięcy przed dniem jego przedstawienia przez Agencję, Kandydat będzie uznany za Kandydata Agencji w następujących sytuacjach:
- W przypadku niedotrzymania przez Zleceniodawcę terminu na poinformowanie Agencji o fakcie przesłania przez Kandydata do Zleceniodawcy dokumentów aplikacyjnych w okresie 6 miesięcy przed dniem jego przedstawienia przez Agencję.
- Nieprzekazania na prośbę Agencji dokumentacji wskazującej na uprzednie pozyskanie danego kandydata przez Zleceniodawcę.
- Kandydat nie udzielił Zleceniodawcy zgody na przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacyjnym, do którego Agencja przedstawiła Kandydata.
Kilka uwag:
- Termin 6 miesięcy wskazany w pierwszym akapicie jest oczywiście negocjowalny. Im krótszy, tym korzystniejszy dla agencji. Analizując ten termin, pamiętajmy, że:
- Powtarzają się regularnie sytuacje, w których kandydat aplikował jakiś czas temu do pracodawcy, ale po pewnym czasie pracodawca przestał brać tego kandydata pod uwagę, a nawet zupełnie zapomniał o tym, że posiada tego w swojej bazie. Jeśli w tej sytuacji agencja pracy przedstawi tego samego kandydata, to zdecydowanie kandydat ten powinien być traktowany jako kandydat agencji. Gdyby bowiem agencja nie przedstawiła tego kandydata, to pracodawca w ogóle nie wziąłby go pod uwagę w swoim procesie rekrutacyjnym.
- Innym przykładem, którego dotyczy ostatni akapit, jest sytuacja, w której kandydat nie udzielił pracodawcy zgody RODO na udział w innych procesach rekrutacyjnych. W tym przypadku przedstawienie tego kandydata przez agencję umożliwia udział kandydata w kolejnych procesach rekrutacyjnych pracodawcy.
- Zapis dotyczący obowiązku przedstawienia dokumentów potwierdzających aplikację kandydata, zasadny jest w szczególności w przypadku, gdy kandydat nie pamięta, że aplikował bezpośrednio do pracodawcy i w wyniku tego poinformował Agencję, że takiej aplikacji nie złożył. Pojawia się wówczas wątpliwość po stronie Agencji, czy Pracodawca rzeczywiście posiada tego kandydata w swojej bazie i od kiedy. Dokument potwierdzający datę aplikacji rozstrzyga te wątpliwości.
Wyłączność agencji pracy
W zakresie usług rekrutacyjnych udzielenie wyłączności polega na tym, że agencja pracy otrzymuje od pracodawcy gwarancję, że będzie jedynym dostawcą kandydatów. Nie ma jednak jednej reguły, która stanowi, czym konkretnie gwarancja jest i jakie rodzi zobowiązania.
Praktyka wykształciła trzy podstawowe rodzaje wyłączności:
- Wyłączność na konkretne projekty rekrutacyjne. W tym przypadku pracodawca gwarantuje, że agencja pracy będzie jedyną ą pracy dostarczającą kandydatów na zlecone tej agencji stanowiska pracy.
Przykład zapisu umownego:
Wyłączność oznacza, iż Zleceniodawca zobowiązuje się do niewłączania w proces rekrutacyjnych kandydatów nieprzedstawionych przez Agencję. - Wyłączność na wszystkie projekty. Jak wyżej, tyle że wszystkie procesy rekrutacyjne, realizowane przez pracodawcę, objęte są wyłącznością.
Przykład zapisu w umowie:
Wyłączność oznacza, iż Zleceniodawca zobowiązuje się do niewłączania w procesy rekrutacyjne kandydatów nieprzedstawionych przez Agencję. - Wyłączność na źródło kandydatów. To chyba najdalej idący rodzaj wyłączności. Oznacza, że pracodawca nie może pozyskiwać kandydatów z żadnych innych źródeł, niż agencja pracy, której tę wyłączność udzielił. W praktyce oznacza to, że każda rekrutacja pracodawcy realizowana jest tylko kandydatami agencji.
Przykład zapisu w umowie:
Wyłączność oznacza, iż Zleceniodawca zobowiązuje się do niewłączania w proces rekrutacyjnych kandydatów nieprzedstawionych przez Agencję.
Z punktu widzenia pracodawcy, który nie zna agencji i nie ma do niej zaufania, gwarancja jest ryzykiem, ponieważ zawęża liczbę źródeł kandydatów. Pracodawca może uznać, że bezpieczniej dla niego jest, jeśli nad projektem pracować będzie równolegle kilka agencji pracy. Otrzyma wówczas więcej kandydatów, a zatem będzie miał większy wybór.
Powyższy argument atakowałem, wskazując, że praca kilku agencji nad jednym projektem niesie następujące niekorzystne efekty:
- Agencje pracy równolegle docierają do tych samych kandydatów, przez co sztucznie zwiększają popyt na kandydata, co może skutkować
- wzrostem jego oczekiwań
- przeciągającymi się rozmowami z agencjami, podczas których kandydat sonduje “kto da więcej”
- Pracodawca tylko pozornie otrzymuje większą pulę kandydatów. W praktyce sprawna agencja dociera szybko do zdecydowanej większości dostępnych kandydatów.
- Pracodawca zwiększa ilość pracy, którą musi poświęcić na komunikację z agencjami.
- Pracodawca naraża się na patologiczne sytuacje, w których agencje świadome rywalizacji z innymi agencjami, rezerwują kandydatów, z którymi nie miały jeszcze kontaktu.
Przykład do punktu 4: Prowadziłem swego czasu proces rekrutacyjny dla jednego z klientów mojej agencji pracy. Pozyskałem kandydata, przeprowadziłem z nim wstępny wywiad i przedstawiłem klientowi. Klient poinformował mnie, że otrzymał tego kandydata wcześniej od innej, znanej, międzynarodowej agencji pracy. Zdziwiłem się, ponieważ kandydat nie wspominał o tym, że zna ofertę i że jest zaangażowany już w ten proces. Skontaktowałem się z kandydatem, który potwierdził, że tylko ja kontaktowałem się z nim w tej sprawie.
Okazało się, że rekruter pracujący w konkurencyjnej agencji pracy przesłał do klienta listę kandydatów bez uprzedniego skontaktowania się z większością z nich. Dlaczego rekruter tak zrobił?
By “zarezerwować” kandydatów dla siebie.
Agencje pracy działające bez wyłączności ponoszą ryzyko istnienia zasady pierwszeństwa przedstawienia kandydata. Ta agencja, która pierwsza przedstawi kandydata, ma co do tego kandydata pierwszeństwo przed innymi agencjami. W powyższym przykładzie nasza konkurencja chroniła się przed tym ryzykiem, wysyłając pracodawcy listę nazwisk, prawdopodobnie znalezionych na portalu LinkedIn. Chodziło jej właśnie o jak najszybsze uzyskanie pierwszeństwa do listy kandydatów, do których mogła dotrzeć również konkurencja.
Pamiętam, jak drwiłem w myślach wówczas z tego procederu — mogli po prostu wydrukować listę wyników wyszukiwania LinkedIn i wysłać ją do klienta!
Powyższy case to oczywiście skrajny przypadek, niemniej jednak takie patologie rodzą się w sprzyjających ku temu warunkach. Takim sprzyjającym warunkiem jest rywalizacji kilku agencji o tych samych kandydatów.
Reasumując, wyłączność daje większy komfort pracy agencji. Agencja musi jednak zapracować na ten komfort albo wypracowaną przez lata marką, która wzbudza zaufanie pracodawców, albo np. preferencyjną stawką, gwarancją lub innymi korzyściami, jakie agencja może zaproponować pracodawcy.
Zabezpieczenie wyłączności
Wyłączność można zabezpieczyć. Osobiście stosowałem zapis, że jeśli proces rekrutacyjny zostanie zakończony w wyniku zatrudnienia innego kandydata i jednocześnie pracodawca nie dochowa udzielonej wyłączności, wówczas mojej agencji należy się pełne wynagrodzenie, tak jak gdyby to moja agencja pracy przedstawiła zatrudnionego kandydata.
Przykład zapisu w umowie:
W przypadku zatrudnienia kandydata nieprzedstawionego przez Agencję, niedochowanie udzielonej wyłączności uprawnia Agencję do żądania pełnej kwoty wynagrodzenia.
Uwaga do zapisu:
- W przypadku tak skonstruowanego zapisu nie ma znaczenia, skąd pochodzi zatrudniony przez Zleceniodawcę Kandydata. Kluczowe jest, że nie jest to Kandydata Agencji pracy oraz że została złamana zasada wyłączności. Może zatem być tak, że Zleceniodawca zatrudnił Kandydata pozyskanego z własnej bazy kandydatów, a mimo to fakt, że jednocześnie złamał wyłączność, nawiązując współpracę z inną Agencją, rodzi konsekwencje w postaci obowiązku zapłaty pełnej kwoty wynagrodzenia.
- Zgodnie z punktem 1 powyżej, Agencji pracy, względem której został złamany tak skonstruowany zakaz gwarancji, nie zupełnie interesuje, skąd zatrudniony Kandydat pochodzi, jeśli nie jest to kandydat przedstawiony przez tę Agencję.
Wyłączność udzielana Pracodawcy przez Agencję
Tak, jak Pracodawca może udzielić Agencji pracy wyłączności, tak również Agencja może udzielić wyłączności Pracodawcy. Udzielenie Pracodawcy wyłączności przez Agencję jest korzystne dla Pracodawcy z tego względu, że Pracodawca ma pewne zabezpieczenie, że Kandydat przedstawiony przez Agencję nie otrzyma jednocześnie innych ofert pracy złożonych przez innych klientów tej Agencji.
Jest to zapis bardzo niekorzystny dla Agencji pracy, której sednem działalności jest właśnie składanie ofert pracy kandydatom. Z tego względu mam wątpliwość, czy Pracodawca, który udzielił wyłączności Agencji, może oczekiwać, na zasadzie wzajemności, że również Agencja pracy udzieli wyłączności. Pomimo moich wątpliwości doskonale rozumiem jednak korzyść, jaką niesie taki zapis dla Pracodawców.
Przykładowy zapis w umowie:
Agencja zobowiązuje się do nieprzedstawiania innym podmiotom kandydatów przedstawionych Zleceniodawcy w okresie obowiązywania niniejszej umowy. Powyższe zobowiązanie nie dotyczy kandydatów, których Zleceniodawca odrzucił i o fakcie odrzucenia wyraźnie poinformował Agencję.
Uwagi do zapisu:
- Jeśli w umowie pojawi się wyłączność dla Pracodawcy, to zdecydowanie zalecam wyjątku od tej zasady, dotyczącego kandydatów odrzuconych przez Pracodawcę.
- Ponadto można wyłączność ograniczyć do poszczególnych projektów rekrutacyjnych.
Zakaz pozyskiwania pracowników pracodawcy
Niejednokrotnie spotkałem się oczekiwaniami pracodawców, aby w umowie współpracy z agencją pracy zawierać zapis, iż w toku współpracy a także przez X lat po zakończeniu obowiązywania umowy, agencja miała zakaz kontaktowania się z pracownikami zatrudnionymi przez pracodawcę.
Zapis ten jest zrozumiałą ochroną interesów pracodawców, aczkolwiek ja ograniczałem ten zapis w taki sposób, że obowiązywał przez określony czas od zapłaty ostatniej faktury przez pracodawcę. Dzięki temu chroniłem agencję pracy przed sytuacją, w której “martwa” umowa, na podstawie której nie ma żadnej faktycznej współpracy, blokuję pulę dostępnych kandydatów agencji.
Zapis w umowie:
Przez okres 12 miesięcy liczony od dnia zapłaty przez Zleceniodawcę na rzecz Agencji ostatniej faktury z tytułu realizacji usług określonych niniejszą umową, Agencja zobowiązuje się do niekierowania ofert pracy do pracowników Zleceniodawcy za wyjątkiem osób, które same skierowały się do Agencji z zainteresowaniem usługą pośrednictwa pracy.
Uwagi do zapisu:
- Okres obowiązywania jest negocjowalny.
- Zapis przewiduję ochronę agencji pracy w sytuacji, gdy kandydat samodzielnie zgłosił się do agencji.
Gwarancja udzielana przez agencję pracy
Pracodawca wybrał przedstawionego przez agencję kandydata do zatrudnienia i zapłacił wynagrodzenie agencji. Zanim kandydat podjął zatrudnienie ślad po nim zaginął. Pracodawca pozostał bez kandydata, za usługę agencji pracy zapłacił. Co teraz? Gwarancja.
Może Cię zaciekawić:
- Umowa przedwstępna i listy intencyjne w procesach rekrutacyjnych
- Jak uniknąć “ghostingu” w rekrutacji – praktyczne wskazówki
W przypadku gwarancji również nie ma żadnych konkretnych zasad, które precyzują, czym gwarancja jest. Strony mogą ustalić dowolny zakres gwarancji i naturalnie mogą w ogóle jej nie stosować. Gwarancja, którą ja stosowałem, polegała na dodatkowym przedstawieniu kandydatów spełniających konieczne wymogi pracodawcy.
Co do zasady na rynku spotykamy trzy podstawowe formy:
- Ponowne przedstawienie X kandydatów w terminie Y liczonym od zgłoszenia gwarancji.
- Przedstawienie kandydatów, spośród których pracodawca zatrudni kandydata.
- Zwrot części lub całości wynagrodzenia zapłaconego agencji pracy.
Zdecydowanie rekomenduję rozwiązanie numer 1 z uwagi na fakt, że:
- w wypadku rozwiązania nr 2 pracodawca może podjąć decyzję (nie ujawniając jej agencji), że jednak nie chce już zatrudniać żadnego kandydata, przez co w przypadku numer 2 agencja mogłaby teoretycznie w nieskończoność przedstawiać kandydatów, budując bazę kandydatów pracodawcy.
- w wypadku rozwiązania nr 3 zwrot części lub całości wynagrodzenia skutkuje tym, że agencja nie ma środków na pokrycie pracy, którą wykonała, a pracodawca nie otrzymał tego, co pierwotnie zamawiał. Nikt zatem nie jest w tej sytuacji zadowolony.
Przykładowe zapisy umowne:
Definicja Gwarancji:
W razie rozwiązania lub wypowiedzenia umowy zawartej przez Zleceniodawcę z Kandydatem Agencji przed upływem 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia pracy lub współpracy Zleceniodawcy z Kandydatem Agencji, Agencja zobowiązuje się do…
Do przedstawienia kandydata:
…ponownego, jednokrotnego przedstawienia kolejnego Kandydata Agencji na własny koszt. Nowy Kandydat Agencji zostanie przedstawiony na to stanowisko, na którym powstał wakat z wyżej opisanej przyczyny.
Przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego:
…ponownego przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, w wyniku którego zostanie wyłoniony kandydat rekomendowany do zatrudnienia przez Zleceniodawcę.
Zwrot wszystkich kosztów:
… zwrotu poniesionych przez Zleceniodawcę kosztów rekrutacji.
Zwrot części kosztów:
… zwrotu poniesionych przez Zleceniodawcę kosztów rekrutacji, lecz nie więcej niż 50 % wysokości tych kosztów.
Uwagi do powyższych przykładów:
- Termin obowiązywania gwarancji jest oczywiście negocjowalny i zazwyczaj uzależniony od rodzaju stanowiska i trudności rekrutacji. Im wyższe stanowisko i im dłuższy, bardziej wymagający proces rekrutacyjny (a w konsekwencji także im wyższe wynagrodzenie Agencji) tym Pracodawca oczekuje dłuższego okresu gwarancji.
- Negocjacjom podlega w szczególności to, ilu kandydatów Agencja ma przedstawić w ramach gwarancji.
- Warto także pamiętać, że gwarancja ma polegać na dostarczeniu kandydatów spełniających pierwotne oczekiwania Pracodawcy. Jeśli w ramach gwarancji Pracodawca określi nowe oczekiwania względem Kandydatów, wówczas mamy do czynienia de facto z nową rekrutacją a nie gwarancją. Oczywiście Agencja pracy może zgodzić się na dostarczenie kandydatów na zmienione stanowisko pracy (np. jedno z wymagań w opisie stanowiska zostało zmienione), ale co do zasady w umowie zalecam ustalenie, że gwarancja dotyczy dostarczenia kandydatów na takie stanowisko, na jakie pierwotnie Agencja pozyskiwała kandydatów.
- Zapis o częściowym zwrocie kosztów również jest przykładowy, strony umowy dowolnie mogą określić jaką część kosztów zwraca Agencja pracy.
Gwarancja - termin zgłoszenia Agencji Pracy
Pamiętajmy, by ustalić termin zgłoszenia gwarancji. Nie może być przecież tak, że kandydat rezygnuje po 24 miesiącach pracy i wtedy pracodawca zgłasza agencji pracy prośbę o realizację gwarancji. Rozsądny termin zgłoszenia gwarancji to 7-14 dni roboczych od zaistnienia podstawy do zgłoszenia gwarancji.
Przykład zapisu w umowie:
Warunkiem realizacji gwarancji przez Agencję jest otrzymanie pisemnego lub elektronicznego zgłoszenia Zleceniodawcy nie później niż w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania, lub wypowiedzenia umowy Kandydata. Obowiązek realizacji gwarancji nie jest uzależniony od potwierdzenia przez Agencję otrzymania powyższego zgłoszenia.
Uwagi do zapisu:
- Określenie terminu na zgłoszenie gwarancji chroni agencje pracy przed niepożądanymi sytuacjami jak np. zgłoszenie gwarancji po wielu miesiącach, a nawet latach od zakończenia współpracy Pracodawcy z Kandydatem. Jest to niepożądane przede wszystkim z tej przyczyny, iż im dłuższy okres od zakończenia usługi do realizacji gwarancji, tym trudniej tę gwarancję zrealizować agencji. Wynika to m.in. z faktu, iż agencja pracy traci już kontakt z kandydatami, których pozyskiwała, realizując proces rekrutacyjny objęty gwarancją i im dłuższy czas minął, tym większe prawdopodobieństwo, że kandydaci nie będą już zainteresowani rozmową i agencja pracy będzie zmuszona przeprowadzić swoje działania od początku.
- Jeśli chodzi o drugie zdanie zaproponowanego powyżej zapisu, to fragment ten chroni Pracodawców przed sytuacją, w której realizację gwarancji uzależnia się od decyzji agencji pracy. Jeśli wszystkie warunki gwarancji są spełnione (o warunkach zgłoszenia więcej w kolejnym punkcie), to pracodawca może oczekiwać realizacji gwarancji bez obaw, że agencja pracy musi wyrazić na to jeszcze jakąś zgodę.
Podstawa do zgłoszenia gwarancji
Czy sam fakt, że kandydat zrezygnował z pracy, albo też został zwolniony, jest wystarczający do tego, aby skorzystać z prawa gwarancji? W mojej praktyce odpowiedź brzmiała nie. Nie ma bowiem powodu, aby agencja pracy zobowiązana była realizacji gwarancji, jeśli rozstanie z pracownikiem nastąpiło z winy pracodawcy.
Przykład: Pracodawca zatrudnia kandydata przedstawionego przez agencję pracy. Po kilku tygodniach okazuje się, że obowiązki i benefity, które były wypracowane w toku negocjacji z kandydatem oraz potwierdzone w ofercie pracy i umowie, nie są respektowane, a pracodawca nie daje nadziei na szybką zmianę sytuacji. Pracownik rezygnuje z pracy.
W powyższym przypadku winę za rezygnację kandydata z pracy ponosi wyłącznie pracodawca i za takie sytuacje nie może odpowiadać agencja pracy.
Przykład zapisu w umowie:
Gwarancja nie ma zastosowania, jeżeli Zleceniodawca w okresie gwarancji zmieni: stanowisko kandydata, wynagrodzenie, obowiązki lub jakiekolwiek inne warunki zaakceptowane wcześniej przez kandydata.
Ponadto gwarancja nie ma zastosowanie, jeżeli zakończenie pracy lub współpracy z Kandydatem Agencji nastąpiło w wyniku niedopełnienia obowiązków Zleceniodawcy względem Kandydata Agencji, wynikających z umowy zawartej pomiędzy Zleceniodawcą a Kandydatem Agencji, a także w wyniku działania siły wyższej.
Płatność jako warunek gwarancji
Choć wydaje się to oczywiste, to jednak warto dodać do umowy rekrutacyjnej zapis, że gwarancja nie jest również należna, jeśli pracodawca nie uiścił terminowo należnych agencji pracy opłat za realizację procesu rekrutacyjnego, którego gwarancja dotyczy. Utrata gwarancji doskonale motywuje do terminowego regulowania faktur. Można tę zasadę rozszerzyć także o terminową płatność innych projektów rekrutacyjnych, realizowanych przez agencję.
Przykład zapisu umownego:
Gwarancja nie ma zastosowania również w przypadku wystąpienia opóźnienia z zapłatą przez Zleceniodawcę Wynagrodzenia Agencji.
Uwagi do zapisu:
- Świetny sposób na motywowanie do terminowych płatności.
- Zdecydowanie odradzam wyrażanie zgody na zmianę słowa “opóźnienie” na “zwłokę”. Zwłoka to zawinione opóźnienie. Zastosowanie takiego zapisu spowodowałoby, że to agencja pracy musi udowodnić, że Pracodawca opóźnia się w sposób zawiniony. W jaki sposób agencja pracy miałaby to udowodnić? To w praktyce niemożliwe i z tego powodu zdecydowanie odradzam stosowanie pojęcia “zwłoka”.
Rozliczenie usług agencji pracy
Dwie najpopularniejsze formy rozliczania usług agencji pracy to:
- Retainer fee
- Success fee
Przy czym często spotykanym rozwiązaniem jest też miks tych dwóch rodzajów płatności. W tej części poradnika przyjrzymy się tym dwóch formom oraz ich odmianom, sposobom wyliczania wynagrodzenia i przedstawimy przykładowe zapisy umowne.
Rozliczenie usług agencji pracy - retainer fee
Retainer fee to po prostu forma przedpłaty lub zaliczki na poczet działań agencji. Dlaczego agencja pracy powinna otrzymać przedpłatę? Przedpłata jest ważna dla agencji z następujących powodów:
- Potwierdza, że pracodawca jest rzeczywiście zmotywowany do zatrudnienia kandydata i nie bada jedynie rynku kandydatów kosztem pracy agencji.
- Daje gwarancje agencji pracy, że nawet w przypadku niepowodzenia projektu rekrutacyjnego, przynajmniej część pracy agencji zostanie wynagrodzona.
Przedpłatę uiszcza się zwyczajowo po sformalizowaniu współpracy, ale jeszcze przed podjęciem pracy przez agencję.
Przykład zapisu w umowie:
Złożenie każdego Zamówienia na podstawie niniejszej umowy zobowiązuje Zleceniodawcę do dokonania na rzecz Agencji zapłaty opłaty wstępnej, stanowiącej zryczałtowany ekwiwalent kosztów rozpoczęcia realizacji czynności rekrutacyjnych określonych w umowie.
Agencja przystępuje do realizacji Zamówienia nie wcześniej niż po zaksięgowaniu całości kwoty opłaty wstępnej na rachunku wskazanym w fakturze wskazanej w zdaniu poprzednim. W przypadku Zaangażowania Kandydata Agencji opłata wstępna zostanie w całości zaliczona przez Agencję na poczet wynagrodzenia Agencji wskazanego.
Uwagi do zapisu:
- Zwrócić uwagę na rozróżnienie zaliczki od zadatku. W większości przypadku stosuje się zaliczkę. Zadatek polega na tym, że w przypadku odstąpienia przez Pracodawcę od umowy, może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. Oznacza to, że agencja pracy nie tylko zwraca to, co otrzymała od Pracodawcy jako zadatek, ale musi także zapłacić Pracodawcy jeszcze raz taką samą kwotę (płaci dwa razy).
- Przedpłatę zazwyczaj zalicza się na poczet końcowego wynagrodzenia, aczkolwiek nie jest to wymóg konieczny. Wszystko zależy od tego, jak zdefiniowana została końca płatność. Jeśli z góry jej wysokość została policzona tak, że uwzględnia już przedpłatę, wówczas ostatnie zdanie drugiego akapitu jest zbędne.
Rozliczenie usług agencji pracy - success fee - definicja sukcesu
Success fee to wynagrodzenie należne agencji po zrealizowaniu usługi w taki sposób, który zakończył się sukcesem. Tu jednak pojawia się pytanie, czym jest ten sukces?
W przypadku mojej praktyki agencyjnej, sukcesem było tak zwane “Zaangażowanie Kandydata“. Poniżej zapis z moich umów, który definiuje czym jest sukces, czyli czym jest “Zaangażowanie Kandydata”.
Zapis w umowie:
- Zawarcie przez Zleceniodawcę i Kandydata Agencji jakiejkolwiek umowy (w szczególności umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego, umowy współpracy), w jakiejkolwiek formie (w szczególności e-mailowej, pisemnej czy aktu notarialnego);
- Podjęcie przez Zleceniodawcę decyzji o wyborze Kandydata Agencji na stanowisko określone w zamówieniu, bądź inne, w tym również wystawienie przez Zleceniodawcę jakiegokolwiek dokumentu wyrażającego wolę nawiązania przez Zleceniodawcę współpracy z Kandydatem Agencji, jak w szczególności promesy czy listu intencyjnego, niezależnie od formy tego dokumentu (pisemnej czy elektronicznej, w tym w formie wiadomości e-mail);
- Podjęcie przez Kandydata Agencji jakichkolwiek działań faktycznych w imieniu lub na rzecz Zleceniodawcy;
- Dokonanie któregokolwiek z działań opisanych powyżej przez podmiot pośrednio lub bezpośrednio powiązany kapitałowo lub osobowo ze Zleceniodawcą lub przez podmiot, któremu Zleceniodawca przekazał dane personalne Kandydata Agencji.
- Zleceniodawca poinformuje Agencję o Zaangażowaniu kandydata Agencji w terminie nie dłuższym niż 7 dni. Brak poinformowania Agencji przez Zleceniodawcę o Zaangażowaniu Kandydata nie zwalnia Zleceniodawcy z obowiązku zapłaty.
Uwagi do zapisu:
- Uwagę do punktu 2, który mówi o podjęciu decyzji przez Pracodawcę, omówię poniżej z uwagi na szersze uzasadnienie tej kwestii.
- Punkt mówiący o podjęciu przez kandydata jakichkolwiek działań faktycznych chroni agencje pracy przed sytuacją, w której Pracodawca nie informuje agencji o tym, że nawiązał współpracę z kandydatem a agencja dowiaduje się o tym fakcie w inny sposób, niż od Pracodawcy, np. od samego kandydata.
- Punkt 4 chroni agencję pracy w sytuacji, gdy Pracodawca chcąc uniknąć płatności za usługę agencji (lub z innych powodów) nie zatrudnia kandydata bezpośrednio, lecz przekazuje kandydata innej firmie do zatrudnienia.
- Punkt 5 ma na celu wyraźne wskazanie, że nawet jeśli Pracodawca nie przekaże agencji pracy informacji o tym, że doszło do Zaangażowania Kandydata, to i tak płatność się należy.
Wyjaśnienie kwestii płatności od decyzji:
Pracodawca życzyłby sobie, aby płatność wymagana była dopiero w momencie zatrudnienia kandydata, albo nawet po przepracowaniu przez pracownika okresu próbnego.
Nie zgadzałem się na takie rozwiązanie w mojej praktyce agencyjnej. W naszych umowach ustalone było, że płatność staje się wymagalna już w momencie podjęcia przez pracodawcę decyzji o zatrudnieniu przedstawionego przez agencję kandydata. Była to tak zwana płatność od decyzji, w przeciwieństwie do płatności od zatrudnienia.
Dlaczego uważam płatność od decyzji za właściwe rozwiązanie? Z dwóch powodów:
- Decyzja pracodawcy o tym, że wybiera przedstawionego przez agencję kandydata do zatrudnienia, to jednocześnie potwierdzenie, że agencja wykonała dobrze pracę.
- W momencie przedstawienia kandydat zostaje włączony do procesu rekrutacyjnego pracodawcy. W tym momencie kończy się zasadniczo praca agencji w zakresie tego kandydata. Pracodawca, który podjął decyzję o zatrudnieniu kandydata, jest w pełni odpowiedzialny za proces zatrudnienia. W szczególności agencja nie ma już wpływu na to, jak długo będzie trwał ten proces, oraz czy do zatrudnienia w ogóle dojdzie. W niektórych przypadkach sam proces zatrudniania może przeciągnąć się nawet o kilka miesięcy, a po tym czasie może okazać się, że z winy pracodawcy do zatrudnienia nie doszło. Gdyby obowiązywała zasada, że płatność wymagalna jest w dniu zatrudnienia, to wynagrodzenie po dobrze wykonanej usłudze byłoby wciąż niepewne.
Z punktu widzenia pracodawcy płatność od decyzji może być trudna do akceptacji. Pracodawca chce mieć zazwyczaj pewność, że dojdzie do zatrudnienia wybranego kandydata. Trudno się dziwić oczekiwaniom pracodawcy. Jaki będzie tu zatem kompromis?
W mojej ocenie kompromisem jest gwarancja, która przysługiwać będzie pracodawcy, gdyby nie doszło do zatrudnienia kandydata z winy kandydata. Z winy kandydata, tzn. np. w sytuacji, gdy kandydat zrezygnuje z podpisania umowy pomimo tego, że pracodawca przedstawił takie warunki zatrudnienia, jakie zostały ustalone w toku procesu rekrutacyjnego. Innymi słowy, stosowana przeze mnie gwarancja nie obowiązywała od zatrudnienia, lecz od decyzji, czyli od tego samego momentu, w którym płatność za usługę rekrutacyjną stawała się wymagalna. W tym modelu obie strony pozostają zabezpieczone.
Rozliczenie usług agencji pracy - success fee - sposób wyliczenia
O ile wysokość przedpłaty ustalana jest zazwyczaj kwotą z góry określoną, to w przypadku success fee stosuje się najczęściej uzależnienie wynagrodzenia agencji pracy od zarobków zatrudnionego kandydata.
Zapis w umowie:
- Każdorazowo w przypadku Zaangażowania Kandydata Agencji Zleceniodawca zapłaci Agencji wynagrodzenie w kwocie netto równej ___% Miesięcznego / Rocznego Wynagrodzenia Kandydata + VAT, nie mniejszej jednak niż stawka minimalna w kwocie ___________ zł netto + VAT.
- Miesięczne Wynagrodzenie Kandydata – pełna kwota brutto wynagrodzenia, jakie ma być co miesiąc wypłacone na rzecz Kandydata Agencji w wykonaniu umowy zawartej pomiędzy Kandydatem Agencji a Zleceniodawcą. W przypadku, gdy wynagrodzenie określone jest godzinowo, za Miesięczne Wynagrodzenie Kandydata uznaje się uzgodnioną stawkę wynagrodzenia godzinowego pomnożoną przez liczbę 168.
- Roczne Wynagrodzenie Kandydata – dwunastokrotność Miesięcznego Wynagrodzenia Kandydat
Uwagi do zapisu:
- Zwyczajowo przelicznik krotnościowy stosujemy, gdy mnożymy miesięczne wynagrodzenie kandydata (np. 2-krotność miesięcznego wynagrodzenia brutto), a procentowy, gdy wyliczamy procent rocznego wynagrodzenia (np. 15% rocznego wynagrodzenia brutto).
- Zapis o wynagrodzeniu nie mniejszym niż zabezpiecza agencję pracy na wypadek:
- pojawienia się jakichkolwiek trudności z wyliczeniem wynagrodzenia w oparciu o krotność lub procent wynagrodzenia kandydata;
- gdyby z jakichkolwiek powodów wynagrodzenie kandydata ustalone byłoby na tak niskim poziomie, że wyliczone na podstawie krotności lub procentu wynagrodzenie agencji pracy, byłoby poniżej akceptowalnego przez agencję poziomu.
Rozliczenie usług agencji pracy - wysokość płatności
Wysokość wynagrodzenia agencji pracy określa się zwyczajowo na dwa sposoby:
- Wartość stała, np. przedpłata w wysokości 5000 zł; success fee w wysokości 25 000 zł; cancelation fee w wysokości 10 000 zł.
- Krotność lub procent wynagrodzenia kandydata. W tym przypadku wynagrodzenie kandydata wyliczane jest bądź to na podstawie proponowanego wynagrodzenia określonego przez pracodawcę na początku procesu rekrutacyjnego, bądź też na podstawie faktycznego wynagrodzenia, które otrzymał konkretny kandydat wybrany do zatrudnienia.
- krotność wynagrodzenia wyliczana jest zazwyczaj jako mnożnik miesięcznego wynagrodzenia brutto kandydata, np. 1.5 krotność miesięcznego wynagrodzenia brutto.
- procent wynagrodzenia wyliczany jest zazwyczaj jako procent rocznego wynagrodzenia kandydata, np. 20% rocznego wynagrodzenia brutto kandydata.
W przypadku krotności lub procentu wynagrodzenia nie uwzględnia się wynagrodzenia zmiennego (premie), jeśli wysokość tego wynagrodzenia jest trudna do przewidzenia.
W przypadku specjalistów standardem rynkowym są stawki zaczynające się od 1.5 krotności miesięcznego wynagrodzenia brutto i 15% rocznego wynagrodzenia brutto.
W przypadku stanowisk niskiego szczebla, w szczególności szybko rotujących, stawka powinna być wyliczana z uwzględnieniem liczby kandydatów, którą pracodawca planuje zatrudnić w ciągu miesiąca. Czym więcej kandydatów pracodawca zamierza zatrudnić, tym stawka za jednego kandydata jest zazwyczaj niższa. W tego typu rekrutacjach znacznie wygodniej jest posługiwać się stawką stałą.
Rozliczenie usług agencji pracy - co w sytuacji, gdy nie da się ustalić wynagrodzenia kandydata?
W przypadku, gdy nie można ustalić wynagrodzenia kandydata, problemem będzie wyliczenie wynagrodzenia agencji pracy. Jednym rozwiązaniem tej sytuacji będzie zastosowanie kwoty minimalnej, o której wspomniałem wyżej.
Innym rozwiązaniem będzie wyliczenie wynagrodzenia na podstawie oczekiwań finansowych kandydata, które zostały przedstawione pracodawcy w momencie przedstawienia kandydata przez agencję pracy.
Zapis w umowie:
Jeżeli nie jest możliwe ustalenie wysokości wynagrodzenia Agencji w oparciu o stosowaną wprost procedurę wskazaną powyżej lub w przypadku gdy Zleceniodawca nie wykonał w terminie obowiązku przedstawienia umowy zawartej z Kandydatem, dla potrzeb obliczenia wynagrodzenia podstawę stanowić będzie wartość miesięcznego wynagrodzenia netto oczekiwanego przez Kandydata Agencji, wskazanego w rubryce „Oczekiwania finansowe” zawartej w rekomendacji przesłanej przez Agencję do Zleceniodawcy.
W przypadku, gdy wartość miesięcznego wynagrodzenia netto oczekiwanego przez Kandydata została podana jako zbiór wartości w określonym przedziale pieniężnym (tzw. widełki), biegnącym od wartości minimalnej do wartości optymalnej, podstawę obliczenia wynagrodzenia Agencji będzie stanowić wartość średniej arytmetycznej wartości minimalnej i optymalnej miesięcznego wynagrodzenia netto oczekiwanego przez Kandydata.
Uwagi do zapisu:
- Powyższy zapis zabezpiecza agencję pracy na wypadek problemów z wyliczeniem wynagrodzenia na podstawie potwierdzonej przez pracodawcę i kandydata stawki wynagrodzenia kandydata. Powyższy problem może wynikać również z nieuczciwości klienta agencji pracy, który próbuje uniknąć zapłaty za usługę agencji.
- Stosując powyższy zapis należy pamiętać, aby w momencie przedstawienia kandydata pracodawcy, agencja pracy poinformowała pracodawcę o wysokości wynagrodzenia oczekiwanego przez kandydata. Informację tę najlepiej umieścić w dokumencie rekomendacji kandydata albo po prostu w treści e-maila, do którego załączone jest CV kandydata, bądź też w notatce w systemie ATS, dodanej do kandydata.
Rozliczenie usług agencji pracy - zależność pomiędzy definicją obowiązków agencji a płatnością za jej usługi
To bardzo ważne dla spójności umowy oraz dla uniknięcia późniejszych nieporozumień i ewentualnych sporów sądowych, by prawo do wynagrodzenia za sukces zostało określone w umowie w sposób zgodny z tym, do czego agencja pracy jest tą umową zobowiązana.
To, do czego agencja pracy zobowiązuje się, zawierając umowę rekrutacyjną z pracodawcą, omówiliśmy powyżej w punkcie: Na czym polega usługa rekrutacyjna świadczona przez agencje pracy? Przedstawiłem tam konkretne propozycje zapisów umownych definiujących usługę agencji pracy.
Zgodnie z tymi zapisami, powinniśmy definiować rozliczenie usług agencji pracy. Jeśli zatem agencja pracy jest zobowiązana do przedstawiania kandydatów, których pracodawca może włączyć do swojego procesu rekrutacyjnego, to właśnie za wykonanie tych działań, czyli za przedstawianie tych kandydatów, wynagrodzenie się należy.
Oczywiście, że jeśli jest to wynagrodzeni typu success fee, to trzeba jeszcze zdefiniować, co jest tym sukcesem, ale to omówiliśmy powyżej.
Typowy błąd w tym zakresie to sytuacja, w której obowiązki agencji pracy definiowane są jako przedstawienie kandydatów, których Pracodawca włącza do swojego procesu rekrutacyjnego, a definicja płatności mówi np. tak:
Za prawidłowo zrealizowany proces rekrutacyjny Agencji przysługuje wynagrodzenie za każdego zatrudnionego kandydata…
Tak zdefiniowane rozliczenie pracodawca może wykorzystać, twierdząc, że proces rekrutacyjny w ogóle nie został przeprowadzony przez agencję, lub został przeprowadzony w sposób nieprawidłowy. To przekombinowany zapis. Wystarczyłoby napisać:
Za każdego zatrudnionego (lub jak w moim przypadku Zaangażowanego Kandydata) Agencja otrzyma wynagrodzenie w wysokości…
Rozliczenie usług agencji pracy - systemy mieszane
Często na rynku można spotkać również dzielenie procesu rekrutacyjnego i płatności za ten proces np. na trzy etapy:
- Pierwszy etap i pierwsza płatność to złożenie przez pracodawcę zamówienia na usługę rekrutacyjną.
- Drugi etap i druga płatność to przedstawienie kandydatów.
- Trzeci etap i trzecia płatność to decyzja pracodawcy co do wyboru kandydata do zatrudnienia lub sam fakt zatrudnienia konkretnego kandydata.
Powyższe to przykład połączenia przedpłat z success fee.
Cancelation fee
Cancelation fee to opłata, którą ponosi pracodawca w przypadku odwołania zleconego projektu rekrutacyjnego.
Cancelation fee stosowane jest przez agencje pracy przede wszystkim w przypadku współpracy rozliczanej poprzez success fee bez przedpłaty. Dlaczego bez przedpłaty? Ponieważ rola cancelation fee i przedpłaty jest zbliżona. Obie płatności mają pokryć koszt pracy poniesionej przez agencję pracy na realizację usługi.
Cancelation fee w gruncie rzeczy stanowi zatem kolejną formę zabezpieczenia interesów agencji, która poniosła koszty związane z realizacją projektu. Odwołanie takiego projektu przez pracodawcę po rozpoczęciu realizacji zlecenia rekrutacyjnego oznacza, że agencja nie może już liczyć na success fee. Cancelation fee zabezpiecza agencję pracy w takim właśnie przypadku.
Przykład zapisu w umowie:
W przypadku wycofania się przez Zleceniodawcę z zamówienia bądź też w przypadku zatrudnienia na stanowisko objęte zamówieniem kandydata nieprzedstawionego przez Agencję, Zleceniodawca zapłaci Agencji określoną w Zamówieniu opłatę z tytułu podjętych przez Agencję działań zmierzających do realizacji Zamówienia.
Uwagi do zapisu:
- Zapis mówi także o zatrudnieniu kandydata nieprzedstawionego przez agencję pracy. W praktyce jest to równoznaczne z odwołaniem projektu względem tej agencji. Skoro bowiem pracodawca zatrudnił już kandydata na wakujące stanowisko, to agencja pracy nie ma szans na success fee za realizację tego projektu.
- Zapis mówi o tym, że wysokość cancelation fee została określona w zamówieniu. Jeśli zatem zdecydujesz się zastosować tak sformułowany zapis, to pamiętaj, by w zamówieniu taką informację umieścić.
- Wysokość cancelation fee powinna być ustalona, przyjmując, że jest to pewna część całkowitego wynagrodzenia agencji. Sugeruję oscylować w granicach 20-50% kwoty, na którą agencja pracy przewiduje zafakturować w ramach success fee.
Kary umowne
Kary umowne za niepoinformowanie lub opóźnienie w poinformowaniu agencji pracy o zatrudnieniu kandydata
W mojej agencyjnej praktyce niejednokrotnie natrafiłem na nieuczciwe firmy, które ukrywały przede mną fakt podjęcia współpracy z przedstawionym przez agencję kandydatem. Bywały też firmy, które starały się ukryć ten fakt, ale z pewnym opóźnieniem, zazwyczaj na skutek działań naszych konsultantów, przekazywały nam stosowną informację.
By chronić agencję pracy przed takimi nieuczciwymi praktykami, stosowałem następujący zapis.
Zapis w umowie:
W przypadku poinformowania Agencji przez Zleceniodawcę o Zaangażowaniu Kandydata z przekroczeniem ustalonego w umowie terminu, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od Zaangażowania Kandydata, Zleceniodawca niezwłocznie zapłaci na rzecz Agencji karę umowną w kwocie równej ½ minimalnej stawki wynagrodzenia netto Agencji, na pierwsze wezwanie Agencji. W przypadku przekroczenia 30-dniowego terminu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, jak również w przypadku niewywiązania się z obowiązku określonego przedstawienia umowy zawartej z kandydatem w ciągu 14 dni od wezwania Agencji, Zleceniodawca niezwłocznie zapłaci na rzecz Agencji karę umowną w kwocie równej trzykrotności minimalnej stawki wynagrodzenia netto Agencji, na pierwsze wezwanie Agencji.
Agencja jest uprawniona do otrzymania wynagrodzenia w pełnej wysokości w przypadku Zaangażowania kandydata przez Zleceniodawcę także w okresie 4 lat od zakończenia obowiązywania niniejszej umowy.
Uwagi do zapisu:
- Wszystkie parametry tego zapisu, w szczególności w zakresie terminów, są oczywiście pewną propozycją i podlegają negocjacjom.
- Wysokość kary umownej nie może być przesadzona. Nawet karty zaproponowane w powyższym zapisie bywały przez sąd miarkowane, czyli zmniejszane. Sąd zawsze sprawdza, czy kara nie jest przesadzona i ustala końcową taką karę, jaką uważa za stosowną, w zasadzie nie patrząc na to, na co strony umówiły się w umowie.
- Zapis o uprawnieniu do wynagrodzenia w okresie 4 lat od zakończenia obowiązywania umowy chroni agencję pracy przed zarzutem pracodawcy, że skoro umowa została wypowiedziana, to nie ma podstaw do wystawienia faktury. Okres wskazany w tym zapisie również nie może być zbyt długi, choć co do jego długości nie ma konkretnych wytycznych.
Kary umowne z tytułu niedochowania wyłączności udzielonej przez pracodawcę agencji pracy
Co w przypadku, gdy pomimo udzielonej agencji pracy wyłączności, pracodawca zatrudnia kandydata pozyskanego od konkurencyjnej agencji? Umowa powinna precyzować jakie konsekwencje ponosi pracodawca z tytułu niedochowania udzielonej wyłączności.
Zapis w umowie:
W przypadku zatrudnienia kandydata nieprzedstawionego przez Agencję, niedochowanie udzielonej wyłączności uprawnia Agencję do żądania pełnej kwoty wynagrodzenia.
Uwagi do zapisu:
- Wysokość kary umownej jest oczywiście negocjowalna i może to być konkretna kwota lub można wskazać sposób jej wyliczenia.
Uwagi końcowe
- Poradnik stanowi zestaw dobrych praktyk, spośród których wiele przewidzianych jest na “czarną godzinę”. Pamiętajmy, że dobre, partnerskie relacje zabezpieczają strony współpracy lepiej, niż zapisy umowy. Dbajmy przede wszystkim o relacje i dobrą współpracę i niech umowy w ogóle się nam nie przydają. Jeśli jednak mają się przydać, to lepiej, aby były dobrze przygotowane.
- Poradnik jest stale uzupełniany.
- Być może zainteresuje Cię również nasz poradnik dotyczący stosowania RODO w rekrutacji, ze szczególnym uwzględnieniem bezpośredniego pozyskiwania kandydatów np. na portalu LinkedIn. Link: RODO w rekrutacji – sourcing, direct search, ogłoszenia. Wszystko co musisz wiedzieć.
- Jeśli masz jakiekolwiek uwagi do tego poradnika, z czymś się nie zgadzasz, masz pytanie lub pomysł na uzupełnienie, to daj znać!
Webinary - nagrania naszych webinarów omawiających tematykę współpracy agencji pracy z pracodawcami
Polecam:
- Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj unikalne dane i ciekawostki z rynku pracy i rekrutacji.
- Poznaj ATS Element i sprawdź czy to najlepszy system rekrutacyjny dla Twojej firmy.
- Zobacz najczęściej czytane posty na naszym blogu:
Maciej Michalewski
CEO @ Element. Recruitment Automation Software
Ostatnie wpisy:
Raport ofert pracy – listopad 2024: delikatny spadek, średnia ciągle w górę
Zapraszamy do analizy najnowszego raportu ofert pracy, który przedstawia dane z listopada 2024. Sprawdź, jak rynek pracy radzi sobie w końcówce roku.
Luddyści wdrożą listę zawodów chronionych przed AI? Nowy pomysł rządu
Luddyści wdrożą listę zawodów chronionych przed AI? Nowy pomysł rządu Luddyzm w biznesie i w rządzie Oto wypowiedź Pana Michała Podulskiego, dyrektora Agencji Pracy Tymczasowej
Dlaczego Element jest liderem elastyczności systemów ATS?
Oto dlaczego Element wyróżnia się jako najbardziej elastyczny ATS i jak szybko pozwala dostosować procesy rekrutacyjne do indywidualnych potrzeb firmy.
Lepsze wyszukiwanie i obsługa ponownych aplikacji w Element
Lepsze wyszukiwanie i obsługa ponownych aplikacji w Element Wyszukiwanie kandydatów jeszcze lepsze Wzięliśmy się za udoskonalanie wyszukiwarki kandydatów w Elemencie. Choć baza kandydatów w naszym
Raport ofert pracy – październik 2024: kolejna poprawa!
Ponownie dobre wieści z rynku pracy! Pracodawcy publikują coraz więcej ogłoszeń rekrutacyjnych. W jakich branżach? Sprawdź szczegóły!
Keywords cloud – najlepszy sposób na przygotowanie CV pod ATS
Keywords Cloud, czyli chmura słów kluczowych to najskuteczniejsza techniką przygotowania CV pod systemy ATS. Zobacz czym jest i jak ją dodać do CV.
